專案生命週期與程序

本節包含以下主題：

關於專案生命週期

專案生命週期程序

專案範本

關於專案生命週期

這個構想可以前進至核准程序，或快速前往專案建立階段。構想可供轉換時，[構想檢閱] 程序會啟動專案建立程序。此程序會以下列構想類型與構想類別的組合為基礎。專案建立程序會透過適用的專案範本，將構想轉換為專案。此外也會將構想中的欄位值複製到專案。

構想類型	構想類別	專案建立程序	專案範本
主要專案	不適用	建立主要 IT 專案	主要專案範本
基礎結構部署	不適用	建立基礎結構專案	基礎結構部署範本
應用程式變更	增強	建立應用程式變更專案	應用程式變更範本
應用程式變更	COTS 評估	建立應用程式 COTS 專案	應用程式 COTS 範本

更多資訊：

如何使用構想檢閱程序

專案生命週期程序

其中包含下列自動化程序，以協助您管理自構想檢閱和核准開始、到專案建立為止的專案生命週期：

文件檢閱: [文件檢閱] 程序管理 [提議] 或 [作業] 類型文件的檢閱工作流程。
構想檢閱: 構想可讓您在早期階段執行較為適當的分析。此分析將用以過濾不當或財務上不可行的構想，而在其形成投資前加以阻止。您可以追蹤構想，並將構想轉換成投資商機。
問題檢閱與提升: [問題檢閱與提升] 程序管理高優先順序的專案問題之檢閱工作流程。
建立應用程式變更專案: [建立應用程式 COTS 專案] 程序建立一個以 [應用程式變更範本] 為依據的專案。
建立應用程式 COTS 專案: [建立應用程式 COTS 專案] 程序建立一個以 [應用程式 COTS 範本] 為依據的專案。
建立基礎結構專案: [建立基礎結構專案程序] 程序建立一個以 [基礎結構部署範本] 為依據的專案。
建立主要 IT 專案: [建立主要 IT 專案] 程序建立一個以 [主要專案範本] 為依據的專案。

專案範本

專案範本允許您根據該專案類型的標準任務及角色指派建立專案。範本有助於確保建立專案時的一致性以及效率。

[構想檢閱] 程序使用這些範本來建立這些類型的專案。或者，您可以利用這些範本來建立專案。

您可以根據本身組織的需求和必要條件來變更範本。您也可以複製這些範本，以建立適用於組織各種專案類型的新專案範本。

重要！ 若要使用 [主要 IT 專案] 的核准與關卡檢閱程序，請變更每個階段最後任務的名稱和內容。但請不要變更 ID。當具有特定 ID 的任務完成時，關卡檢閱程序即會啟動。

如需詳細資訊，請參閱《專案管理使用者指南》。

下列專案範本已包含在內：

應用程式變更

[應用程式變更] 範本協助管理專案以變更軟體應用程式。

[建立應用程式變更專案] 程序可使用專案範本。此程序會提供用以建立專案的自動化工作流程。您也可以使用此範本建立新的應用程式變更專案。

應用程式 COTS

應用程式 COTS 範本是設計用來管理「現成商業軟體」(Commercial Off-the-Shelf，COTS) 的應用程式選項。當您選取要提供新產品的廠商時，請使用這個專案範本來管理活動。

[建立應用程式 COTS 專案] 程序可使用專案範本。此程序會提供用以建立專案的自動化工作流程。您也可以使用此範本建立應用程式 COTS 專案。

基礎結構部署

[基礎結構部署] 範本可協助管理基礎結構增強的部署。

[建立基礎結構專案] 程序可使用專案範本。此程序會提供用以建立專案的自動化工作流程。您也可以使用此範本建立 IT 基礎結構部署專案。

主要專案

[主要專案] 範本提供應用程式增強以及開發程序的架構。這個範本可協助專案經理帶領專案進行所有關卡檢閱。

[建立主要 IT 專案] 程序可使用專案範本。此程序會提供自動化工作流程，用以建立專案以及管理核准和關卡檢閱工作流程。您也可以使用此範本建立專案。這個範本包含一個範例工作分解結構 (WBS)。 WBS 有六個主要階段，每個階段並包含子任務。

