Pracovní výkazy › Správa časových záznamů

Správa časových záznamů

Jako manažer zdrojů používáte produkt ke správě časových záznamů zdrojů svých podřízených zaměstnanců.

Jako manažer projektu používáte produkt ke správě časových záznamů projektových úkolů.

Vaše zdroje používají ke sledování svého času a činností týdenní pracovní výkazy. Zdroje ve svém aktuálním pracovním výkazu zaznamenají skutečný čas, který stráví na úkolech pro ně alokovaných, obvykle v hodinách. Zdroje zaznamenají čas pro přiřazenou práci, jako například projektové úkoly, incidenty, nepřímá práce a jakýkoli čas strávený jinými činnostmi.

Můžete změnit, pro které projekty a úkoly mohou jednotlivé zdroje zaznamenávat čas. Když zdroj odešle pracovní výkaz ke schválení, obdržíte akci ke kontrole výkazu. Pracovní výkaz buďto schválíte, nebo vrátíte zpět zdroji, aby provedl opravy.

Poznámka: Manažeři projektů obdrží oznámení pouze pro pracovní výkazy obsahující úkoly z jejich projektů.

Když schválíte pracovní výkaz, čas potřebný pro splnění každého úkolu je zanesen do skutečných hodnot. Manažeři projektů mohou porovnávat skutečný zaznamenaný čas s odhady a mohou monitorovat průběh svého projektu.

Předpoklady:

• Zdroje a projektové úkoly a činnosti jsou nastaveny.
• Zdroje zaměstnanců dokončí a odešlou své výkazy práce.

  Poznámka: Další infromace naleznete v sekci Odeslání pracovního výkazu.

Následující proces popisuje, jak manažer zdrojů nebo projektu spravuje časové záznamy svých přímých podřízených.

Chcete-li spravovat časové záznamy, postupujte takto:

1. (Nepovinné) Aktualizujte povolení v pracovním výkazu, chcete-li změnit úkoly a projekty, pro které mohou zdroje zaznamenávat čas.
2. (Nepovinné) Uvědomte zdroje o opožděných výkazech práce, když zdroj nedodrží datum uzávěrky pro odeslání pracovního výkazu.
3. Zpracujete odeslané pracovní výkazy

Aktualizace oprávnění k pracovnímu výkazu

Jako manažer zdrojů nebo projektu neustále upravujete možnost zdrojů zaměstnanců zadávat čas pro určité projekty a úkoly.

Chcete-li zabránit zdroji (zaměstnanci) zadávat čas pro jakýkoli úkol:

1. Otevřete kartu Domů a v nabídce Správa zdrojů klikněte na položku Zdroje.
2. Klikněte na název zdroje.
3. Zrušte zaškrtnutí políčka Otevřený pro čas.
4. Klikněte na tlačítko Uložit.

Chcete-li zabránit jakémukoli zdroji (zaměstnanci) zadávat čas pro projekt:

1. Otevřete kartu Domů a v nabídce Správa portfolia vyberte položku Projekty.
2. Klikněte na název projektu.
3. Otevřete nabídku Vlastnosti a vyberte možnost Harmonogram.
4. Zrušte zaškrtnutí políčka Časový záznam.
5. Klikněte na tlačítko Uložit.

Chcete-li zabránit zdroji (zaměstnanci) zadat čas k projektu:

1. Otevřete kartu Domů a v nabídce Správa portfolia vyberte položku Projekty.
2. Klikněte na název projektu.
3. Vyberte kartu Tým.
4. Klikněte na buňku Rozvrh pro daný zdroj a vyberte možnost Ne.
5. Klikněte na tlačítko Uložit.

Chcete-li zabránit zdroji (zaměstnanci) zadat čas k úkolu:

1. Otevřete kartu Domů a v nabídce Správa portfolia vyberte položku Projekty.
2. Klikněte na název projektu.
3. Otevřete nabídku Úkoly a vyberte možnost Přiřazení.
4. Vyberte zaškrtávací políčko zdroje ve stromu přiřazování úkolů.
5. Klikněte na tlačítko Odebrat.

Zaslání oznámení o opožděných pracovních výkazech zdrojům

Zdroje zaměstnanců většinou odesílají pracovní výkazy týdně, což dává manažerům čas na jejich kontrolu a schválení. Pokud zaměstnanec neodešle pracovní výkaz včas, můžete mu poslat oznámení.

Postupujte takto:

1. Otevřete pracovní výkaz zdroje zaměstnance.

   Zobrazí se stránka pracovního výkazu.

2. Klikněte na tlačítko Oznámit.

   Aplikace CA Clarity PPM pošle zaměstnanci oznámení o opožděném pracovním výkazu.

Zpracování odeslaných pracovních výkazů

Jako manažer projektu nebo zdroje kontrolujete a schvalujete čas, který je zaznamenán k projektu a dalším úkolům.

Když zdroj odešle pracovní výkaz, produkt pošle oznámení o kontrole výkazu.

Poznámka: Manažer projektu obdrží oznámení o odeslání pracovního výkazu pouze tehdy, když pracovní výkaz obsahuje položky, které jsou k manařerovi přidruženy.

Postupujte takto:

1. Otevřete kartu Domů a v nabídce Osobní klikněte na možnost Pracovní výkazy.
2. Pomocí filtru zobrazte jen odeslané pracovní výkazy.
3. Otevřete pracovní výkaz, který chcete zpracovat.
4. (Nepovinné) Klikněte na ikonu Poznámky v pracovním výkazu, chcete-li přidat nebo upravit poznámky u individuálních záznamů nebo u celého pracovního výkazu.
5. Proveďte jednu z následujících akcí:
   • Klikněte na tlačítko Schválit.

     Pracovní výkaz je schválen a čas, který je zaznamenán ke každému úkolu, je přidán do skutečných hodnot pro daný úkol.

   • Klikněte na tlačítko Vrátit pracovní výkaz.

     Aplikace CA Clarity PPM vrátí pracovní výkaz k provedení oprav a uvědomí zdroj, že byl výkaz vrácen.

Obnovení výchozích hodnot pracovního výkazu

Postupujte takto:

1. Otevřete nabídku Správa a v nabídce Správa projektů klikněte na položku Možnosti pracovního výkazu.

   Zobrazí se stránka možností pracovního výkazu.

2. Klikněte na možnost Obnovit výchozí.

   Zobrazí se stránka pro potvrzení.

3. Klikněte na tlačítko Ano.

   Zobrazí se stránka možností pracovního výkazu.

4. Uložte změny.

Použití změny v pracovním výkazu na všechny zdroje

Pomocí následujícího postupu obnovíte nastavení pracovních výkazů všech zdrojů na výchozí hodnoty.

Postupujte takto:

1. Otevřete nabídku Správa a v nabídce Správa projektů klikněte na položku Možnosti pracovního výkazu.

   Zobrazí se stránka možností pracovního výkazu.

2. Změňte nastavení pracovního výkazu a klikněte na položku Použít pro všechny zdroje.

   Zobrazí se stránka pro potvrzení.

3. Klikněte na tlačítko Ano.

   Zobrazí se stránka možností pracovního výkazu.

4. Uložte změny.