El flujo de trabajo basado en políticas permite colocar un evento o una tarea de administración debajo del control de flujo de trabajo de acuerdo con la evaluación de una regla. Esto significa que, en lugar de que un evento o una tarea de administración siempre lance un proceso de flujo de trabajo, el proceso de flujo de trabajo ejecuta y genera un elemento de trabajo sólo si una regla asociada con el evento o la tarea de administración es verdadera.
Una regla de aprobación es una condición que determina si un proceso de flujo de trabajo se inicia o no. Si se inicia, el proceso de flujo de trabajo coloca el evento o la tarea de administración bajo el control del flujo de trabajo agregando un elemento de trabajo a una lista de trabajo del aprobador.
Una política de aprobación es la combinación de la regla de aprobación, el tipo de evaluación de regla, orden de política, descripción de política, y el proceso de flujo de trabajo.
Por ejemplo, al crear un nuevo grupo, puede definir una política de aprobación que coloque CreateGroupEvent bajo el control del flujo de trabajo y sólo cree un elemento de trabajo si el nuevo grupo forma parte de una organización principal designada. Si el nuevo grupo no forma parte de esa organización, no se ejecutará el proceso de flujo de trabajo, ni se creará ningún elemento de trabajo.
Si un evento tiene varias reglas, se tendrán que aprobar todos los procesos de flujo de trabajo asociados al evento para que el evento se pueda aprobar. Al igual que ocurre para las tareas de administración, puede definir una política de aprobación que coloca CreateGroupTask debajo del control de flujo de trabajo y crea un elemento de trabajo si el nombre del nuevo grupo comienza con "Ventas". Si el nombre del grupo nuevo no comienza con Ventas, el proceso de flujo de trabajo no se ejecuta y no se crea ningún elemento de trabajo.
Puede crear una regla de política que se evalúe siempre, o sólo cuando cambie un atributo específico de un objeto gestionado, por ejemplo, cuando cambie el valor del salario de un empleado.
Nota: En versiones anteriores del flujo de trabajo basado en la política, si algún aprobador modificaba los atributos, estos se enviaban a la reaprobación. Con la aprobación y el rechazo de nivel del atributos, solamente se aprueban cambios en cualquier etapa una vez. El elemento de trabajo nunca se envía a la reaprobación aunque el atributo contenido en la regla se modifique. Una vez que un aprobador aprueba un cambio, no verán el elemento de trabajo otra vez hasta que un cambio nuevo se envíe o la tarea se reenvíe.
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