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Modalità di specificazione degli assegnatari

Per specificare gli assegnatari durante la creazione o la modifica di un criterio, attenersi alla procedura riportata di seguito:

1. Stabilire il numero di responsabili dell'approvazione e di livelli di approvazione che si desidera specificare, in base alle esigenze della propria organizzazione.
2. Aggiungere il primo assegnatario facendo clic sul segno più (+) del Generatore di azioni situato al di sotto del campo Condizione.

   Viene visualizzato il primo livello di approvazione in cui è possibile immettere l'input, compresi i campi denominati Requisito, Assegnatari e così via.

3. Completare il campo Requisito (accanto alla colonna Livello 1) nella maniera descritta di seguito:

   Dall'elenco a discesa, selezionare QUALSIASI o TUTTI.

   QUALSIASI indica che un assegnatario specifico deve approvare, rifiutare o eseguire l'azione in sospeso.

   TUTTI indica che tutti gli assegnatari devono approvare, rifiutare o eseguire l'azione in sospeso. Se tra gli assegnatari sono presenti gruppi, è necessario che un membro di ciascun gruppo assegnato intervenga sull'azione in sospeso.

   Fare clic su Salva.

4. Completare il campo Assegnatari (accanto al campo Requisito) nella maniera descritta di seguito:
   1. Fare clic sull'icona Cerca (lente di ingrandimento) per visualizzare l'elenco dei valori validi.

      Viene visualizzata la finestra di dialogo Trova responsabili dell'approvazione.

   2. Selezionare una categoria (Utente, Gruppo o Manager) dall'elenco a discesa Tipo di assegnatario.

      Se si seleziona Utente o Gruppo, il nome del campo successivo rimane Filtro nome.

      Se si seleziona Manager, il nome del campo successivo diviene Livello di gestione.

   3. Immettere i criteri di ricerca applicabili nel campo successive (Filtro nome o Livello di gestione) e fare clic sull'icona Cerca.

      Ad esempio:

      • Per specificare il manager diretto dell'utente ricevente, selezionare Manager come categoria e immettere 1 nel campo Livello di gestione.
      • Per specificare il manager del manager diretto, selezionare Manager come categoria e immettere 2 nel campo Livello di gestione.
   4. Selezionare uno o più utenti, gruppi o manager visualizzati come responsabili dell'approvazione.

      Fare clic su una voce per selezionarla.

      Per selezionare più voci, tenere premuto il tasto Ctrl e selezionare le voci desiderate.

      Ad esempio, se si selezionano cinque singoli utenti ed è selezionata l'opzione TUTTI, è necessaria l'approvazione dell'azione in sospeso da parte di tutti e cinque gli utenti. Se quattro utenti approvano l'azione e uno la rifiuta, l'azione viene rifiutata.

      Al contrario, se si selezionano cinque singoli utenti ed è selezionata l'opzione QUALSIASI, è necessaria l'approvazione di un solo utente. Non appena uno degli utenti approva l'azione, tale azione viene inviata alla fase o al livello successivo di approvazione.

      Gli assegnatari selezionati vengono registrati.

   5. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Trova responsabili dell'approvazione.

      Verrà visualizzata nuovamente la pagina del generatore di azioni.

5. Fare clic su OK al di sotto della prima riga dei responsabili dell'approvazione, quindi fare clic su Salva (al di sopra della struttura Criterio).

   In questo modo sono stati specificati e salvati i primi assegnatari per il primo livello di approvazione.

6. Specificare uno o più assegnatari.

   Se si specificano più assegnatari, specificare se si desidera che le azioni in sospeso siano sequenziali o parallele.

   Le azioni parallele si verificano nello stesso momento ed allo stesso livello dell'approvazione.

   Le azioni sequenziali si verificano in successione ed a livelli differenti di approvazione.

   • Per specificare un'espressione complessa (OR) o composta (AND) per il primo livello di approvazione, fare doppio clic sulla prima riga: verranno visualizzati il campo Operazione ed i campi Requisiti ed Assegnatari.
     1. Completare il secondo campo Assegnatari attenendosi alla procedura descritta precedentemente per il primo campo Assegnatari.
     2. Completare il secondo campo (Requisiti) attenendosi alla procedura descritta precedentemente per il primo campo Requisiti.
     3. Selezionare AND (per un'approvazione composta) oppure OR (per un'approvazione complessa) dall'elenco a discesa Operazione.

        Specificare AND se si desidera che entrambi gli assegnatari specificati approvino (o eseguano) l'azione in sospeso. In caso contrario, l'azione in sospeso viene rifiutata o non eseguita.

        Specificare OR se si desidera che solo uno tra gli assegnatari specificati approvi (o esegua) l'azione in sospeso. In caso contrario, l'azione in sospeso viene rifiutata o non eseguita.

     4. Fare clic su OK al di sotto della prima riga dei responsabili dell'approvazione, quindi fare clic su Salva (al di sopra della struttura Criterio).

     Dopo aver specificato i livelli di approvazione ed i responsabili dell'approvazione, chiudere la finestra.

   • Per specificare un secondo livello di approvazione, passare alla fase successiva.

     Prima di passare alla fase successiva, è possibile completare le fasi descritte al punto precedente.

   • Dopo aver specificato i livelli di approvazione ed i responsabili dell'approvazione, chiudere la finestra.
7. Fare clic sul segno più (+) nel generatore di azioni per aggiungere un secondo livello di approvazione.

   Viene visualizzata una seconda riga di approvazione, i cui campi sono aperti per l'immissione di dati.

   1. Completare i primi campi di tale riga (Assegnatari e Requisiti) attenendosi alle procedure descritte precedentemente per questi campi.
   2. Se possibile, specificare un'espressione complessa (OR) o composta (AND) per la riga, secondo la modalità descritta nella fase precedente.
8. È inoltre possibile specificare un ulteriore livello di approvazione attenendosi alle procedure descritte precedentemente.
9. Dopo aver specificato i responsabili dell'approvazione per il criterio, verificare che il testo del campo Descrizione riporti in modo preciso il numero e i tipi di responsabili dell'approvazione, nonché i livelli di approvazione desiderati. Questo testo consente ad altri utenti di stabilire se utilizzare tale criterio per i propri servizi, richieste e opzioni di servizio. Si rivela inoltre particolarmente utile ai fini dell'organizzazione e del mantenimento.

L'utente dispone di responsabili dell'approvazione assegnati per il criterio.

Il sistema del catalogo esegue ricerche e assegnazioni di responsabili dell'approvazione e dell'esecuzione nel seguente ordine di preferenza:

1. Il criterio corrispondente
2. La gerarchia di gestione del richiedente
3. L'amministratore del fornitore di servizio (spadmin)