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Programación de un folleto

Pueden distribuir folletos automáticamente a las partes interesadas del contrato mediante el correo electrónico o a una carpeta de la red en intervalos programados. La programación de folletos se puede llevar a cabo una vez o de forma recurrente a través del Patrón de repetición.

Nota:se necesitan derechos de superadministrador para programar un folleto.

Para programar un folleto

1. En la página Propiedades de folleto, en Programación, haga clic en Editar.

   Se abre la página Programación.

2. En Enviar a, seleccione una o las dos opciones siguientes:
   • Enviar destinatarios para enviar por correo electrónico el informe programado. Especifique la dirección de los destinatarios de correo electrónico en el campo proporcionado. Se puede especificar varias direcciones, separadas por un espacio o punto y coma.
   • Archivar para guardar el informe programado en un archivo. Especifique el nombre del archivo en el campo de texto. La ubicación del archivo será la ubicación predeterminada del servidor. Además, puede especificar una ruta completa a otra ubicación en el servidor o en otro equipo.
3. Marque la casilla de verificación Para ser aprobado por y especifique la dirección de correo electrónico de la persona que debe aprobar el informe antes de su envío a otras personas. Cuando se genera el informe, se envía un vínculo por correo electrónico a esta persona, quien debe aprobar el envío o guardar el informe haciendo clic en el botón Enviar.
4. En Hora, seleccione la hora para ejecutar el informe en la lista desplegable y, a continuación, seleccione una zona horaria de la lista desplegable.
5. Marque la casilla de verificación Pendiente hasta que el informe esté listo para hacer que el informe se envíe únicamente después de que se hayan calculado todos los resultados.
6. En Formato de archivos adjuntos, seleccione el formato deseado del informe (PDF, RTF o RTF comprimido).
7. En Patrón de repetición, seleccione Diario, Semanal, Mensual o Anual. A continuación, seleccione la opción de tiempo de los campos que se muestran. Esto determina la frecuencia con que se vuelve a ejecutar el informe. Por ejemplo, se puede seleccionar una repetición semanal y, a continuación, seleccionar todos los días laborables.
8. En Intervalo de repetición, escriba la fecha de inicio para ejecutar el informe. Seleccione Sin fecha de finalización, Finalizar después de o Terminar antes de para establecer cuando se debe parar de ejecutar el informe y especificar los detalles pertinentes en los campos proporcionados.

   Sugerencia: haga clic en para abrir el elemento emergente del calendario y seleccionar una fecha.

9. Haga clic en Aceptar para volver a la página Propiedades de folleto. El informe ahora está programado para ejecutarse automáticamente según los parámetros establecidos.

Nota: si se produce un error y el informe no se ejecuta de la forma programada, el sistema sigue probando y ejecutándolo durante varios intervalos. Después de varios intentos erróneos, se detiene la programación y es necesario reprogramar el informe.