Nachdem die Teilnehmer gefunden sind, kann die Aktivität erst abgeschlossen werden, wenn ein Teilnehmer die Genehmigungsaufgabe akzeptiert und die in der Workflow-Kontrolle stehende Aufgabe entweder genehmigt oder ablehnt.
Ein Teilnehmer akzeptiert eine Genehmigungsaufgabe, indem er in der Workflow-Aktivitätskonsole auf den Namen des Arbeitselements klickt und dann "Element reservieren" auswählt. (Die Reservierung dieses Arbeitselements entfernt es aus den Arbeitslisten anderer Genehmiger.)
Indem ein Teilnehmer eine Genehmigungsaufgabe akzeptiert, verpflichtet er sich, die Entscheidung über die Genehmigung oder die Ablehung für die Aufgabe in der Workflow-Kontrolle zu treffen. Da eine Genehmigungsaufgabe nicht durch mehrere Teilnehmer akzeptiert werden kann, wird sie aus den Arbeitslisten der anderen Teilnehmer entfernt.
Nach dem Akzeptieren einer Genehmigungsaufgabe durch einen Teilnehmer wird ein Genehmigungsfenster angezeigt, in dem der Teilnehmer eine der folgenden Aktionen durchführen kann:
Darüber hinaus kann der Teilnehmer eventuell im Genehmigungsfenster vorhandene modifizierbare Felder aktualisieren. Sie können die in diesem Fenster angezeigten Felder beim Erstellen der Aufgabe editierbar machen.
Nachdem der Teilnehmer die Aufgabe unter Workflow-Kontrolle genehmigt oder abgelehnt hat, ist die Aktivität abgeschlossen und der Workflow-Prozess kann entlang des durch das Ergebnis der Aktivität vorgegebenen Pfads fortgesetzt werden. Dies wird im nächsten Abschnitt beschrieben.
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