Gestion des portefeuilles › Exploration d'autres plans de portefeuille › Génération de versions du plan ou de scénarios

Génération de versions du plan ou de scénarios

Modifiez vos plans et enregistrez-les en tant que versions alternatives ou scénarios. Vous pouvez afficher des rapports de comparaison pour vos versions de plan de portefeuille et prendre ainsi les meilleures décisions possibles sur vos investissements de portefeuille.

Vous pouvez générer des versions alternatives d'un plan en modifiant par exemple les objectifs du portefeuille, le contenu et les attributs d'investissement spécifiques (par exemple : dates, statut, ressources). Par exemple, copiez un plan et créez une autre version en réduisant le coût d'un pourcentage spécifique.

Exemple : Génération de versions de plan

Lors d'une réunion de planification avec le personnel directeur, le gestionnaire du portefeuille informatique de Forward Inc. sélectionne le Plan PMO informatique 2014. Le gestionnaire de portefeuilles présente la vue Ligne de séparation du plan pour indiquer les détails suivants au personnel :

• Tous les projets et leur classement actuel
• Les demandes de projets, en comparant les contraintes visées en termes de coûts, de ressources et de bénéfices
• Les coûts de capital, les ressources en ingénierie, les ressources d'analyste commercial et les ressources de gestion de projets en comparant les contraintes visées en termes de coûts et de ressources

Le personnel révise la liste des priorités et formule les observations suivantes :

• Sur un budget de coût ciblé à 20 millions USD, 15 millions concernent des projets actuellement situés au-dessus de la ligne de séparation ou financés.
• Sur un objectif de 30 millions USD de bénéfices, leurs projets financés représentent uniquement 20 millions USD de bénéfices. Les projets financés apparaissent au-dessus de la ligne de séparation dans la vue.
• Sur 70 ressources disponibles pour les travaux de projet, 60 ont déjà été attribuées aux projets financés.

Le directeur explique comment les employés doivent utiliser les ressources de manière plus efficace et travailler pour atteindre les objectifs commerciaux suivants :

• Une initiative de l'entreprise doit réduire les coûts de 10 % en externalisant 20 % du personnel. Le service informatique s'engage à réaliser cet objectif.
• Le service informatique doit être plus stratégique. L'équipe des ventes veut investir dans une nouvelle solution commerciale de logiciel à la demande. Cette solution coûte 6 millions USD et il reste seulement 5 millions dans le budget informatique. La nouvelle solution laisse présager 10 millions USD supplémentaires en termes de bénéfices permettant d'atteindre les bénéfices cibles.
• L'équipe Finances vient de livrer un projet obligatoire s'élevant à 500 000 USD. Le projet ne produit pas de bénéfices, mais répond à une exigence réglementaire de sorte que la société peut poursuivre ses activités.

Le gestionnaire de portefeuilles crée une autre version du plan en copiant le Plan PMO informatique 2014 et le renomme Option 1 : Coupe de 10 % plus engagements du Directeur. Dans la nouvelle version de plan, le gestionnaire de portefeuilles applique les ajustements suivants :

• Il réduit l'objectif de coût de 10 % dans l'objectif distribué.
• Il modifie la combinaison de ressources informatiques prévues de sorte à externaliser 20 %.
• Il modifie la dotation en personnel des rôles locaux en rôles externalisés pour refléter l'objectif d'externalisation.
• Il déplace le projet de finance obligatoire au-dessus de la ligne de séparation, consommant 500 000 USD.
• Il approuve ou déplace le projet de logiciel à la demande au-dessus de la ligne de séparation, consommant 6 million USD.

Le gestionnaire de portefeuilles révise la nouvelle version du plan avec le directeur et le personnel.

Ensemble, ils observent que le département dépasse toujours l'objectif de coût de 1,5 millions USD, mais que l'objectif de bénéfices est atteint. De même, leurs objectifs locaux et externalisés ne sont pas réalisés. Ils apportent les modifications suivantes au plan :

• Ils déplacent le projet Système de bénéfices basé sur le Web, de priorité faible, sous la ligne de séparation, libérant 1 million USD de coûts et quatre ressources. Il leur reste désormais 500 000 USD de dépassement du budget.
• Ils externalisent 20 % de leur travail et réduisent l'écart entre leurs objectifs locaux et externalisés.
• Ils affectent la tâche de création de nouveaux plans de ressources et de coûts avec les nouveaux objectifs de ressources au directeur PMO.

Le gestionnaire de portefeuilles enregistre les modifications dans le plan et informe le personnel. Le directeur approuve le nouveau plan, mais indique que leurs activités doivent être menées de manière réactive. Si le groupe informatique peut se centrer davantage sur les opportunités stratégiques dans la société, il pourrait ajouter davantage de valeur à la ligne inférieure. Ils peuvent créer un impact supérieur en générant plus de fonds. Par exemple, il existe deux petits projets dans la liste, une initiative du gestionnaire des contacts et une proposition de service Transformation de compensation des ventes. Les projets sont relativement faibles en termes de coûts (1,3 millions USD), mais ils laissent présager 13 millions USD de retour sur investissement.

Sur la base des entrées du directeur, le gestionnaire de portefeuilles crée une autre version du plan appelé Option 2 : Augmentation du budget et travail stratégique avec impact considérable. Dans cette version, le gestionnaire de portefeuilles applique les ajustements suivants et présente le nouveau plan au directeur :

• Il augmente l'objectif général pour les coûts, tel que défini dans les propriétés du portefeuille, de 2 millions USD.
• Il augmente l'objectif de haut niveau pour les bénéfices, tel que défini dans les propriétés du portefeuille, de 13 millions USD.
• Il déplace le projet du système de bénéfices basé sur le Web, que l'équipe a préalablement décidé de suspendre, sous la ligne de séparation, libérant ainsi 1 million USD.
• Il déplace le projet de finance obligatoire au-dessus de la ligne de séparation et l'approuve, consommant 500 000 USD.
• Il déplace le projet de logiciel à la demande au-dessus de la ligne de séparation, l'approuve, consommant 6 millions USD.
• Il ajoute les deux projets stratégiques mentionnés par le directeur au-dessus de la ligne de séparation, consommant 1,3 millions USD en coûts et ajoutant 13 millions USD de bénéfices.

Procédez comme suit :

1. Ouvrez le menu Accueil et dans la section Gestion des portefeuilles, cliquez sur Portefeuilles.
2. Ouvrez le portefeuille pour lequel vous souhaitez créer une version du plan.
3. Cliquez sur Plans.
4. Sélectionnez le plan pour lequel vous voulez créer une version et cliquez sur Copier.
5. Pour créer une version différente du plan, renommez le plan.
6. Modifiez les propriétés du plan qui sont basées sur la nouvelle configuration requise.