如何使用構想檢閱程序

[構想檢閱] 程序中包含下列任務：

原始要求者會進行下列動作：
1. 建立構想。
2. 構想就緒時，提交構想。
[構想檢閱程序] 開始，並執行下列動作之一：
- 快速前往專案建立階段。
  如果已勾選 [快速管道] 核取方塊，將依據選取的構想類型以及構想類別組合開始進行專案建立程序。 WBS 與比較基準建立完成。所有專案建立程序的步驟結束，除了 [建立主要 IT 專案] 程序以外。
- 啟動構想檢閱程序。
  如果已清除 [快速管道] 核取方塊，將傳送一個動作項目動作給業務擁有者以檢閱該構想。
業務擁有者會評估功能和技術上的益處，並分析構想的成本利益。業務擁有者選取下列動作項目的選項之一：
- 拒絕。構想狀態設為「拒絕」且程序結束。
- 不完整。構想狀態設定為 [不完整]。此時會傳送一個動作給原始要求者，以提供更多資訊並更新構想。同時將動作項目的狀態變更為 [完成]。傳送新的動作給業務擁有者以檢閱構想。
- 核准。構想狀態設定為 [已核准]。此時會傳送一個動作項目給原始要求者，以將動作項目的狀態變更為 [完成]。
專案建立程序即開始。
啟動的程序類型視構想類型與構想類別的組合而定。 WBS 與比較基準建立完成。專案建立程序結束，除了主要 IT 專案之外。
針對主要 IT 專案，會啟動 [關卡檢閱] 程序。

若要建立構想

使用構想頁面建立構想。您可以儲存構想並於構想可供核准時進行提交。或者，您可以快速推動構想而略過核准程序，並將構想轉換為專案。

在建立構想前，必須為 [專案 ID] 設定自動編號。

請與您的 CA Clarity PPM 管理員連絡，或參閱《管理指南》，以取得詳細資訊。

請遵循以下步驟：

開啟 [首頁]，從 [需求管理] 按一下 [構想]。
構想頁面會隨即出現。
按一下 [新建]。
建立頁面出現。
完成下列欄位：

主旨

定義構想的摘要/名稱。當您將構想轉換為投資時，主旨會連結投資與構想。構想的主旨成為投資的說明。

構想 ID

定義構想的唯一 ID。

構想類型

指定構想的類型。

值：主要專案、基礎結構部署或應用程式變更

必要：否

構想類別

指定構想的類別。依據您選取的 [構想類型] 值決定這個值。 CA Clarity PPM 管理員會定義欄位的關聯。

值：新開發、遵循/法規、新產品或服務、其他、增強、COTS 評估、分散式、網路/電信或桌上型電腦

必要：否

構想優先順序

指定構想的優先順序。

值：低、中和高

快速管道

指定要略過 [構想檢閱] 程序的檢閱與核准步驟，將構想轉換為專案。

預設：已清除

必要：否

目標

定義構想的目標。

限制：200 個字元

要求者

定義原始提出該構想的資源名稱。

預設：目前登入資源的名稱

業務擁有者

定義擁有構想的業務擁有者名稱，並核准將構想轉換為專案。轉換構想後，構想業務擁有者成為該專案的業務擁有者。

附註：若已清除 [快速管道] 核取方塊，[構想檢閱程序] 在此欄位中必須有值。

管理員

定義管理及擁有構想的資源名稱。構想管理員可存取構想的預算與排程內容。

開始日期

定義構想的開始日期。

完成日期

定義構想的完成日期。

目標

定義構想的目標。

限制：200 個字元

組織化

定義構想的組織 OBS。

部門

定義構想的部門 OBS。
進行下列其中一個動作：
- 儲存構想。
- 按一下 [提交以供核准] 以啟動 [構想檢閱] 程序。
構想會隨即建立。

更多資訊：

關於查閱對應

如何使用建立主要 IT 專案程序

管理主要 IT 專案的程序是透過下列程序完成的：

建立主要專案程序。當專案是透過主要專案範本建立時開始。
專案關卡檢閱子程序。管理所有主要 IT 專案的關卡檢閱工作流程。此程序從 [建立主要 IT 專案] 程序起將啟動三次：用以在專案進行至 [計劃]、[建置] 以及 [結束] 階段時，管理關卡的核准。

