Pour des administrateurs qui veulent contrôler la gestion de leur base de connaissances, la possibilité de personnaliser la modification du document et le processus d'approbation est essentielle. Vous pouvez créer des modèles du processus d'approbation qui spécifient comment, quand et par quel modèle un document d'employé peut être modifié et publié au public. Les modèles du processus d'approbation peuvent désigner divers processus d'approbation pour répondre au mieux à votre environnement professionnel. Le processus d'approbation que vous mettez en oeuvre peut être modifié dans le temps pour devenir plus simple ou plus complexe.
Le gestionnaire de processus d'approbation vous permet de définir des modèles de processus d'approbation. Le modèle intégré de processus d'approbation est utilisé par défaut. Vous pouvez toutefois créer un modèle ou modifier un modèle existant. Lors de la création d'un modèle du processus d'approbation, définissez des états et ajoutez des tâches au modèle. Le processus d'approbation implique une série de tâches qui sont effectuées sur un document de connaissances. Le propriétaire auquel on affecte une tâche dans le modèle de processus d'approbation effectue chaque tâche.
Les états suivants représentent les différents états associés au document pendant les étapes du processus d'approbation :
Indique un nouveau document.
Spécifie un document ayant suivi le cycle d'approbation complet. Il fait alors partie de la base de connaissances consultable.
Spécifie une version de remaniement d'une copie du document qui est remplacée dans la base de connaissances après avoir été vérifiée et republiée.
Spécifie un document ayant atteint sa date d'expiration. Vous pouvez aussi créer vos propres états, que vous associerez plus tard à des tâches.
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