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Cómo crear recursos y funciones

Como gestor de recursos o administrador de aplicaciones, primero cree roles como marcadores de posición para los recursos que requieren los proyectos. A continuación, cree los recursos que se contratan para cubrir la demanda que representan las adjudicaciones del rol. Finalmente, asigne los recursos a los equipos del proyecto oportunos.

Por ejemplo, cree un rol para un técnico de campo y, a continuación, cree recursos para el personal y los contratistas. Se puede crear un rol avanzado para un técnico de campo de contacto con más habilidades. Cree un rol de equipamiento que no sea de trabajo cuando un proyecto requiera maquinaria. A continuación, cree una entrada de recurso para cada pieza de equipamiento disponible que la compañía tenga en propiedad o en arrendamiento.

La aplicación utiliza las propiedades financieras del recurso para aplicar los costes y las tasas correctas a las transacciones del trabajo conforme se procesan. Para que se registren en CA Clarity PPM y aparezcan en las páginas y los informes financieros, active las propiedades financieras del recurso en cuestión. Los datos reales financieros solo los pueden ver en el producto aquellos recursos que estén activos financieramente.

Los siguientes gráficos muestran los pasos para crear recursos y roles.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Revise los requisitos previos.
2. Cree un rol o recurso de trabajo o bien cree un rol o recurso que no sean de trabajo.
3. Asigne las habilidades oportunas (solo elementos de trabajo).
4. Active el recurso o el rol en términos financieros.

Revisión de los requisitos previos

Asegúrese de que el administrador haya cumplido los siguientes requisitos previos:

• Debe haber configurado la jerarquía de habilidades.
• Debe haber asignado los derechos de acceso obligatorios.

Creación de un rol o recurso de trabajo

Se puede crear un recurso de trabajo mediante el menú Página principal o Administración. Cuando se crea un recurso de trabajo desde el menú Página principal, el administrador puede activar el estado de los usuarios, además de asignar derechos y credenciales de inicio de sesión.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Como administrador, puede utilizar los siguientes pasos secundarios para crear nuevos recursos de trabajo. Si no es administrador, omita este paso.
   1. Abra Administración. En Organización y acceso, haga clic en Recursos.
   2. Rellene los campos obligatorios, incluido un ID de recurso y un nombre de usuario únicos.
   3. Haga clic en Guardar y continuar para desplazarse por las páginas con fichas para el nuevo recurso.
   4. Haga clic en Volver y asegúrese de que el nuevo recurso aparezca en la lista con el estado activo.
2. Abra Página principal y en Gestión de recursos, haga clic en Recursos.
3. Haga clic en Nuevo.
4. En el campo Recurso o rol, seleccione Recurso.
5. En el campo Tipo de recurso, seleccione Trabajo.
6. Haga clic en Siguiente.
7. Rellene la página Crear recurso - Trabajo, incluidos los siguientes campos:

   Función primaria

   Indica el rol primario para el recurso. Los roles pueden cambiar de inversión a inversión. Un rol primario permite a otros recursos de CA Clarity PPM consultar en una sola mirada el área primaria de competencia de un recurso.

   Categoría

   Define la categoría que identifica el área de experiencia del recurso.

   Ejemplo: Desarrollo de software o Marketing de producto.

   Externo

   Especifica si el recurso funciona para una compañía externa.

   Valor predeterminado: desactivado

   Disponibilidad

   Define el número de horas de un día laborable que el recurso está disponible para trabajar o durante las que se espera que trabaje. El número de disponibilidad se multiplica automáticamente por cinco, que es el número de días de una semana laborable estándar.

   Valor predeterminado: 8

   Nota: Este campo es obligatorio y su valor debe ser mayor que cero para el tipo de trabajo del recurso o del rol. La ETC se basa en la disponibilidad. Un tipo de gasto de recurso o rol que se asigna a una tarea no tiene una ETC predeterminada.

   Código de tipo de entrada

   Especifica un código que se utiliza para el recurso en las transacciones financieras.

   Modo de seguimiento

   Indica el método de seguimiento utilizado para introducir tiempo para este recurso.

   Valores:

   • Clarity. Los miembros del personal utilizan hojas de tiempo para introducir tiempo en las tareas que tienen asignadas.
   • Ninguno. Los recursos no laborables realizan el seguimiento de los datos reales mediante comprobantes de transacción o mediante un programador, como Open Workbench o Microsoft Project.
   • Otro. indica que los datos reales se importan desde un programa de terceros.

   Valor predeterminado: Clarity.

   Abierto para entrada de tiempo

   Especifica si el recurso puede usar la hoja de tiempo para realizar un seguimiento del tiempo que se dedica a la asignación de tareas. Si está vacío, el recurso no puede registrar tiempo en ningún proyecto.

   Valor predeterminado: Seleccionado

   Incluir en datamart

   Especifica el recurso para la inclusión en datamart. Cuando se borra, el recurso no se agrega a datamart.

   Valor predeterminado: desactivado

   Gestor de recursos

   Identifica el nombre de la persona que crea el recurso.

   Valor predeterminado: el recurso conectado actualmente.

   Gestor de reserva

   Indica el gestor de reservas predeterminado para este recurso de trabajo.

8. Haga clic en Guardar.
9. Para definir la disponibilidad de un recurso o rol, haga clic en la ficha Calendario.
10. (Opcional) Haga clic en la ficha Propiedades y en Información de contacto. Rellene estos campos y guarde los cambios.
11. Como administrador, si no ha realizado el paso 1, debe activar el nuevo recurso y crear una contraseña para el inicio de sesión.
    1. Abra el menú Administración y, en Organización y acceso, haga clic en Recursos.
    2. Introduzca un filtro para buscar el nuevo recurso mediante su ID o estado.
    3. Abra el recurso y cambie a Activo el valor del campo Estado. También puede seleccionar el recurso y hacer clic en Activar.
    4. Establezca una contraseña y confírmela.
    5. Haga clic en Guardar y volver.