下列任務用於使用自動化程序管理主要 IT 專案的生命週期：

當 [建立主要 IT 程序] 開始後且專案已建立時，專案經理可定義 [專案管理組織](PMO) 利害關係人。
在專案開啟時，移至內容頁面，在 [利害關係人] 區塊中，選取 [專案管理組織] 利害關係人。然後按一下 [提交]。

傳送一個動作項目給 PMO 利害關係人以檢視並核准專案。
PMO 利害關係人選取動作項目的下列選項之一：
- 已核准。傳送一個專案已核准的動作項目給專案經理。專案狀態設定為 [已核准]。[建立主要 IT 專案] 程序會啟動 [計劃] 階段。
- 已拒絕。傳送一個已拒絕專案的動作項目給專案經理。專案狀態設定為 [已否決]。
當 [計劃] 階段中的最後一項任務完成時，專案經理會更新任務。此外也會將 [完成 %] 欄位變更為 100%，並將 [狀態] 欄位變更為 [已完成]。
傳送一個動作項目給 PMO 利害關係人要求核准並前往下個關卡。
PMO 利害關係人選取動作項目的下列選項之一：
- 已核准。 [專案關卡檢閱子程序] 將初始下個階段。傳送動作項目給下列資源：
  - 原始要求者，通知 PMO 利害關係人已核准專案。
  - 專案經理。完成目前階段的最後一項任務時，會將 [完成 %] 欄位變更為 100%。目前階段最後一項任務的狀態會變更為 [已完成]。
- 已拒絕。
- 重新提交。傳送一個動作項目給專案經理以修改專案資訊。完成後，專案經理會將動作項目的狀態變更為 [完成]。
  傳送一個動作項目給 PMO 利害關係人以核准專案並前往下一個階段。
後續階段將重覆 [專案關卡檢閱子程序]。
完成 [關閉] 階段時，專案經理將關閉專案。

如何使用文件檢閱程序

[文件檢閱] 程序會將已提交的提議或作業文件送到下列檢閱週期：

小組成員上載提議或作業文件，並將就緒的文件提交以供檢閱。
傳送一個動作項目給專案經理。
專案經理檢閱文件並更新該動作項目的狀態：
- 核准。將文件狀態設定為 [已核准]。
- 拒絕。將文件狀態設定為 [已否決]。
此時會傳送一個動作給文件擁有者，告知專案經理的決定。

上載病提交文件供檢閱

您可以使用 [文件檢閱] 程序以將專案相關文件送到檢閱和核准程序。當類別設為 [提議] 或 [作業]，且文件狀態設為 [已提交] 時，就會開始此程序。

請遵循以下步驟：

開啟專案。
內容頁面就會顯示。
按一下 [共同作業]。
共同作業頁面顯示。
開啟 [內容] 功能表，然後按一下 [新增文件]。
新增多重文件頁面會隨即出現。
完成本頁的以下欄位：
目前位置

顯示文件的目前位置。

選取檔案

指定要新增至資料夾的檔案。

限制：每次五個檔案

狀態

指定文件的狀態。

值：已提交、已核准或已拒絕

啟動檢閱程序：已提交

類別

指定文件的類別。

值：提議、計劃、開發、實作與作業

啟動檢閱程序：提議或作業

建立日期

定義上傳文件的日期。

擁有者

定義管理該文件的擁有者。此資源會確認該文件在生命週期中受到適當的管理與追蹤。

存取
指出文件的存取類型。

值：
- 所有參與者。指出會為群組中所有參與者授與資料夾的讀取/寫入存取權。
- 選取參與者。指出個別資源是否來自現有的參與者群組。
預設：所有參與者
允許非參與者存取文件

指出非參與者也可存取文件。

預設：已清除

啟用簽出

指出具有適當存取權的資源是否可簽出及編輯文件。

預設：已選取

啟用版本控制

指出具有適當存取權的資源是否可建立其他版本的文件。

預設：已選取

通知資源/群組

指出在新增文件時是否通知有權存取檔案的資源。

預設：已清除

說明

定義文件的說明。

註解

指定任何關於文件的註解。
按一下 [新增]。
文件會隨即上載並提交以供檢閱。

從專案範本建立專案

請遵循以下步驟：

開啟首頁，從 [投資組合管理] 按一下 [專案]。
清單頁面就會顯示。
按一下 [範本] 中的 [新建]。
選取頁面會隨即出現。
選取其中一個範本，然後按一下 [下一步]：
- 應用程式變更範本
- 應用程式 COTS 範本
- 基礎結構部署範本
- 主要專案範本
建立專案頁面出現。
完成下列欄位：
專案名稱

