Para los administradores que desean controlar la gestión de la base de conocimiento, la capacidad de personalizar la edición de documentos y el proceso de aprobación son esenciales. Puede diseñar plantillas de proceso de aprobación que especifican cómo, cuándo y a través de cuál plantilla se puede modificar y publicar un documento de empleado. Las plantillas de proceso de aprobación pueden designar diferentes procesos de aprobación que se ajusten mejor al entorno de negocios. El proceso de aprobación que se implementa se puede modificar gradualmente para hacerlo más sencillo o más complejo.
El gestor del proceso de aprobación permite definir plantillas de proceso de aprobación. De forma predeterminada, se utiliza la plantilla de proceso de aprobación integrada. Sin embargo, se puede crear una plantilla o editar una existente. Al crear una plantilla de proceso de aprobación, se deben definir los estados y agregar tareas a la plantilla. El proceso de aprobación involucra una serie de tareas que se realizan en un documento de conocimiento. El propietario que está asignado a la tarea en la plantilla de proceso de aprobación ejecuta cada tarea.
A continuación se presentan los diferentes estados con los que está asociado el documento durante las fases del proceso de aprobación:
Especifica un nuevo documento.
Especifica un documento que ha pasado a través del ciclo de aprobación completo y pasa a formar parte de la base de conocimiento visible.
Especifica una versión modificada de una copia del documento que se sustituye en la base de conocimiento después de verificarlo y volverlo a publicar.
Especifica un documento que ha alcanzado su fecha de caducidad. También se pueden crear estados personalizados, para asociar posteriormente con las tareas.