Zasoby i role › Tworzenie zasobów i ról

Tworzenie zasobów i ról

Menedżer ds. zasobów lub administrator aplikacji tworzy najpierw role służące jako obiekty zastępcze dla zasobów wymaganych przez projekty. Następnie tworzy zasoby, które są zatrudniane w celu wypełnienia zapotrzebowania reprezentowanego przez alokacje ról. Na końcu przypisuje zasoby do właściwych zespołów projektowych.

Na przykład można utworzyć rolę dla technika pracującego w terenie, a następnie — zasoby dla personelu i kontrahentów. Dla technika pracującego w terenie, który ma wyższe kwalifikacje, można utworzyć rolę zaawansowaną. Jeśli w projekcie jest wymagane wykorzystanie urządzeń, można utworzyć rolę wyposażenia niezwiązanego z robocizną. Następnie można utworzyć pozycję zasobu dla każdego dostępnego elementu wyposażenia należącego do firmy lub przez nią leasingowanego.

Aplikacja korzysta z właściwości finansowych zasobu w celu zastosowania poprawnych stawek i kosztów do przetwarzanych transakcji roboczych. Włącz właściwości finansowe zasobu, aby je księgować w programie CA Clarity PPM oraz wyświetlać na stronach i w raportach dotyczących finansów. Finansowe wartości rzeczywiste są widoczne w produkcie jedynie dla zasobów, dla których zostały włączone właściwości finansowe.

Na poniższej ilustracji przedstawiono kroki procesu tworzenia zasobów i ról.

Wykonaj następujące kroki:

1. Przejrzyj wymagania wstępne.
2. Utwórz zasób lub rolę robocizny albo Utwórz zasób lub rolę niezwiązaną z robocizną.
3. Przypisz umiejętności (tylko robocizna).
4. Włącz funkcje finansowe zasobu lub roli.

Przejrzyj wymagania wstępne.

Sprawdź, czy administrator zapewnił spełnienie następujących wymagań wstępnych:

• Skonfigurował hierarchię umiejętności.
• Przypisał wymagane prawa dostępu.

Tworzenie zasobu lub roli robocizny

Zasób robocizny można utworzyć za pomocą menu Strona główna lub Administrowanie. Po utworzeniu zasobu robocizny z poziomu menu Strona główna administrator może aktywować dla zasobu stan użytkownika oraz przypisać prawa dostępu i poświadczenia logowania.

Wykonaj następujące kroki:

1. Administrator może tworzyć nowe zasoby robocizny, wykonując poniższe czynności podrzędne. Jeśli nie jesteś administratorem, pomiń ten krok.
   1. Otwórz menu Administrowanie. W menu Organizacja i dostęp kliknij opcję Zasoby.
   2. Wypełnij wymagane pola, w tym unikatową nazwę użytkownika i identyfikator zasobu.
   3. Kliknij przycisk Zapisz i kontynuuj, aby przejść przez strony z kartami związane z nowym zasobem.
   4. Kliknij przycisk Powrót i potwierdź, że nowy zasób jest wyświetlany na liście, a jego stan to Aktywny.
2. Otwórz menu Strona główna i w menu Zarządzanie zasobami kliknij polecenie Zasoby.
3. Kliknij opcję Nowy.
4. W polu Zasób lub rola wybierz wartość Zasób.
5. W polu Typ zasobu wybierz wartość Robocizna.
6. Kliknij przycisk Dalej.
7. Wypełnij następujące pola na stronie Utwórz zasób - robocizna:

   Główna rola

   Określa główną rolę zasobu. Role zasobu mogą być różne w różnych inwestycjach. Rola główna umożliwia szybkie sprawdzenie w systemie CA Clarity PPM podstawowej dziedziny wiedzy zasobu.

   Kategoria

   Kategoria informuje o obszarze wiedzy i umiejętności danego zasobu.

   Przykład: Tworzenie oprogramowania lub Marketing produktu.

   Zewnętrzne

   Określa, czy zasób pracuje w zewnętrznej firmie.

   Domyślnie: wyczyszczone

   Dostępność

   Określa liczbę godzin w dniu roboczym, przez którą zasób powinien pracować. Liczba godzin dostępności jest automatycznie mnożona przez 5, czyli przez liczbę dni standardowego tygodnia roboczego.

   Domyślnie: 8

   Uwaga: To pole jest obowiązkowe, a znajdująca się w nim wartość musi być większa od zera w przypadku zasobu lub roli typu Robocizna. Wartość SCZ jest oparta na dostępności. Typ wydatku zasobu lub roli, który jest przypisany do zadania, nie ma domyślnej wartości SCZ.

   Kod typu wprowadzania danych

   Określa kod używany na potrzeby zasobu w transakcjach finansowych.

   Tryb śledzenia

   Wskazuje metodę śledzenia używaną do wprowadzania czasu dla tego zasobu.

