Terugboekingen verwerken › Afdelingsfacturen › Het goedkeuren van facturen

Het goedkeuren van facturen

Meestal werken de financieel manager en de afdelingsmanager samen om facturen goed te keuren. De financieel manager dient facturen ter goedkeuring in en de afdelingsmanager keurt facturen goed of wijst facturen af. De toegangsrechten tot afdelingsfacturen bepalen welke gebruikers factuurtaken kunnen uitvoeren.

Gebruik het beleid en de beproefde methoden van uw bedrijf om aan te geven wie de verantwoordelijkheid heeft voor facturen en voor het bepalen van de sluitingsperioden voor het indienen en goedkeuren van facturen. Het goedkeuringsproces wordt hieronder beschreven:

1. De factuur wordt gegenereerd wanneer u de taak Factuur genereren uitvoert. Deze taak kan volgens planning regelmatig worden uitgevoerd. Als de job is voltooid, is de factuur beschikbaar met de status Pro-forma. De factuur is open voor aanvullende transacties en voor controle. De financieel manager kan facturen indien nodig handmatig opnieuw genereren om tussen geplande sessies voor het genereren van facturen nieuw toegevoegde transacties of wijzigingen vast te leggen.
2. Uw financieel manager dient de factuur ter goedkeuring in. De status wordt gewijzigd in 'Verzonden' en de factuur wordt vergrendeld. Er kunnen geen transacties meer worden toegevoegd. Als tijdens deze periode extra transacties worden verwerkt, worden deze transacties aan de factuur van de volgende periode toegevoegd.
3. De afdelingsmanager kan de factuur goedkeuren of afwijzen.
   • Als de factuur is goedgekeurd, wordt de status 'Goedgekeurd'. De factuur is voltooid en er kunnen geen handelingen meer worden uitgevoerd.
   • Als de factuur is afgewezen, wordt de status 'Afgewezen'. De financieel manager kan een specifieke transactie of de volledige factuur wijzigen of terugdraaien.