Recursos e funções › Como criar recursos e funções

Como criar recursos e funções

Como um gerente de recursos ou administrador de aplicativo, crie funções primeiro como espaços reservados para os recursos que seus projetos necessitam. Em seguida, crie os recursos que você contrata para preencher a demanda que as alocações de funções representam. Finalmente, atribua os recursos às equipes de projeto adequadas.

Por exemplo, crie uma função para um técnico de campo e crie recursos para seus funcionários e prestadores de serviços. É possível criar uma função avançada de um técnico de campo líder com mais de habilidades. Crie uma função de equipamento que não seja de mão-de-obra sempre que um projeto precisar de equipamento. Em seguida, crie uma entrada do recurso para cada equipamento disponível que sua empresa possui ou aluga.

O aplicativo usa as propriedades financeiras do recurso para aplicar as taxas e os custos corretos às transações de trabalho à medida que são processadas. Para enviar para o CA Clarity PPM e serem exibidos nas páginas e nos relatórios financeiros, ative as propriedades financeiras de um recurso. As horas trabalhadas financeiras ficam visíveis no produto apenas se um recurso estiver ativado financeiramente.

O gráfico a seguir mostra as etapas de criação de recursos e funções.

Siga estas etapas:

1. Verificar os pré-requisitos.
2. Criar um recurso de mão-de-obra ou Criar um recurso ou uma função que não seja de mão-de-obra.
3. Atribuir habilidades (mão-de-obra somente).
4. Ativar financeiramente um recurso ou uma função.

Verifique os pré-requisitos

Verifique se o administrador satisfez os seguintes pré-requisitos:

• Configurou a hierarquia de habilidades.
• Atribuiu os direitos de acesso necessários.

Criar um recurso ou uma função de mão-de-obra

É possível criar um recurso de mão-de-obra usando os menus Página inicial ou Administração. Quando cria um recurso de mão-de-obra no menu Página inicial, o administrador pode ativar seu status de usuário e atribuir direitos e credenciais de logon.

Siga estas etapas:

1. Como administrador, é possível criar novos recursos de mão-de-obra usando as seguintes subetapas. Se não for um administrador, ignore esta etapa.
   1. Abrir a Administração. Em Organização e acesso, clique em Recursos.
   2. Preencha os campos necessários, incluindo um nome de usuário exclusivo e ID do recurso.
   3. Clique em Salvar e continuar para navegar pelas páginas com guias do novo recurso.
   4. Clique em Voltar e confirme se o novo recurso é exibido na lista com o status ativo.
2. Abra o menu Página inicial e, em Gestão de recursos, clique em Recursos.
3. Clique em Novo.
4. No campo Recurso ou função, selecione Recurso.
5. No campo Tipo de recurso, selecione Mão-de-obra.
6. Clique em Avançar.
7. Preencha a página Criar Recurso-Mão-de-obra, incluindo os seguintes campos:

   Função principal

   Indica a função principal do recurso. As funções podem diferir de investimento para investimento. Uma função principal permite que outros recursos do CA Clarity PPM tenham uma visão geral da principal área de especialização de um recurso.

   Categoria

   Define a categoria que identifica a área de especialização do recurso.

   Exemplo: Desenvolvimento de software ou Marketing de produto.

   Externo

   Especifica se o recurso funciona para uma empresa externa.

   Padrão: desmarcado

   Disponibilidade

   Define o número de horas de trabalho do recurso em um dia útil. O número de disponibilidade é automaticamente multiplicado por cinco, que é a quantidade de dias de uma semana de trabalho padrão.

   Padrão: 8

   Observação: esse campo é obrigatório e deve ser maior que zero para o tipo de mão-de-obra do recurso ou da função. A EPT baseia-se na disponibilidade. Um tipo de gasto de função ou recurso que é atribuído a uma tarefa não tem uma EPT padrão.

   Código de tipo de entrada

   Especifica um código que é usado para o recurso em transações financeiras.

   Modo de acompanhamento

   Indica o método de acompanhamento usado para inserir horário para esse recurso.