   Wartości:

   • Clarity. Członkowie personelu korzystają z grafików do wprowadzania czasu dla przydzielonych im zadań.
   • Brak. Wartości rzeczywiste zasobów innych niż robocizna są śledzone za pośrednictwem potwierdzeń transakcji lub przy użyciu programu do planowania, takiego jak Open Workbench lub Microsoft Project.
   • Inne. Wskazuje, że wartości rzeczywiste są importowane z programu innej firmy.

     Domyślnie: Clarity

   Otwórz dla pozycji czasu

   Wskazuje, czy zasób może śledzić czas spędzony na realizacji przydziałów zadań przy użyciu grafików. Gdy opcja nie jest zaznaczona, zasób nie może rejestrować czasu w przypadku żadnego projektu.

   Domyślnie: zaznaczone

   Uwzględnij w składnicy danych

   Określa, czy zasób ma być uwzględniony w składnicy danych. Jeśli to pole jest wyczyszczone, zasób nie zostanie dodany do składnicy danych.

   Domyślnie: wyczyszczone

   Menedżer ds. zasobów

   Identyfikuje nazwisko osoby tworzącej zasób.

   Domyślnie: aktualnie zalogowany zasób.

   Menedżer alokacji

   Określa domyślnego menedżera alokacji dla tego zasobu typu robocizna.

8. Kliknij przycisk Zapisz.
9. Aby zdefiniować dostępność zasobu lub roli, kliknij kartę Kalendarz.
10. (Opcjonalnie) Kliknij kartę Właściwości, a następnie opcję Informacje kontaktowe. Wypełnij pola i zapisz zmiany.
11. Jeśli administrator nie wykonał kroku 1, należy aktywować nowy zasób i utworzyć hasło dla nazwy użytkownika.
    1. Otwórz menu Administrowanie i w menu Organizacja i dostęp kliknij opcję Zasoby.
    2. Wprowadź filtr umożliwiający wyszukanie nowego zasobu według identyfikatora lub stanu.
    3. Otwórz zasób i zmień wartość w polu stanu na Aktywny. Możesz także wybrać zasób i kliknąć opcję Aktywuj.
    4. Ustaw i potwierdź hasło.
    5. Kliknij przycisk Zapisz i powróć.

Tworzenie zasobu lub roli niezwiązanych z robocizną

Można utworzyć zasoby i role niezwiązane z robocizną, na przykład dla wyposażenia, materiałów lub wydatków. Utworzenie roli jako obiektu zastępczego w projekcie ułatwia planowanie zadań i szacowanie zakresu prac.

Wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz menu Strona główna i w menu Zarządzanie zasobami kliknij polecenie Zasoby.
2. Kliknij opcję Nowy.
3. W polu Zasób lub rola wybierz wartość Zasób lub Rola.
4. W polu Typ zasobu wybierz wartość Wyposażenie, Materiał lub Wydatek.
5. Kliknij przycisk Dalej.
6. Wypełnij na stronie następujące pola:

   Rola nadrzędna

   Określa rolę, która znajduje się w hierarchii jeden poziom wyżej niż dana.

   Przykład: Rola Deweloper aplikacji jest nadrzędna względem roli Deweloper sieci Web.

   Główna rola

   Określa główną rolę zasobu. Role zasobu mogą być różne w różnych inwestycjach. Rola główna umożliwia szybkie sprawdzenie w systemie CA Clarity PPM podstawowej dziedziny wiedzy zasobu.

   Kategoria

   Kategoria informuje o obszarze wiedzy i umiejętności danego zasobu.

   Przykład: Projektor, serwer, samochód dostawczy

   Zewnętrzne

   Określa, czy zasób pracuje w zewnętrznej firmie.

   Domyślnie: wyczyszczone

   Dostępność

   Wartość w tym polu reprezentuje liczbę godzin w dniu roboczym, przez którą zasób powinien pracować. Liczba godzin dostępności jest automatycznie mnożona przez 5, czyli przez liczbę dni standardowego tygodnia roboczego. Wartość SCZ jest oparta na obliczeniach dostępności. Zasób lub rola typu wydatek, które przypisano do zadania, nie mają domyślnej wartości SCZ.

   Domyślnie: 8

   Uwaga: To pole jest obowiązkowe, a znajdująca się w nim wartość musi być większa od zera tylko w przypadku zasobu lub roli typu Robocizna. Materiały i wyposażenie (ale nie wydatki) także mogą mieć określoną wartość dostępności.

   Menedżer ds. zasobów

   Nazwa menedżera, który ma prawa dostępu umożliwiające wykonywanie takich zadań, jak ustawianie alokacji danego zasobu.

   Domyślnie: aktualnie zalogowany zasób.

   Menedżer ds. zasobów

   Identyfikuje nazwisko osoby tworzącej zasób.

