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Behandlung von Aufträgen mit ausstehenden Aktionen

Nach der Übergabe eines Warenkorbs oder Auftrags folgt die Genehmigungsphase und dann die Abwicklungsphase. Ihr Service Provider kann die Geschäftsprozesse für die Genehmigung und Abwicklung der Services und Serviceoptionen im Katalog festlegen. Im Laufe der Genehmigungs- und der Abwicklungsphase ist es üblich, dass Personen Genehmigungs- bzw. Abwicklungs-Tasks zugewiesen werden.

Wenn Ihnen oder einer Gruppe, zu der Sie gehören, ein Genehmigungs- oder Abwicklungs-Task zugewiesen wird, erhalten Sie möglicherweise eine E-Mail, die Sie über die Zuweisung informiert. Sie können aber auch die Liste "Ausstehende Aktion" verwenden, um die Aufträge anzuzeigen, bei denen Ihnen Genehmigungs- oder Abwicklungs-Tasks zugewiesen wurden. Um die Liste "Ausstehende Aktion" anzuzeigen, klicken Sie im Fenster "Aufträge" im Bereich "Auftrag suchen" auf den Link "Eigene Aktion ausstehend".

Hinweis: In diesem Abschnitt des Fensters "Aufträge" wird auch angezeigt, bei wie vielen Aufträgen darauf gewartet wird, dass Sie eine Genehmigungs- oder Abwicklungs-Task ausführen.

Die Liste "Aufträge mit ausstehenden Aktionen" zeigt eine Liste mit den Aufträgen an, bei denen Ihnen eine Genehmigungs- oder Abwicklungs-Task zugewiesen wurde. Diese Liste der Zuweisungen können Sie wahlweise nach Ihrem Anwendernamen oder Gruppennamen filtern oder vollständig anzeigen lassen.

Die Liste "Aufträge mit ausstehenden Aktionen" enthält folgende Felder:

• ID: Vom System zugewiesene Auftrags-ID
• Name: Vom Anwender ausgewählter Auftragsname
• Angefordert von: Der Anwender, der diesen Auftrag erstellt hat
• Priorität: Die für den Auftrag festgelegte Priorität
• Erstellungs-/Änderungsdatum: Datum und Uhrzeit der Erstellung sowie der letzten Änderung des Auftrags.
• Gruppe/Übernommen von - Wenn ein Auftrag mit einer ausstehenden Aktion einer Gruppe zugewiesen wurde, wird in dieser Spalte der Name der Gruppe angezeigt. Hat ein Anwender die für einen Auftrag ausstehende Aktion ausgeführt, werden dessen Anwendernamen sowie Gruppeninformationen angezeigt.
• Delegation: Wurde ein Auftrag mit ausstehender Aktion delegiert, werden in dieser Spalte der Name des delegierenden Anwenders und der Name des Anwenders, an den der Auftrag delegiert wurde, angezeigt.
• Status: Aktueller Status des Auftrags

Die Liste "Aufträge mit ausstehenden Aktionen" bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

• Sie können die Statushistorie eines Auftrags (einschließlich der zugehörigen ausstehenden Aktionen) anzeigen, indem Sie auf den Wert der Spalte "Status" klicken.
• Anzeigen der Details eines Auftrags
• Öffnen des Genehmigungs- oder Abwicklungsfensters eines Auftrags
• Bearbeiten der zusätzlichen Informationsabschnitte für einen Auftrag
• Senden einer E-Mail zu dem Auftrag
• Eigentum eines Auftrags mit ausstehenden Aktionen übernehmen, der einer Gruppe zugewiesen wurde, zu der Sie gehören.
• Eigentum eines Auftrags mit ausstehenden Aktionen an eine Warteschlange zurückgeben, nachdem Sie den Auftrag zuvor aus der Warteschlange genommen, ihn jedoch nicht genehmigt oder abgewickelt haben.
• Einen Auftrag mit ausstehenden Aktionen an einen anderen Anwender in Ihrem Unternehmen übertragen oder delegieren
• Aufgelaufene Aufträge überschreiben, erneut ausführen oder ignorieren.

Die Möglichkeit, Aufträge mit ausstehenden Aktionen zu übertragen oder zu delegieren ist besonders hilfreich, wenn der ursprünglich für die Genehmigung oder Abwicklung des Auftrags zugewiesene Anwender aufgrund eines Notfalls oder wegen Krankheit, Urlaub etc. nicht mehr zur Verfügung steht. Ebenso trägt die Möglichkeit, Aufträge mit ausstehenden Aktionen aus einer Gruppen-Warteschlange zu entnehmen bzw. sie wieder dorthin zurückzulegen, dazu bei, die Arbeitsbelastung gleichmäßig auf alle Teammitglieder zu verteilen. In Kombination wird mit diesen Möglichkeiten erreicht, dass alle Anwender innerhalb Ihres Unternehmens als Team zusammenarbeiten, um Aufträge fristgerecht abwickeln zu können, selbst wenn Herausforderungen auftreten, die eine Planänderung bedingen.

Auftragsadministratoren können nach allen Aufträgen suchen, auch nach denen, die anderen Anwendern zugewiesen wurden. Auftragsadministratoren verfügen über eine der folgenden Rollen: Service Delivery-Administrator, Administrator des übergeordneten Geschäftsbereichs, Administrator, Katalog-Administrator und Auftragsmanager. Wenn die Aufträge bereits einem Anwender zur Genehmigung oder Abwicklung zugewiesen wurden, können Administratoren diese Aufträge entweder abschließen oder sie anderen Anwendern zuweisen, auch sich selbst.

Eine vollständige Liste der Regeln zur Behandlung von Aufträgen mit ausstehenden Aktionen finden Sie unter Regeln für Aufträge mit ausstehenden Aktionen.

Während des Genehmigungsvorgangs oder Abwicklungsprozesses kann es gelegentlich vorkommen, dass Aufträge auflaufen. Dies geschieht normalerweise aufgrund eines System- oder Anwenderfehlers. In diesem Fall bedeutet aufgelaufen, dass die Weiterleitung des Auftrags an das nächste Level genehmigt wurde, er aber dennoch seinen derzeitigen Status beibehält. Wurde die automatische Wiederholung aktiviert, laufen Aufträge in seltenen Fällen selbst dann auf, wenn bereits alle Wiederholungen versucht wurden. Um die Effizienz des Auftragsmanagements zu verbessern und die Systembelastung zu verringern, empfiehlt es sich, aufgelaufene Aufträge zu überschreiben, erneut auszuführen oder zu ignorieren, sobald Sie von ihnen Kenntnis erlangen. Weitere Informationen finden Sie unter Alarme ignorieren, erneut ausführen oder außer Kraft setzen.

Weitere Informationen:

Anzeigen und Ändern von Aufträgen

Bearbeiten des Auftrags

Versenden des Auftrags per E-Mail