定義專案的名稱。

限制：80 個字元

必要：是

專案 ID

為通常會自動編號的專案定義唯一識別碼。

限制：20 個字元

必要：是

開始日期

顯示專案的開始日期。

完成日期

顯示專案的完成日期。

目標

定義這個專案的目標。

限制：200 個字元

狀態

表示任務的狀態。

值：已開始、未開始、已完成

進度
指出任務上已完成的工作層級。

值：
- 已完成 = (100%)
- 已開始 = (1 - 99%)
- 未開始 = (0%)
預設：未開始

必要：是
指派庫
指定將資源指派至專案時可使用的資源庫。

值：
- 僅限小組。僅允許工作人員。
- 資源庫。允許小組工作人員，以及您有權存取以預約給專案的資源。如果使用此選項，當您將資源指派給專案時，該資源也會新增為小組工作人員。
儀表板檢視

指定針對專案選取的儀表板檢視。按一下下拉式功能表以選取檢視選項。

範例：使用 [專案預設配置] 值，檢視 [專案儀表板] 頁面上的預設勞工和小組利用率圖表。

值：PMO-專案狀態、PMO-計劃狀態、PMO-專案記事板、計劃配置或專案預設配置

預設：專案預設配置

完成 % 計算

定義計算此專案的任務完成百分比時所使用的方法。

值：手動、投入、持續期間

組織化

定義與專案相關聯的組織 OBS。

部門

定義與專案相關聯的部門 OBS。

範本名稱

顯示範本的名稱。

調整工作，依據

定義相對於範本，您要為新專案的各個任務增加或減少的工作估計值百分比。

預設：0% 表示未變更

調整預算，依據

將百分比 (正值或負值) 定義為專案成本計劃與獲利計劃中定義的金額之調整係數。

預設：0% 表示未變更

將資源轉換成角色

選取此選項，可將專案範本中的所有資源轉換為新專案中的角色。

預設：已清除
儲存變更。
專案已建立完成。

如何使用問題檢閱與提升程序

[問題檢閱與提升] 程序是設計用來帶領高優先順序的專案問題通過檢閱與提升的工作流程。若要為現有問題啟動此程序，請開啟該問題，然後使用 [程序] 功能表啟動程序。

如需詳細資訊，請參閱《專案管理使用者指南》。

提升問題時需要進行下列任務：

專案經理驗證已定義專案管理組織以及業務擁有者利害關係人。開啟專案後，從一般內容頁面的 [利害關係人] 區塊檢視這些欄位。
開啟專案後，小組成員會建立一個問題，並將 [優先順序] 欄位設為 [高]。
[問題檢閱與提升] 程序即啟動。傳送一個動作項目給專案經理以檢閱問題。
專案經理檢閱問題並選取下列動作項目的選項之一：
- 已拒絕。傳送一個動作項目給問題擁有者以重新提交問題供檢閱。
- 已解決。傳送一個動作項目給問題擁有者以確認問題已解決。
業務擁有者選取下列動作項目的選項之一：
- 已核准。問題的狀態設定為 [已解決]。此時會傳送一個動作項目給問題擁有者與專案經理，告知問題已解決。
- 已拒絕。傳送一個動作項目給問題擁有者以更新解決方法。當問題擁有者將動作項目的狀態變更為 [完成] 時，程序將重新開始。

建立詳細問題

請遵循以下步驟：

開啟專案，然後按一下 [風險/問題/變更]。
開啟 [風險/問題/變更] 功能表，然後按一下 [問題]。
按一下 [新建]。
完成 [一般] 區段中的欄位。下列欄位需要說明：

擁有者

定義管理風險之資源的名稱。此資源負責在問題的生命週期內，確認能正確管理及追蹤問題。如果您從已關閉的風險建立問題，則此欄位的值會來自於 [風險內容] 頁面上的 [擁有者] 欄位。

預設：目前登入的資源

建立者

顯示建立問題之資源的名稱。

預設：目前登入的資源
完成 [明細] 區段中的欄位。
在 [附件] 區段中附加文件。
完成 [解決方法] 區段中的 [解決方法] 欄位。
儲存變更。