Für Administratoren, die die Verwaltung ihrer Knowledge Base steuern müssen, ist es entscheidend, dass sie den Prozess der Bearbeitung und Genehmigung von Dokumenten individuell anpassen können. Sie können Vorlagen für den Genehmigungsvorgang entwerfen, die angeben, wie, wann und von wem das Dokument eines Mitarbeiters geändert und veröffentlicht werden kann. Vorlagen für den Genehmigungsvorgang können verwendet werden, um verschiedene Genehmigungsvorgänge zu bestimmen, die am besten zu Ihrer Geschäftsumgebung passen. Gegebenenfalls kann der Genehmigungsvorgang, den Sie implementieren, mit der Zeit geändert werden, um einfacher oder komplexer zu werden.
Der Manager für den Genehmigungsvorgang ermöglicht Ihnen, Vorlagen für den Genehmigungsvorgang zu definieren. Standardmäßig wird die vordefinierte Vorlage für den Genehmigungsvorgang verwendet. Sie können jedoch eine neue Vorlage erstellen oder eine vorhandene Vorlage bearbeiten. Beim Erstellen einer Vorlage für den Genehmigungsvorgang müssen Sie Statuswerte definieren und der Vorlage Aufgaben hinzufügen. Der Genehmigungsvorgang beinhaltet eine Reihe der Aufgaben, die mit einem Knowledge-Dokument durchgeführt werden. Der Eigentümer, dem eine Aufgabe in der Vorlage für den Genehmigungsvorgang zugewiesen wird, erfüllt jede Aufgabe.
Statuswerte sind die verschiedenen Zustände, mit denen das Dokument während der Phasen des Genehmigungsvorgangs verknüpft ist.
Gibt ein neues Dokument an.
Gibt ein Dokument an, das den vollständigen Genehmigungszyklus durchlaufen hat und Teil der anzeigbaren Knowledge Base geworden ist.
Gibt eine überarbeitete Version des Dokuments an, die in der Knowledge Base ersetzt wird, sobald die Version überprüft und erneut veröffentlicht ist.
Gibt ein Dokument an, das sein Ablaufdatum erreicht hat. Sie können auch eigene Statuswerte erstellen, die Sie später mit Aufgaben verknüpfen.
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