如何开始使用项目组合管理

如何开始使用项目组合管理

使用项目组合管理，您可以创建和复查在您的业务中使相关利益者感兴趣的投资集合。 一旦您创建项目组合，系统就会为您创建用于管理和报告目的的投资数据的快照。 您可以设置更新此快照中数据的节奏以匹配最新的投资信息。 此后，您可以使用数据创建备选版本或计划。 要探索您的投资的备选方案，请使用这些计划来创建和比较“假设”方案。

项目组合是投资集合。 您可以根据自己的需求，基于以下内容创建下列类型的项目组合：

• 投资（例如 PMO 项目、IT 应用程序、新产品开发产品线）。
• 特定投资（例如所有活动项目）。
• 组织（例如 IT 记录计划、营销活动、公司建议）。
• 兴趣（例如绿色活动、收购兼并提议）。

示例：当前项目的 IT 项目组合

Forward, Inc. 的 PMO 总监 Max 想创建该组织当前支持的所有项目的项目组合。 目前存在 Max 可用于项目的预算目标金额和资源。 通过项目组合中的所有项目，Max 可以使用项目组合管理实现下列业务目标：

• 了解每个项目的成本和资源需求与总体目标之间的差距。
• 对项目进行优先级排序，以便首先完成最重要的任务。
• 制定计划，以便资源和成本在整个计划期间保持一定的水平。

下图说明了系统管理员和项目组合经理如何开始使用项目组合管理。

要开始使用项目组合管理，请执行以下步骤：

1. 评估您的项目组合要求：
   • 监控投资。
   • 对投资进行优先级排序。
   • 使用目标计划和管理投资。
   • 探索投资的备选方案。
2. 准备使用项目组合：
   • 为投资设置监控条件。
   • 配置视图、报告和工作流。
   • 设置投资和资源数据。

评估您的项目组合要求

要了解您想使用项目组合管理实现的业务目标，请评估您的项目组合要求。 要评估您的特定项目组合要求，请将以下常规评测作为准则：

• 监控投资。
• 对投资进行优先级排序。
• 使用目标计划和管理投资。
• 探索投资的备选方案。

监控投资

您可以通过配置项目组合视图以显示您感兴趣的投资数据，来监控该数据。 考虑您想查看的投资数据，以及您感兴趣的特定数据视图。

例如，用户可以设置项目组合以查看以下类型的投资数据：

• 一个可监控当前投资、提供当前投资的最新状态（例如它们是正在按时运行、提前运行还是推迟运行）的视图。
• 一个可显示在下一年计划周期内考虑的投资及这些投资的计划成本的视图。

在确定特定视图的要求后，您可以配置默认项目组合视图以显示自定义数据。

您可以充分利用大量项目组合视图监控项目组合投资的不同方面。 但是，默认视图的配置不提供您需要的所有信息。 默认视图不显示您关心的自定义数据。 例如，“基线”视图允许您在一个假设环境中针对设立的目标和时间表实现资源的负载平衡。 仅当您关心资源数据（需要在产品中进行资源管理设置）时，此默认视图才具有相关性。 同样，“财务”视图与特定财务管理产品设置相关。 此视图与想监控投资的某些财务方面的用户有关。 计划与系统管理员合作来配置默认项目组合视图，以便显示您需要的自定义数据。

注意：“基线”、“计划”、“投资”以及“目标”视图是仅有的可作为项目组合管理一部分的视图。 要访问剩余的项目组合视图，请安装并应用 PMO 加速器加载项。 有关加载项的详细说明、加载项安装说明以及项目组合视图的说明，请参见《PMO 加速器产品指南》。

对投资进行优先级排序

管理项目组合的一个重要部分是通过对投资进行评级来了解它们的相对优先级。 产品提供了一个即用型“基线”视图，允许您查看项目组合中的投资并对其进行评级。

首次访问“基线”视图时，投资会根据下列条件进行优先级排序：

• 核准状态。 投资会首先根据它们的核准状态进行排序。 已核准投资比未核准投资的级别高，并会显示在列表的顶部。
• 结束日期。 接着，投资会根据它们的结束日期进行排序。 结束日期较近的投资比结束日期较迟的投资的级别高。

结束日期最近的已核准投资排在列表顶部。 结束日期较迟的未核准投资排在列表底部。

您可以手动对投资进行评级或根据以下决定因素设置基于规则的评级：

• 您的收入情况
• 已识别风险对您业务的影响

手动对投资进行评级

要准备在“基线”视图上手动对投资进行评级，请考虑以下因素：

• 组织规模。 如果您的组织相对较小，且人们大都了解其优先级，则创建优先级排序的评级规则不是有利的投资。
• 投资的数目。 如果投资的数目相对较小，则手动对其进行评级更容易。
• 业务需求。 如果目前没有用于对投资进行评级的预设准则，且需逐项评级，则手动评级是更好的选择。

