您可以从两个存储库中访问和管理文档：
此部分包含以下主题：
您的管理员维护知识库和文档管理器。 这些存储库包含与许多人员相关的策略或程序的文档。
您可以使用知识库保存和访问常规文档。 您可以使用文档管理器执行下列操作：
虽然大多数用户都可以访问这些存储库，但是他们对其中的文件夹和文档的访问权限有所不同。 如果具有适当的权限，用户可以创建新的文件夹、向其中添加文档，以及编辑文档和文件夹。 两个存储库的访问权限存在重大差异。
对知识库及其文件夹和文档的访问权限分为以下几个级别：
要管理或查看知识库中的内容，需要具有下列访问权限：
允许您访问知识库中的所有文件夹和文档。 只有具有“知识库 - 管理”访问权限的用户才能在“知识库”文件夹树的顶层创建文件夹。 具有“知识库 - 访问”访问权限以及具有适当权限的用户可以向文件夹中添加子文件夹和文档。
允许您在对其具有访问权限的知识库中创建、编辑以及查看文档和文件夹。 允许您删除所创建的文件夹和所添加的文档。
允许您查看知识库中的所有文档。
CA Clarity PPM 管理员授予知识库访问权限。 对文件夹和文档的访问权限根据具体情况授予。 当您创建或管理文件夹或文档时，标识需要访问该文件夹或文档的用户。 然后，为用户提供针对文件夹或文档的读取、读取/写入或读取/写入/删除权限。 权限级别决定用户可以对文件夹或文档执行的操作。
下表描述知识库或文档管理器所需的权限。
|
权限 |
说明 |
|---|---|
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读取 |
可以执行下列操作：
|
|
读取/写入 |
可以执行下列操作：
|
|
读取/写入/删除 |
您具有所有读取/写入权限，此外您还可以移动和删除文档和文件夹。 |
系统会向所有文档管理器参与者自动授予读取权限。 项目经理、项目集经理、资源经理或 CA Clarity PPM 管理员授予其他权限。
您可以使用知识库页查看您对其具有访问权限的文件夹。
注意：如果没有看到“知识库”链接，则说明您没有访问知识库的相应权限。 有关访问权限，请与 CA Clarity PPM 管理员联系。
请按下列步骤操作：
此时会显示知识库页。
此操作会展开文件夹树，以便您可以看到位于其下的子文件夹和文档。
下列过程显示如何查看与特定项目、项目集或资源相关的文档。
请按下列步骤操作：
此时会显示列表页。
此时会显示该项目的文档管理器页。
请按下列步骤操作：
此时会显示列表页。
此时会显示该项目集的文档管理器页。
请按下列步骤操作：
此时会显示列表页。
此时会显示该资源的文档管理器页。
文件夹可以是包含文档的独立文件夹，也可以是包含子文件夹的顶层文件夹。 顶层文件夹和子文件夹都可以包含文档。
要查看文件夹操作的列表，请从知识库或文档管理器页单击某个文件夹的“操作”菜单。 您的访问权限和权限确定显示的操作。
如果您对某项特定操作没有适当访问权限，该操作不会出现在该文件夹的“操作”菜单中。
您可以为顶层文件夹创建子文件夹，也可以为子文件夹创建子文件夹。 创建子文件夹时，应用程序会自动向您在顶层选择的那些资源提供对该子文件夹的读取/写入访问权限。 这些资源称为参与者。 您可以从现有参与者组中选择各个资源，并为附加用户提供访问权限。
请按下列步骤操作：
此时会显示属性页面。
定义文件夹的唯一名称。
定义对此文件夹具有访问权限的资源。 从您可访问的资源列表中选择其他资源。 您还可以删除现有资源。
这些资源会自动分组为参与者。 您按组授予这些资源访问其任何子文件夹的权限。
指示未委派给项目的用户是否可以访问项目文档。
您一次最多可以向文件夹中添加五个文件。 如果从文档管理器中的某个页面添加文件，从文件夹的“操作”菜单中选择“添加文档”后，将打开添加多个文档页。
请按下列步骤操作：
此时会显示添加文档页。
指定添加到文件夹的文件。 在每个字段中，单击“浏览”图标可附加文件。
限制：一次五个文件
指示文档处于“已核准”、“已拒绝”还是“已提交”状态。
定义文档类别。 例如，如果文档为提议，请从下拉菜单中选择“提议”。
定义文档的创建日期。 此日期可能是实际创建日期，也可能是向该文件夹中添加文件的日期。
指示该文件夹的访问类型
值
选择参与者。 表示从现有参与者组中选择各个资源。
默认：选中“所有参与者”。
指示未委派给项目的用户是否可以访问项目文档。
指示具有适当访问权限的资源是否可以签出和编辑文件。
指示具有适当访问权限的资源可以创建其他版本的文件。
指示是否在添加文档后通知具有访问权限的资源。
定义文件的说明。
指定有关文件的任何备注。
选定的文档将添加到文件夹中。
