Verwenden von Richtlinien, um Aufträge zu verwalten › So legen Sie Zuständige fest

So legen Sie Zuständige fest

Folgen Sie dieser Vorgehensweise, um Zuständige festzulegen, während Sie eine Richtlinie erstellen oder bearbeiten:

1. Entscheiden Sie gemäß den Erfordernissen Ihrer Organisation, wie viele Genehmiger und Genehmigungsstufen festgelegt werden sollen.
2. Klicken Sie im Aktionsgenerator - im Feld unter "Bedingung" - auf das Pluszeichen (+), um den ersten Zuständigen hinzuzufügen.

   Die erste Genehmigungsstufe wird eingabebereit angezeigt. Sie enthält die Felder "Anforderung", Zuständige" usw.

3. Füllen Sie das erste Anforderungsfeld (neben der Spalte "Ebene 1") wie folgt aus:

   Wählen Sie in der Dropdown-Liste "BELIEBIGE" oder "ALLE" aus.

   "BELIEBIGE" bedeutet, dass ein beliebiger der nachstehenden Zuständigen die ausstehende Aktion genehmigen, ablehnen oder abwickeln muss.

   "ALLE" bedeutet, dass alle nachstehenden Zuständigen die ausstehende Aktion genehmigen, ablehnen oder abwickeln müssen. Wenn es sich bei Zuständigen um Gruppen handelt, muss ein Mitglied jeder zugewiesenen Gruppe auf die ausstehende Aktion reagieren.

   Klicken Sie auf "Speichern".

4. Füllen Sie das erste Feld für Zuständige (neben dem ersten Anforderungsfeld) wie folgt aus:
   1. Klicken Sie auf das Suchsymbol (Lupe), um die Liste der zulässigen Werte anzuzeigen.

      Der Dialog "Genehmiger suchen" wird.

   2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste "Zuständigentyp" eine Kategorie (Anwender, Gruppe oder Manager) aus.

      Wenn Sie "Anwender" oder "Gruppe" auswählen, bleibt der Name des Felds weiterhin "Namensfilter".

      Wenn Sie "Manager" auswählen, ändert sich der Name des Felds in "Managerstufe".

   3. Geben Sie in das nächste Feld ("Namensfilter"oder "Managerstufe") beliebige anwendbare Suchkriterien ein, und klicken Sie auf das Suchsymbol.

      Beispiel:

      • Um den direkten Manager des Anwenders, für den der Auftrag angefordert wurde, anzugeben, wählen Sie als Kategorie "Manager" und geben im Feld "Managerstufe" 1 ein.
      • Um den direkten Manager des Managers anzugeben, wählen Sie als Kategorie "Manager" und geben im Feld "Managerstufe" 2 ein.
   4. Wählen Sie einen oder mehrere der angezeigten Anwender, Gruppen oder Manager als Genehmiger aus.

      Klicken Sie auf einen Eintrag, um ihn auszuwählen.

      Um mehrere Einträge auszuwählen, halten Sie während der Auswahl die STRG-Taste gedrückt.

      Wenn Sie z. B. fünf individuelle Anwender auswählen und "ALLE" eingestellt ist, muss die ausstehende Aktion von allen fünf genehmigt werden. Wenn die ausstehende Aktion von vier Anwendern genehmigt und von einem abgelehnt wird, wird sie abgelehnt.

      Wenn Sie hingegen fünf individuelle Anwender auswählen und "BELIEBIGE" eingestellt ist, muss nur einer die ausstehende Aktion genehmigen. Sobald sie durch einen der Anwender genehmigt ist, wird die ausstehende Aktion genehmigt und rückt in die nächste Genehmigungsstufe vor.

      Die ausgewählten Zuständigen werden aufgezeichnet.

   5. Klicken Sie auf "OK", um das Dialogfeld "Genehmiger suchen" zu schließen.

      Sie kehren zur Seite "Aktionsgenerator" zurück.

5. Klicken Sie unter der ersten Genehmigerzeile auf "OK" und anschließend über der Richtlinienstruktur auf "Speichern".

   Sie haben die ersten Zuständigen für die erste Zustimmungsstufe festgelegt und gespeichert.