设置基于规则的评级

要准备设置投资的评级规则用于在“基线”视图上对投资进行优先级排序，请考虑以下因素：

• 确定您投资的评级条件的投资属性（例如项目状态、ROI、目标）。
• 每个关键属性的评级逻辑。 例如，如果属性“ROI”等于“20%”，则将项目移至列表的顶部。
• 每个投资属性的总体加权评级。 例如，要将相对更高的重要性应用于某个特定投资属性，请为其指定比其他属性更大的权重。

使用约束计划和管理投资

要定义您想计划和管理投资的边界和时间表，请设置项目组合的目标。 目标允许您通过采用下列方式管理投资，来分析项目组合目标和目的：

• 设置高级项目组合目标或约束，并针对这些约束计划、跟踪或测量项目组合绩效。
• 使用项目组合数据的子集创建计划的多个版本。 例如，您可以为当前计划年份创建一份计划，为下一年创建另一份计划。 每个计划都可以包括不同的成本、收益和资源目标。
• 在计划获得核准时，比较和调整计划目标并对实际投资实施必要的更改。

下列目标类型适用于任何项目组合：

• 财务。 在确定您可以使用什么财务目标来管理项目组合时，考虑以下因素：
  • 货币。 项目组合可以包括采用多种货币计划的投资。 与您的系统管理员合作以设置多货币系统。 在多货币系统中，您可以为项目组合选择目标货币。 目标货币基于您已在系统中启用的货币确定。 可以使用单个项目组合货币汇总以各种货币形式表示的金额。
  • 成本。 用户可以制定合计成本类型计划，如总成本、资金成本和运营成本。 这些成本是项目组合中包含的所有投资的合计成本。 您可以设置其中每种成本类型（资金成本和运营成本）的目标，然后查看投资对它们的要求。 如果您针对投资跟踪实际成本，可以在项目组合视图中查看合计实际成本。
  • 收益。 用户可以制定合计收益计划。 您可以设置项目组合的总收益目标，然后查看投资的合计计划收益。 如果您使用收益计划针对投资跟踪实际收益，可以在项目组合视图中查看合计实际收益。
• 资源。 在确定您可以使用什么资源目标来管理项目组合时，考虑以下因素：
  • 单位。 考虑您是想使用小时数还是 FTE（全职当量）单位计划项目组合资源的产能。
  • 粒度。 考虑您是想根据资源总产能还是通过特定于角色的产能来进行规划。 特定于角色的产能基于现有角色。 例如，您可以按照工程师或质量保证角色查看资源目标。

探索投资的备选方案

您可以在项目组合边界内定义特定计划，以确定实现您的项目组合目标的最佳方式。 定义更大的内容集后，计划使您可以针对项目组合执行迭代分析。 例如，您可以为跨越 2013 和 2014 财年的 IT 项目组合创建以下计划。

• 2013 财年的 IT 项目计划
• 2014 财年的 IT 项目计划

您可以通过改变特定参数以探索未来的不同计划选项，来创建不同计划版本或方案。 最后，您可以选择核准记录计划。

要有效地制定计划，请考虑以下因素：

• 正式与非正式计划过程。 了解您组织的计划过程是正式的、非正式的还是二者混合。
  • 在正式的计划过程中，计划复查要花费更长时间，更改会按照严格的方式予以实施。 如果建议的更改是广泛的，或更改在实施前需要更多次复查，此计划过程适用。 例如，核准一项需要更多预算的投资。 通常，在正式计划过程中，在可以进行任何更改之前，需要具备定义良好的提议过程和计划核准流程。
  • 在非正式计划过程中，组织可以在复查后更快地实施更改。 更改较小并支持现有目标。 例如，略微推迟投资的开始日期。 非正式计划过程非常简单，就好像某人进入系统并在没有任何正式核准的情况下将更改标记为已核准。
  • 在混合计划过程中，组织可以按照非正式计划过程实施较小的更改，按照更为正式的核准过程实施更广泛的更改。
• 计划范围。 为您的项目组合确定指定数据计划范围的时间范围。 要允许针对当前和未来投资进行规划，请确认项目组合范围覆盖计划范围。
• 复查节奏。 确定您的计划复查节奏。 然后，您可以在需要时设置项目组合同步计划，以反映实际投资数据。
• 项目组合复查所需的数据。 确定复查所需数据的类型。 下一步，设置您的项目组合以从投资捕获所需数据。 例如，要复查成本和资源信息，您可以从项目组合投资捕获下列关键度量标准：
  • 延迟天数
  • 成本差异
  • 工作量差异
  • 风险
  • ROI
  • 挣值