使用“下载全部”或“增量下载”选项可将选定文件夹中的文件下载到本地 zip 文件。 “操作”菜单上缺少这些选项意味着您没有执行操作所需的权限。
您可以下载：
默认情况下 Zip 文件名为文件夹的名称。 您可以选择下载文件的位置。 从文件夹下载文件后，在保存的 Zip 文件中不会保留文件结构。
重要提示！ 请在下载文件前启用“启用文档下载”设置。
有关详细信息，请参见《管理指南》。
如果要下载所有选定文件（包括子文件夹中的文件），请使用以下过程。
请按下列步骤操作：
此时会打开文件下载窗口。
如果大小超出管理员设置的下载上限，请下载文件夹中文件的子集。
此时会打开“另存为”对话框。
Zip 文件已保存到计算机上的指定位置。
如果要下载选定文件夹的文件子集，请使用以下过程。 zip 文件仅包括自您上次下载以来已经变更的文件和尚未下载的文件。
文件结构不会保留在保存的 zip 文件中。
请按下列步骤操作：
此时会打开文件下载窗口。
如果大小超过管理员设置的文档下载上限，请一次下载一个文件。
此时会打开“另存为”对话框。
Zip 文件已保存到计算机上的指定位置。
请按下列步骤操作：
定义唯一的文件夹名称。
定义文件夹的所有者。
定义文件夹的访问级别。
选项：
向某个文件夹添加资源时，这些资源会自动分组为参与者，并具有对此文件夹的读取/写入访问权限。 创建该文件夹的用户将自动获得对该文件夹的读取、写入和删除访问权限。 可以随时变更权限。
请按下列步骤操作：
此时会显示权限页。
虽然可以签出文档进行编辑，但是也可以在只读模式下打开文档，仅供查看之用。
要查看文档，请在文档的“操作”菜单中选择“打开”，并在“文件下载”窗口上出现提示时单击“打开”。 此选项将您对该文档的访问权限限于只读。
要将文档保存到计算机，请在文档的“操作”菜单中选择“打开”，并在“文件下载”窗口上出现提示时单击“保存”。
此选项将您对该文档的访问权限限于只读，与以只读模式打开文档限制您的访问权限相同。 要编辑文档并将其重新保存到应用程序，请签出该文档。
要编辑某个文档，请从文件夹中签出该文档。 完成后，将文档重新签入。 如果启用文档版本控制，将自动创建另一版本的文档。
其他用户无法编辑签出的文档，直到您将其签入。 在可以继续之前启用文档签出。
请按下列步骤操作：
此时会显示文件下载窗口。
只有最初签出文档的用户可以撤消签出。 执行此操作可以解锁文档，从而允许其他人签出该文档。
从文档的“操作”菜单中选择“撤消签出”，撤消文档的签出状态。
从文档的“操作”菜单单击“签入”，并在签出文档时选定的位置浏览查找更新的副本。
请按下列步骤操作：
此时会显示用于选择目标文件夹的页面。
添加文档的用户可以更新文档属性。
请按下列步骤操作：
此时会显示属性页面。
请按下列步骤操作：
此时会显示权限页。
值包括“读取”、“读取/写入”和“读取/写入/删除”。
“文档历史记录”页列出了曾经访问过文档的用户的名称，及其最近访问文档的日期和时间。
请按下列步骤操作：
此时会显示历史记录页。
请按下列步骤操作：
此时会显示用于选择目标文件夹的页面。
每次签入文档时，通过文档版本控制功能都可以保存单独的文档版本。 要使用文档版本控制，请启用文档版本控制。
您无法对以前版本的文档进行修改，但是可以打开并查看该文档。
请按下列步骤操作：
此时会显示文档版本页并列出该文档的所有版本。
此时会显示文件下载窗口。
您可以将文档的特定版本复制到其他文件夹。 如果执行此操作，您需要在复制文档后修改文档权限。
请按下列步骤操作：
此时会显示文档版本页并列出该文档的所有版本。
此时会显示复制文档页。
如果 CA Clarity PPM 管理员创建了与文档相关的过程，这些过程会在可用过程页上列出。 在核准过程中传递文档时，文档过程可能非常有效。 这些过程非常有效，原因是文档过程可链接到任何关联的项目或项目集。 您可以将通知和操作项从文档过程发送到项目角色和资源。
注意：请参见《管理指南》了解
文档的已启动过程页列出正在进行或已完成的过程。 要查看此页面，请打开知识库，从文档的“操作”菜单中单击“过程”。
从“文档管理器”页启动、停止或删除文档过程的步骤与本节所述的步骤类似。
请按下列步骤操作：
此时会显示已启动过程的列表。
此时会显示列表页。
文档的已启动过程页列出正在进行或已完成的过程。 要停止某个文档过程，请选择要停止的过程并单击“取消过程”。 应用程序便停止该过程。
您可以删除已完成或已取消的过程，但不能删除正在运行的过程。
请按下列步骤操作：
此时会显示已启动过程的列表。
此时会显示可用过程列表。
此时会显示确认过程实例删除页。
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