ドキュメント承認プロセス

ナレッジベースを管理する管理者には、ドキュメントの編集と承認プロセスをカスタマイズする機能が不可欠です。承認プロセステンプレートをデザインし、従業員のドキュメントを変更して全体に発行する方法、時期、対象ドキュメントを指定できます。承認プロセステンプレートでは、ビジネス環境に最適なさまざまな承認プロセスを指定できます。実装する承認プロセスは、変更を重ねてより簡単に、または複雑にできます。

承認プロセスマネージャでは、承認プロセステンプレートを定義できます。デフォルトでは、ビルトインの承認プロセステンプレートが使用されます。ただし、テンプレートを新たに作成することも、既存のテンプレートを編集することもできます。承認プロセステンプレートの作成では、ステータスを定義してテンプレートにタスクを追加します。承認プロセスには、ナレッジドキュメントに対して実行される一連のタスクが含まれます。各タスクは、承認プロセステンプレートでタスクに割り当てられている所有者が実行します。

承認プロセスの各段階でドキュメントが関連付けられるさまざまな状態を示すステータスには、次のものがあります。

ドラフト: 新しいドキュメントです。
発行済み: 承認サイクルを一巡し、ナレッジベースの一部として表示可能となったドキュメントです。
Rework-Draft バージョン: ドキュメントのコピーの再作業バージョンです。検証および再発行後にナレッジベースで置き換えられます。
廃止済み: 有効期限になったドキュメントです。独自のステータスを作成することもできます。これは後からタスクに関連付けます。