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Statut du flux de validation |
Utilisation |
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Brouillon |
Contrats pour lesquels : L'auteur n'a pas demandé d'approbation ou a annulé sa demande L'auteur a révisé le contrat après son approbation L'approbateur a refusé les modifications. |
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Approbation en attente |
Contrats pour lesquels l'auteur a demandé une approbation qui n'a toujours pas été accordée ou rejetée. |
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Prêt pour validation |
Contrats ayant été approuvés par l'approbateur en attente de la validation de l'auteur. |
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Commit |
Contrats qui ont été validés. |
Pour modifier un contrat, il est nécessaire d'ouvrir une nouvelle version (ou un nouveau contrat) et d'appliquer les modifications appropriées. Lorsque des modifications sont apportées à un contrat, le statut du flux de travaux est Projet. Le bouton Demande d'approbation permet de demander l'approbation d'une modification.
Lorsque vous envoyez cette demande, le nouveau statut de flux de travaux de la version du contrat est En attente d'approbation. L'auteur peut ajouter des remarques au contrat. Un courriel est envoyé à l'adresse définie comme étant l'adresse de l'approbateur.
Remarque : Lors de la création d'un contrat, si le flux de travaux est activé, vous devez définir l'adresse électronique de l'auteur et de l'approbateur. Ces informations sont définies par contrat. L'approbateur reçoit une demande d'approbation par courriel contenant une brève description automatique du contrat, y compris les remarques de l'auteur et un lien. Ce lien ouvre la page de connexion. Juste après la page de connexion, l'approbateur est dirigé sur la page Détails du contrat. La fonction Piste d'audit est disponible et l'approbateur peut afficher les modifications qui ont été apportées.
L'approbateur peut approuver ou rejeter les modifications. L'approbation de cette demande envoie un courriel à l'auteur et change le statut sur Prêt pour validation. Le rejet des modifications transmet un courriel approprié et remplace le statut par Brouillon.
Si l'approbation est accordée, les boutons Valider et Réviser sont disponibles à la prochaine connexion de l'auteur. Cliquez sur le bouton Valider afin de valider le contrat et le flux de travaux. Le bouton Réviser permet à l'auteur d'insérer d'autres modifications. Le statut du flux de travaux est Projet et le processus correspond à celui décrit ci-dessus.
Remarque : Les flux de documentation dépendent de la configuration du système et des autorisations utilisateur. Les modes de flux de validation sont décrits dans le tableau suivant :
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Mode de flux de validation |
Description |
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Appliquer le flux de documentation |
Les mises à jour/modifications d'un contrat doivent être approuvées. |
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Activer le flux de documentation |
Lors de la modification d'un contrat, l'utilisateur peut décider d'initier un flux d'approbation ou simplement de valider les modifications. |
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Désactiver le flux de documentation |
Le flux d'approbation n'est pas disponible dans le système. |
Remarque : Vous pouvez modifier les paramètres de flux de documentation en accédant directement à la table de la base de données ou en configurant les préférences avancées de l'utilisateur.
Le tableau suivant résume les différences entre les trois modes de connexion à la page Détails du contrat (soit directement, soit par le biais d'un lien de courriel) :
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Auteur |
Approbateur |
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Appliquer |
Valider est désactivé Demande d'approbation et Terminé sont disponibles |
Approuver, Rejeter et Terminé sont disponibles
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Désactiver |
Valider et Terminé sont disponibles. |
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Activer |
Une case d'option relative au flux de validation est disponible :
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