6. Geben Sie einen oder mehrere Zuständige an.

   Wenn Sie mehrere Zuständige angeben, legen Sie fest, ob die ausstehenden Aktionen parallel oder aufeinanderfolgend sein sollen.

   Parallele Aktionen geschehen gleichzeitig und auf derselben Genehmigungsstufe.

   Aufeinanderfolgende Aktionen geschehen nacheinander und in unterschiedlichen Genehmigungsstufen.

   • Um einen komplexen (OR) oder zusammengesetzten (AND) Ausdruck für die erste Genehmigungsstufe festzulegen, doppelklicken Sie in die erste Zeile. Dadurch werden das Feld "Operation" sowie die zweiten Anforderungs- und Zuständigenfelder eingabebereit geöffnet.
     1. Füllen Sie das zweite Zuständigenfeld so aus, wie es zuvor für erste Zuständige beschrieben wurde.
     2. Füllen Sie das zweite Anforderungsfeld so aus, wie es zuvor für erste Anforderungen beschrieben wurde.
     3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste "Operation" "AND" (für eine zusammengesetzte Zustimmung) oder "OR" (für eine komplexe Zustimmung) aus.

        Wählen Sie an "AND", um zu erzwingen, dass die ausstehende Aktion durch den ersten und den zweiten angegebenen Zuständigen genehmigt (oder erfüllt) werden muss. Wenn nicht, wird die ausstehende Aktion abgelehnt (bzw. nicht abgewickelt).

        Wählen Sie an "OR", um zu erzwingen, dass die ausstehende Aktion nur durch einen der zwei angegebenen Zuständigen genehmigt (oder erfüllt) werden muss. Wenn nicht, wird die ausstehende Aktion abgelehnt (bzw. nicht abgewickelt).

     4. Klicken Sie unter der ersten Genehmigerzeile auf "OK" und anschließend über der Richtlinienstruktur auf "Speichern".

     Wenn Sie mit dem Festlegen der Genehmigungsstufen und Genehmiger fertig sind, verlassen Sie dieses Fenster.

   • Um eine zweite Genehmigungsstufe anzugeben, gehen Sie zum nächsten Schritt.

     Schließen sie optional und wenn anwendbar die im vorigen Punkt beschriebenen Schritte ab, bevor sie zum nächsten Schritt weitergehen.

   • Wenn Sie mit dem Festlegen der Genehmigungsstufen und Genehmiger fertig sind, verlassen Sie dieses Fenster.
7. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) im Aktionsgenerator, um eine zweite Genehmigungsstufe hinzuzufügen.

   Eine zweite Zustimmungszeile wird mit eingabebereiten Feldern geöffnet.

   1. Füllen Sie die ersten Zuständigen- und Anforderungsfelder in dieser Zeile wie zuvor beschrieben aus.
   2. Legen Sie für diese Zeile, wenn anwendbar, wie zuvor beschrieben einen komplexen (entweder - oder) oder zusammengesetzten (beide) Ausdruck fest.
8. Legen Sie optional weitere Genehmigungsstufen fest, indem Sie den zuvor beschriebenen Schritten folgen.
9. Wenn Sie mit dem Festlegen von Genehmigern für diese Richtlinie fertig sind, vergewissern Sie sich, dass der Text im Beschreibungsfeld die Anzahl und Typen der von Ihnen bestimmten Genehmigern und Genehmigungsstufen richtig wiedergibt. Dieser Text erleichtert es anderen Anwendern, zu entscheiden, ob sie diese Richtlinie für ihre Aufträge, Services oder Serviceoptionen verwenden möchten. Zudem ist er bei Organisation und Pflege hilfreich.

Sie haben Genehmiger zu dieser Richtlinie zugewiesen.

Das Katalogsystem sucht in folgender Reihenfolge nach Genehmigern und Abwicklern und weist sie zu:

1. Eine relevante Richtlinie
2. Die Verwaltungshierarchie des Anforderers
3. Der Service Provider-Administrator (spadmin)