Administration af dine porteføljer › Undersøg alternative porteføljeplaner › Generer versioner af planen eller scenarierne

Generer versioner af planen eller scenarierne

Modificer dine planer, og gem dem som alternative versioner eller scenarier. Du kan få vist sammenligningsrapporter for versionerne af dine porteføljeplaner og finde frem til den bedst mulige beslutning vedrørende dine porteføljeinvesteringer.

Du kan generere alternative versioner af en plan ved potentielt at ændre porteføljens mål, indhold og bestemte investeringsattributter (f.eks. datoer, status ressourcer). Du kan f.eks. kopiere en plan og oprette en anden version ved at reducere omkostningerne med en bestemt procentsats.

Eksempel: Generere versioner af planer

På planlægningsmødet med informationschefens personale vælger it-porteføljechefen hos Forward Inc. IT PMO-planen for 2014. Porteføljechefen præsenterer visningen Vandlinjer for planen for at vise følgende detaljer til medarbejderne:

• Alle projekter og deres aktuelle klassificering.
• Projektbehovene i sammenligning med de målsatte begrænsninger på omkostninger, ressourcer og fordele.
• Kapitalomkostningerne, teknikerressourcer, forretningsanalytikerressourcer samt projektledelsesressourcer holdt op mod de målsatte begrænsninger på omkostninger og ressourcer.

Personalet gennemgår den prioriterede liste og laver følgende observationer:

• Ud af omkostningerne på de $ 20 millioner, som er afsat i budgettet, har de projekter til en værdi af $ 15 millioner, som aktuelt er over vanlinjen eller finansieret.
• Ud af de $ 30 millioner, der er sat som mål for udbytte, repræsenterer deres finansierede projekter kun udbytte svarende til $ 20 millioner. De finansierede projekter vises over vandlinjen i visningen.
• Ud af de 70 ressourcer, som er tilgængelige til projektarbejde, har de allerede dedikeret 60 til de finansierede projekter.

Informationschefen taler om, hvordan medarbejderne skal bruge ressourcer mere effektivt og arbejde frem mod at opfylde følgende virksomhedsmålsætninger:

• Et virksomhedsinitiativ om at reducere omkostningerne med 10 procent ved at outsource 20 procent af medarbejderstaben. It-afdelingen er dedikeret til at nå dette mål.
• Behovet for mere strategi for it. Salgsteamet vil investere i en ny SaaS-salgsløsning (software as a service). Løsningen koster $ 6 millioner, og der er kun $ 5 millioner tilbage i it-budgettet. Den nye løsning lover $ 10 millioner ekstra i udbytte, som kan være med til at nå målet for udbytte.
• Økonomiteamet har lige leveret et obligatorisk projekt, som koster $ 500.000. Projektet genererer ikke noget udbytte, men lever op til et lovmæssigt krav, som er en betingelse for, at virksomheden kan fortsætte sine forretningsaktiviteter.

Porteføljechefen opretter en anden version af planen ved at kopiere IT PMO-planen for 2014 og omdøbe den til "Mulighed 1: 10 procents nedskæring plus CIO-engagementer". Porteføljechefen foretager følgende justeringer i versionen med den nye plan:

• Reducerer omkostningsmålene med 10 procent i det distribuerede mål.
• Ændrer blandingen af planlagte it-ressourcer, således at 20 procent outsources.
• Ændrer bemandingen af roller fra lokale roller til outsourcede roller, så ønsket om outsourcing afspejles.
• Flytter det obligatoriske finansieringsprojekt over vandlinjen, så der bruges $ 500.000.
• Godkender eller flytter SaaS-projektet over vandlinjen, så der bruges $ 6 millioner.

Porteføljechefen gennemgår den nye version af planen sammen med informationschefen (CIO) og personalet.

Sammen kan de se, at afdelingen stadig ligger $ 1,5 million over deres omkostningsmål, men at de når målet for udbytte. De mangler også stadig deres lokale og outsourcede mål. De foretager de følgende ændringer af planen:

• De flytter projektet med det lavt prioriterede webbaserede udbyttesystem ned under vandlinjen, så der frigøres $ 1 million i omkostninger samt fire ressourcer. Nu overskrider de kun budgettet med $ 500.000.
• De outsourcer 20 procent af deres arbejde og lukker hullet mellem deres lokale og outsourcede mål.
• Tildel opgaven med oprettelse af nye ressourceplaner og omkostningsplaner med de nye ressourcemålsætninger til PMO-direktøren.

Porteføljechefen gemmer ændringerne i planen og giver personalet besked. Informationschefen kan lide den nye plan, men giver udtryk for, at de driver forretninger i reaktiv tilstand. Hvis it-gruppen kan fokusere mere på de strategiske muligheder i virksomheden, kan de skabe meget større værdi på bundlinjen. De kan gøre en større forskel ved at generere flere midler. Der er f.eks. to små projekter på listen – et kontaktstyringsinitiativ og et transfomationsforslag for salgskompensation. Projekternes omkostninger er relativt lave ($ 1,3 million), men de lover et kapitalafkast af investeringen på $ 13 millioner.

På baggrund af input fra informationschefen opretter porteføljechefen en anden version af planen, som hedder "Mulighed 2: Øge budgettet samt strategisk arbejde med betydelig indvirkning". I denne version foretager porteføljechefen følgende justeringer og viser den nye plan til informationschefen:

• Øger højniveaumål for omkostninger, sådan som det er defineret i porteføljeegenskaberne, med $ 2 millioner.
• Hæver højniveaumål for udbytte, sådan som det er defineret i porteføljeegenskaberne, med $ 13 millioner.
• Flytter projektet for det webbaserede udbyttesystem, som teamet tidligere besluttede at suspendere, ned under vandlinjen, så der frigøres $ 1 million.
• Flytter det obligatoriske finansieringsprojekt over vandlinjen og godkender det, så der bruges $ 500.000.
• Flytter SaaS-projektet over vandlinjen og godkender det, så der bruges $ 6 millioner.
• Tilføjer de to strategiske projekter, som informationschefen nævnte, over vandlinjen, så der bruges $ 1,3 million i omkostninger, og der tilføjes $ 13 millioner i udbytte.

Følg disse trin:

1. Åbn Startside, og klik på Porteføljer i menuen Porteføljestyring.
2. Åbn den portefølje, du vil oprette en version af en plan for.
3. Klik på Planer.
4. Vælg den plan, som du vil oprette en version af, og klik på Kopier.
5. Hvis du vil oprette en anden version af planen, skal du give planen et nyt navn.
6. Rediger egenskaber for planen på baggrund af de nye krav.