   Valores:

   • Clarity. Os integrantes da equipe inserem o horário relativo às tarefas atribuídas usando planilhas de horas.
   • Nenhum. Os recursos que não são de mão-de-obra acompanham as horas trabalhadas por meio de vouchers de transação ou por meio do agendador de desktop, como o Open Workbench e Microsoft Project.
   • Outro. Indica que as horas trabalhadas são importadas de um programa de terceiros.

   Padrão: Clarity

   Aberto para entrada de horas

   Especifica se o recurso pode usar planilhas de horas para rastrear as horas gastas em atribuições de tarefas. Quando essa opção é desmarcada, o recurso não pode registrar o tempo em nenhum projeto.

   Padrão: selecionado

   Incluir no datamart

   Especifica o recurso para inclusão no datamart. Quando desmarcado, o recurso não é adicionado ao datamart.

   Padrão: desmarcado

   Gerente de recursos

   Identifica o nome da pessoa que está criando o recurso.

   Padrão: o recurso conectado no momento.

   Gerente de reservas

   Indica o gerente de reservas padrão para esse recurso de mão-de-obra.

8. Clique em Salvar.
9. Para definir a disponibilidade do recurso ou da função, clique na guia Calendário.
10. (Opcional) Clique na guia Propriedades e em Informações de contato. Preencha os campos e salve as alterações.
11. Como um administrador, se não tiver executado a Etapa 1, ative o novo recurso e crie uma senha para efetuar logon.
    1. Abra o menu Administração e, em Organização e acesso, clique em Recursos.
    2. Insira um filtro para localizar o novo recurso por ID ou por status.
    3. Abra o recurso e altere o campo Status para Ativo. Também é possível selecionar o recurso e clicar em Ativar.
    4. Defina uma senha e a confirme.
    5. Clique em Salvar e voltar.

Criar um recurso ou uma função que não seja de mão-de-obra

É possível criar funções e recursos que não sejam de mão-de-obra, incluindo equipamento, material ou despesa. Crie uma função como espaço reservado em um projeto para ajudar a planejar tarefas e estimar o escopo de trabalho.

Siga estas etapas:

1. Abra o menu Página inicial e, em Gestão de recursos, clique em Recursos.
2. Clique em Novo.
3. No campo Recurso ou função, selecione Recurso ou Função.
4. No campo Tipo de recurso, selecione Equipamento, Material ou Despesa.
5. Clique em Avançar.
6. Preencha a página incluindo os seguintes campos:

   Função pai

   Especifica a função um nível superior a esta função em uma hierarquia.

   Exemplo: a função Desenvolvedor de aplicativos é pai da função Desenvolvedor da Web.

   Função principal

   Indica a função principal do recurso. As funções podem diferir de investimento para investimento. Uma função principal permite que outros recursos do CA Clarity PPM tenham uma visão geral da principal área de especialização de um recurso.

   Categoria

   Define a categoria que identifica a área de especialização do recurso.

   Exemplo: projetor, servidor, caminhão

   Externo

   Especifica se o recurso funciona para uma empresa externa.

   Padrão: desmarcado

   Disponibilidade

   Esse campo representa o número de horas em um dia útil que o recurso deve trabalhar. O número de disponibilidade é automaticamente multiplicado por cinco, que é a quantidade de dias de uma semana de trabalho padrão. A EPT baseia-se em cálculos de disponibilidade. Um recurso ou função de tipo despesa que é atribuído a uma tarefa não tem uma EPT padrão.

   Padrão: 8

   Observação: esse campo é obrigatório e deve ser maior que zero somente para o tipo de recurso ou função Mão-de-obra. Os materiais e equipamentos (mas não as despesas) também podem ter um valor de disponibilidade.

   Gerente de recursos

   Identifica o nome do gerente com direitos de acesso para executar tarefas como definir a alocação deste recurso.

   Padrão: o recurso conectado no momento.

   Gerente de recursos

   Identifica o nome da pessoa que está criando o recurso.

