Slik setter du opp økonomistyring › Økonomiske matriser › Slik setter du opp kostnad/sats-matriser:

Slik setter du opp kostnad/sats-matriser:

Som økonomileder kan du sikre at standard kostnader og satser gjelder alle detaljerte økonomiplaner og transaksjoner for investeringer. Opprett en standard kostnad/sats-matrise som gir standardverdier fra en sentralisert kostnad/sats-matrise i økonomisystemet. Den standardiserte standardinformasjonen eliminerer behovet for å definere kostnader og satser for ulike økonomiplaner og transaksjoner enkeltvis.

Fyll ut kostnad/sats-matrisen med følgende typer økonomiske verdier:

• Planlagte kostnader for investeringer for bruk i detaljerte økonomiplaner.
• Faktureringssatser for økonomiske transaksjoner som behandles mot investeringene.

Eksempel: Sette opp en kostnad/sats-matrise som er basert på ressursklasse

Document Management Company registrerer kostnader i økonomisystemet ved å bruke ressursklassen og koden for inndatatype for ressursene som er tildelt til deres investeringer. Selskapet har fire ulike ressursklasser som er tildelt til to ulike koder for inndatatype. Ressursklassene og kodene for inndatatype har forskjellige kostnader som er knyttet til dem. Fakturerbart arbeid har for eksempel en faktisk kostnad på 100 USD, mens ikke-fakturerbart arbeid ikke har noen tilknyttet kostnad. Kostnad for ikke-arbeidsrelaterte ressursklasser beregnes også som 1 USD x antall.

For å kunne oppfylle selskapets krav setter økonomileder Sam hos Document Management Company opp en kostnad/sats-matrise med fem ulike rader. Sam oppretter én rad for hver kombinasjon av ressursklasse (arbeidsrelatert og ikke-arbeidsrelaterte) og kode for inndatatype, og fyller ut raden med riktig kostnad. Matriseradene definerer kriteriene for påføring av kostnader på ressurser for transaksjonsbehandling. Følgende tabell viser matriseradene:

Følgende diagram beskriver hvordan økonomilederen setter opp en kostnad/sats-matrise:

Følg denne fremgangsmåten:

1. Bekreft forhåndskravene.
2. Opprett kostnad/sats-matrisen.
3. Tildel kolonner til matrisen.
4. Legg til rader i matrisen.

Kontroller forhåndskravene

Før du setter opp en kostnad/sats-matrise, må disse forutsetningene være oppfylt:

Forstå

Kontroller at du forstår følgende økonomistyringsprinsipper:

• Kostnadsplanlegging kontra faktisk, skattemessige kalendersykluser, skatteperioder og hvordan de er definert i din organisasjon.
• Ønskede resultater for en hvilken som helst type konfigurasjon. Når du begynner å bruke de konfigurerte dataene til å opprette forekomstdata, kan du ikke endre konfigurasjonen. Du kan for eksempel ikke slette skatteperioder, ONS-enheter for avdeling eller plassering eller økonomiklassifiseringer som applikasjonen bruker.
• Hvordan du vil sette opp organisasjonsstrukturen ved å bruke enhet og ONS-enheter for plassering og avdeling. Organisering er viktig, fordi når du bruker applikasjonen eller genererer rapporter, grupperes informasjon etter ønsket resultat.
• Hvordan konfigurasjonene, klassifiseringene og definisjonene påvirker dataflyten for tredjepartsintegreringer og behandling av tilbakeføringer.

Konfigurere en enhet

Kontroller at du har opprettet og satt opp en økonomisk enhet som beskrevet i scenarioet Slik konfigurerer du en økonomisk enhet.

Planlegge matrisen

Kontroller at du har samlet inn følgende informasjon som kreves for å planlegge matrisen:

• Bestem om matrisen er basert på ressursrollen, ressursen, koden for inndatatype eller debiteringskoden osv. Hvis den er basert på investeringer eller ressurser, må du kontrollere at de er økonomisk aktiverte.
• Etabler en navngivningskonvensjon for matrisen.
• Kontroller og aktiver valutaen som kreves for matrisen.
• Bestem om matrisen må være merket privat. I så fall må du bestemme hvem som må ha tilgang til den.
• Kontroller at eventuelle data som skal brukes i matrisen, er opprettet før matrisen etableres. Du kan for eksempel ikke legge til rollen ressursansvarlig i matrisen før den er lagt til i ressursadministrasjon.
• Du kan eventuelt konfigurere kostnad pluss-koder for å bruke dem til påslag for faktiske eller standard kostnader i kostnad/sats-matrisen.