A visszaterhelések feldolgozása › Osztályszámlák › A számlajóváhagyás működése

A számlajóváhagyás működése

A számlákat a pénzügyi vezető és az osztályvezető általában együtt hagyja jóvá. A pénzügyi vezető elküldi a számlákat jóváhagyásra, az osztályvezető pedig jóváhagyja vagy elutasítja azokat. Az osztályszámlákhoz való hozzáférési jogosultságok határozzák meg, hogy mely felhasználók végezhetik el a számlákkal kapcsolatos feladatokat.

A számlákért felelős szerepeket, illetve a számlák beküldésére és jóváhagyására vonatkozó határidőket a vállalat szabályai alapján, a helyes gyakorlatot figyelembe véve határozza meg. A jóváhagyási folyamat a következőképpen írható le:

1. A számlát a Számla előállítása feladat futtatásával állítják elő, amelynek rendszeres időközönkénti futtatása ütemezhető. A feladat befejezése után a számla Proforma állapottal érhető el. A számla nyitva áll további tranzakciók fogadására, és rendelkezésre áll az ellenőrzéshez. A pénzügyi vezető igény szerint manuálisan újragyárthatja a számlákat, és rögzítheti az újonnan hozzáadott tranzakciókat vagy a számla-előállítás ütemezett futtatásai közötti módosításokat.
2. A pénzügyi vezető elküldi a számlát jóváhagyásra. Az állapot „Elküldve” értékre változik, és a számla zárolttá válik. Ekkor már nem adhatók hozzá további tranzakciók. Ha az adott időszakra további tranzakciókat dolgoznak fel, akkor azok a következő időszak számláján fognak megjelenni.
3. Az osztályvezető jóváhagyhatja, illetve elutasíthatja a számlát.
   • Jóváhagyás esetén az állapot „Jóváhagyva” értékre változik. A számla kész, és nincs további teendő.
   • Elutasítás esetén az állapot „Elutasítva” értékre változik. A pénzügyi vezető módosíthatja és sztornírozhatja az egyes tranzakciókat, illetve az egész számlát is.