   Padrão: o recurso conectado no momento.

   Gerente de reservas

   Indica o gerente de reservas padrão para esse recurso de mão-de-obra.

7. Clique em Salvar.
8. Para definir a disponibilidade do recurso ou da função, clique na guia Calendário.
9. (Opcional) Clique no menu Propriedades e, em Principal, clique em Finanças. Preencha os campos e salve as alterações.
10. (Opcional) Para os recursos de despesa e mão-de-obra, clique no menu Propriedades e, em Principal, clique em Informações de contato. Preencha os campos e salve as alterações.

Atribuir habilidades (mão-de-obra somente)

É possível usar habilidades para descrever os talentos que um recurso ou função de mão-de-obra possui para as tarefas do projeto. Definir as habilidades dos recursos de mão-de-obra é útil para outros usuários que desejem atribuir os recursos mais qualificados a funções em projetos.

Siga estas etapas:

1. Abra o menu Página inicial e, em Gestão de recursos, clique em Recursos.
2. Abra um recurso ou uma função.
3. Clique na guia Habilidades.

   A página Habilidades do recurso é exibida, mostrando as habilidades da função ou do recurso selecionado.

4. Insira critérios de filtro para uma habilidades existente ou clique em Mostrar tudo.
5. Para adicionar uma habilidade à lista, clique em Adicionar.

   A página Selecionar habilidades é exibida, mostrando todas as habilidades disponíveis na hierarquia de habilidades para todos os recursos e funções.

6. Insira critérios de filtro para uma habilidades existente ou clique em Mostrar tudo.
7. Selecione uma habilidade e clique em Adicionar.

   Observação: para adicionar uma habilidade à hierarquia de habilidades, entre em contato com o administrador.

8. Clique em Salvar.
9. Para cada habilidade, selecione valores para os campos Nível de proficiência, Interesse e Ponderação.
   1. Atribua níveis de proficiência para os recursos de mão-de-obra como uma classificação que indique a eficiência com que o recurso executa a habilidade.
   2. Atribua um nível de interesse para indicar a importância desta habilidade para o recurso ou para a função. Por exemplo, um recurso com o nível de interesse 7 – Médio tem maior interesse em desempenhar uma habilidade. Um recurso com o nível de interesse 4 – Médio representa menos interesse.
   3. Use o fator de ponderação como um critério de desempate se existirem várias habilidades com os mesmos graus de proficiência e interesse.
10. Clique em Salvar.

Ativar financeiramente um recurso ou uma função

É preciso ativar financeiramente qualquer recurso ou função envolvido em transações financeiras. Ativar o recurso ou a função inclui dados financeiros associados em recursos, como projeção e planejamento financeiro.

Siga estas etapas:

1. Abra o menu Página inicial e, em Gestão de recursos, clique em Recursos.
2. Abra o recurso ou a função.
3. Clique na guia Propriedades e selecione Finanças, em Principal.
4. Preencha a seção Suplementar, incluindo os seguintes campos:

   Financeiramente ativo

   Indica se os atributos financeiros de um recurso ou função são ativados para registrar atividades de gerenciamento financeiro em um investimento.

   Classe de transação

   Especifica um valor definido pelo usuário que agrupa os tipos de transação para o processamento financeiro do recurso ou da função.

   Classe de recurso

   Categoriza recursos e funções ativados financeiramente para processamento financeiro.

5. Se o tipo de recurso ou função for mão-de-obra, execute as seguintes etapas:
   1. Preencha os campos Departamento financeiro e Local financeiro.
   2. Marque o recurso como ativo financeiramente.
6. (Opcional) Somente para entradas de recursos:
   1. Preencha os campos Taxas e custos, incluindo os seguintes campos:

      Alvo % cobrável

      Refere-se à porcentagem da taxa de faturamento alvo que pode ser cobrável. Insira a porcentagem alvo cobrável deste recurso, se aplicável.

   2. Preencha os campos na seção Despesas.
7. Salve as alterações.