   Domyślnie: aktualnie zalogowany zasób.

   Menedżer alokacji

   Określa domyślnego menedżera alokacji dla tego zasobu typu robocizna.

7. Kliknij przycisk Zapisz.
8. Aby zdefiniować dostępność zasobu lub roli, kliknij kartę Kalendarz.
9. (Opcjonalnie) Kliknij menu Właściwości i w sekcji Strona główna opcję Finansowe. Wypełnij pola i zapisz zmiany.
10. (Opcjonalnie) W przypadku zasobów robocizny i wydatków (wyłącznie) kliknij menu Właściwości i w sekcji Strona główna kliknij opcję Informacje kontaktowe. Wypełnij pola i zapisz zmiany.

Przypisz umiejętności (tylko robocizna)

Umiejętności służą do opisywania tych możliwości zasobu lub roli robocizny, które umożliwiają wykonywanie zadań projektu. Definiowanie umiejętności zasobów robocizny jest pomocne dla innych użytkowników, którzy chcą przypisywać do ról w projektach zasoby o najwyższych kwalifikacjach.

Wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz menu Strona główna i w menu Zarządzanie zasobami kliknij polecenie Zasoby.
2. Otwórz zasób lub rolę.
3. Kliknij kartę Umiejętności.

   Zostanie wyświetlona strona Umiejętności zasobu zawierająca umiejętności wybranego zasobu lub roli.

4. Wprowadź kryteria filtrowania istniejącej umiejętności lub kliknij opcję Pokaż wszystkie.
5. Aby dodać umiejętność do listy, kliknij przycisk Dodaj.

   Zostanie wyświetlona strona Wybierz umiejętności, zawierająca wszystkie umiejętności dostępne w hierarchii umiejętności dla wszystkich zasobów i ról.

6. Wprowadź kryteria filtrowania istniejącej umiejętności lub kliknij opcję Pokaż wszystkie.
7. Wybierz umiejętność i kliknij przycisk Dodaj.

   Uwaga: W celu dodania umiejętności do hierarchii umiejętności należy skontaktować się z administratorem.

8. Kliknij przycisk Zapisz.
9. Dla każdej umiejętności wybierz wartości w polach Poziom kategorii zaawansowania, Udział i Waga.
   1. Przypisz do zasobów robocizny poziomy kategorii zaawansowania w postaci ocen wskazujących poziom umiejętności zasobu.
   2. Przypisz poziom udziału wskazujący, jak ważna jest ta umiejętność dla zasobu lub roli. Na przykład zasób z poziomem udziału 7 - Średni wykazuje większe zainteresowanie korzystaniem z umiejętności. Zasób z poziomem udziału 4 - Średni wykazuje mniejsze zainteresowanie.
   3. Współczynnik wagowy umożliwia wybór w przypadku istnienia wielu umiejętności o takim samym poziomie kategorii zaawansowania i udziału.
10. Kliknij przycisk Zapisz.

Włącz funkcje finansowe zasobu lub roli

Można włączyć funkcje finansowe dowolnego zasobu lub roli, które są powiązane z transakcjami finansowymi. Włączenie funkcji zasobu lub roli polega na dodaniu skojarzonych z nią danych finansowych w takich funkcjach, jak planowanie i prognozowanie finansowe.

Wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz menu Strona główna i w menu Zarządzanie zasobami kliknij polecenie Zasoby.
2. Otwórz zasób lub rolę.
3. Kliknij kartę Właściwości i wybierz opcję Finansowe w menu Strona główna.
4. Wypełnij następujące pola w sekcji Uzupełniające:

   Aktywne finansowo

   Wskazuje, czy są włączone atrybuty finansowe zasobu lub roli umożliwiające rejestrowanie działań związanych z zarządzaniem finansami dotyczącymi inwestycji.

   Klasa transakcji

   Określa zdefiniowaną przez użytkownika wartość pozwalającą grupować typy transakcji na potrzeby przetwarzania finansowego zasobu lub roli.

   Klasa zasobu

   Umożliwia finansowe klasyfikowanie zasobów lub ról, w których włączono funkcje przetwarzania finansowego.

5. Jeśli typem zasobu lub roli jest robocizna, wykonaj następujące kroki:
   1. Wypełnij pola Departament finansów i Lokalizacja finansowa.
   2. Zaznacz zasób jako aktywny finansowo.
6. (Opcjonalnie) Tylko w przypadku pozycji zasobów:
   1. Wypełnij następujące pola w sekcji Stawki i koszty:

      Rozliczana wartość docelowa %

      Dotyczy procentu docelowej stawki rozliczeniowej podlegającej rozliczeniu. Jeśli ma to zastosowanie, wprowadź docelową rozliczaną wartość procentową.

   2. Wypełnij pola w sekcji Wydatki.
7. Zapisz zmiany.