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Fonctionnement de l'approbation des factures

En règle générale, le responsable financier et le responsable du département travaillent conjointement pour approuver les factures. Le responsable financier soumet les factures pour approbation et le responsable du département les approuve ou les rejette. Les droits d'accès aux factures du département déterminent les utilisateurs autorisés à exécuter les tâches relatives aux factures.

Consultez les stratégies et les meilleurs pratiques de votre entreprise pour identifier les rôles chargés des factures et déterminer les périodes limites de soumission et d'approbation des factures. Voici une description du processus d'approbation :

1. La facture est générée par exécution du job Emettre des factures, qui peut être planifié pour une exécution régulière. Une fois le job terminé, la facture est disponible avec le statut Pro forma. La facture est ouverte pour inclure des transactions supplémentaires et reste disponible pour révision. Si nécessaire, le responsable financier peut recréer manuellement des factures pour capturer des transactions ou des ajustements nouvellement ajoutés entre deux générations de factures planifiées.
2. Le responsable financier soumet la facture pour approbation. Le statut devient Soumis(e) et la facture est verrouillée. Aucune transaction ne peut y être ajoutée. Si des transactions supplémentaires sont traitées pour cette période, elles sont ajoutées à la facture de la prochaine période.
3. Le responsable du département peut approuver ou rejeter la facture.
   • Si elle est approuvée, son statut devient Approuvé(e). La facture est complète et aucune action supplémentaire n'est requise.
   • Si la facture est rejetée, son statut devient Rejeté(e). Le responsable financier peut ajuster ou extourner une transaction spécifique ou l'ensemble de la facture.