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Una volta che un documento è passato attraverso il ciclo del processo di approvazione completo, potrà essere pubblicato. Un documento pubblicato diventa parte dell'archivio della conoscenza visualizzabile alla data di inizio, la quale rappresenta la data corrente in modo predefinito. Il documento è visualizzabile solo per gruppi a cui sono stati concessi diritti di accesso per la lettura.
Quando un documento della conoscenza è pubblicato, in genere l'utente non può modificarlo a meno che non venga prima annullata la pubblicazione. A questo punto è possibile eseguire le modifiche. In questo intervallo di tempo, il documento della conoscenza non è il linea, quindi non è a disposizione degli utenti. Il proprietario del documento, un gestore della conoscenza o un amministratore di sistema può annullare la pubblicazione del documento utilizzando il pulsante Rielaborazione e la casella di controllo Annulla pubblicazione. L'annullamento della pubblicazione di un documento, riporta il documento allo stato di bozza. Un utente amministratore può quindi scegliere la fase successiva del processo del flusso di lavoro.
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