准备使用项目组合

确定要使用项目组合管理实现的业务目标后，准备产品，以便您可以开始创建项目组合。 创建项目组合允许您在更高级别对投资进行管理和计划。

要准备使用项目组合，请完成下列任务：

• 为投资设置监控条件。
• 配置项目组合视图、报告和工作流。
• 设置投资和资源数据。

为投资设置监控条件

项目组合提供实际投资数据的快照。 项目组合数据会使用来自实际投资的最新数据进行更新。 更新是基于您在项目组合属性中定义的同步计划进行的。 只要“同步项目组合投资”作业基于同步计划运行，来自实际投资的最新数据便会反映到项目组合中。

并非所有投资数据都会反映到项目组合中。 作为在较高层次进行决策的项目组合经理，您关注的是仅针对您的业务需求复查投资数据摘要。 例如，要复查专注于所有已核准 IT 项目的状态的项目组合，您不关注跟踪未核准项目的相关信息。

当您准备查看项目组合中的投资数据摘要时，按照建议的顺序考虑以下因素：

1. 针对每种投资类型定义要跟踪的监控条件或摘要数据。 一旦同步作业运行，来自实际投资的最新数据便会在项目组合投资中更新。 更新的数据基于此预定义的监控条件。

   例如，要管理一个包含所有已核准 IT 项目的项目组合，请定义下列监控条件，以便跟踪您感兴趣的数据：

   • 成本
   • 状态
   • ROI
   • 风险
2. 对于每个项目组合投资，选择想要在项目组合中监控的属性，并为项目组合投资对象注册这些属性。 在“同步项目组合投资”作业运行时，项目组合投资数据将基于当前注册的属性进行更新。

   注意：默认情况下，会显示必要的项目组合投资属性。 注册想要显示的任何其他项目组合投资属性（标准或自定义）。

   有关如何为项目组合投资对象注册属性的详细信息，请参见《Studio 开发人员指南》。

配置视图、报告和工作流

在决定要在项目组合中监控什么投资数据后，请确认您已配置产品以支持该数据。 配置产品允许您在 Portlet 和报告上查看所需的数据。

例如，确认下列配置存在：

• 要按时段查看详细的项目成本数据，您已生成关于项目的成本计划。
• 要识别项目的风险和问题，您已配置项目对象来识别风险和问题。
• 要记录花费在每个项目上的实际时间，您已设置时间表。

在您配置产品前，考虑下列因素：

• 您想生成的报告类型以及它们的分发频率。
• 您想构建到实施中的标准过程的类型。 例如，您可以设置计划复查与核准过程，以核准和实施对实际投资所做的大量更改。

要完全使用项目组合管理，请完成以下过程：

1. 精确地复查您想从投资中获取的信息类型。
2. 确认您的投资中已包含必要的信息。

一旦具备相应的数据和过程，您就可以建立此数据的视图以帮助管理项目组合中的投资。

这款即用型产品包含许多预定义的项目组合视图。 我们建议您复查这些视图以决定您希望在项目组合视图中看到的信息的类型。

设置投资和资源数据

要开始使用项目组合，请首先进行调查并确认产品中存在必要的设置数据。 设置数据允许您在项目组合视图中查看所需的投资信息。

您可以根据与您的业务有关的数据，在产品中设置以下要求：

财务管理设置

• 多货币。 要管理与不同货币相关的投资的项目组合，请确认为产品启用了多货币。

  有关多货币设置的详细信息，请参见《安装指南》。

• 成本类型。 要将您的项目组合的总成本细分为资金成本和运营成本，请确认已为您的投资设置这些成本类型。

  有关如何设置成本类型的详细信息，请参见《财务管理用户指南》。

资源管理设置

• 角色。 要使用特定于角色的细分计划资源产能，请确认已为您的投资定义角色。

  有关设置角色的详细信息，请参见《资源管理用户指南》。

项目管理设置

• 投资。 要创建和管理投资项目组合，请确认投资已在产品中设置且已为其分配资源。 例如，要管理 IT 项目的项目组合，请创建项目和关联的分配。

  有关如何设置投资的详细信息，请参见《项目管理用户指南》。