Creación de un rol o recurso que no sean de trabajo

Se pueden crear roles o recursos que no sean de trabajo, incluido el equipamiento, el material o los gastos. Cree un rol como marcador de posición en un proyecto para facilitar la planificación de las tareas y calcular el alcance de trabajo.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra Página principal y en Gestión de recursos, haga clic en Recursos.
2. Haga clic en Nuevo.
3. En el campo Recurso o rol, seleccione Recurso o Rol.
4. En el campo Tipo de recurso, seleccione Equipamiento, Material o Gasto.
5. Haga clic en Siguiente.
6. Complete la página incluyendo los campos siguientes:

   Rol principal

   Especifica un nivel de rol más alto que el rol actual en una jerarquía.

   Ejemplo: El rol del Desarrollador de aplicaciones es un principal al rol de Desarrollador Web.

   Función primaria

   Indica el rol primario para el recurso. Los roles pueden cambiar de inversión a inversión. Un rol primario permite a otros recursos de CA Clarity PPM consultar en una sola mirada el área primaria de competencia de un recurso.

   Categoría

   Define la categoría que identifica el área de experiencia del recurso.

   Ejemplo: proyector, servidor, camión

   Externo

   Especifica si el recurso funciona para una compañía externa.

   Valor predeterminado: desactivado

   Disponibilidad

   Este campo representa el número de horas de un día laborable durante las que se espera que trabaje un recurso. El número de disponibilidad se multiplica automáticamente por cinco, que es el número de días de una semana laborable estándar. El valor de ETC se basa en cálculos de disponibilidad. Un rol o recurso del tipo gasto que esté asignado a una tarea no tiene un valor de ETC predeterminado.

   Valor predeterminado: 8

   Nota: Este campo es obligatorio y su valor debe ser mayor que cero solo para el tipo de trabajo del recurso o del rol. El material y equipamiento (pero no los gastos) también pueden tener un valor de disponibilidad.

   Gestor de recursos

   Identifica el nombre del gestor que tiene derechos de acceso para realizar tareas como establecer la adjudicación de este recurso.

   Valor predeterminado: recurso conectado actualmente.

   Gestor de recursos

   Identifica el nombre de la persona que crea el recurso.

   Valor predeterminado: el recurso conectado actualmente.

   Gestor de reserva

   Indica el gestor de reservas predeterminado para este recurso de trabajo.

7. Haga clic en Guardar.
8. Para definir la disponibilidad de un recurso o rol, haga clic en la ficha Calendario.
9. (Opcional) Haga clic en el menú Propiedades y elija Información financiera en Principal. Rellene estos campos y guarde los cambios.
10. (Opcional) Para los recursos de trabajo y de gasto solamente, haga clic en el menú Propiedades y en y Página principal, haga clic en Información de contacto. Rellene estos campos y guarde los cambios.

Asignación de habilidades (solo elementos de trabajo)

Se pueden utilizar las habilidades para describir los talentos que posee un recurso de trabajo o un rol para las tareas del proyecto. El hecho de definir las habilidades de los recursos de trabajo es útil para otros usuarios que desean asignar los recursos más cualificados a los roles en los proyectos.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra Página principal y en Gestión de recursos, haga clic en Recursos.
2. Abra el recurso o el rol.
3. Haga clic en la ficha Habilidades.

   Se muestra la página Habilidades del recurso, en la que se muestran las habilidades del recurso o el rol seleccionados.

4. Introduzca los criterios de filtro para una habilidad existente o haga clic en Mostrar todo.
5. Para agregar una habilidad a la lista, haga clic en Agregar.

   La página Seleccionar habilidades aparece para mostrar todas las habilidades disponibles en la jerarquía de habilidades para todos los recursos y los roles.

6. Introduzca los criterios de filtro para una habilidad existente o haga clic en Mostrar todo.
7. Seleccione una habilidad y haga clic en Agregar.

   Nota: Para agregar una habilidad a la jerarquía de habilidades, póngase en contacto con su administrador.

8. Haga clic en Guardar.
9. Para cada habilidad, seleccione valores para los campos Nivel de competencia, Interés y Ponderación.
   1. Asigne el nivel de competencia a recurso de trabajo como valoración del nivel de habilidad del recurso.
   2. Asigne un nivel de interés para indicar la importancia que tiene esta habilidad para el recurso o rol. Por ejemplo, un recurso con un nivel de interés de 7 - Medio tiene un interés mayor en realizar una habilidad. Un recurso con un nivel de interés de 4 - Medio representa un menor interés.
   3. Utilice el factor de ponderación como elemento de desempate en caso de que existan varias habilidades que tengan el mismo nivel de calificación e interés.
10. Haga clic en Guardar.

Activación financiera del recurso o rol

Se deben activar financieramente todos los recursos o roles involucrados en transacciones financieras. Al activar un recurso o rol, se incluyen los datos financieros asociados en funciones como la planificación financiera y la previsión.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra Página principal y en Gestión de recursos, haga clic en Recursos.
2. Abra el recurso o el rol.
3. Haga clic en la ficha Propiedades y seleccione Información financiera en Principal.
4. Complete la sección Complementario, incluidos los campos siguientes:

   Financieramente activo

   Indica si los atributos financieros de un recurso o rol están activados para registrar actividades de gestión financiera con respecto a una inversión.

   Clase de transacción

   Especifica un valor definido de usuario que agrupa los tipos de transacción para el procesamiento financiero del recurso o rol.

   Clase de recurso

   Clasifica los recursos y los roles activados financieramente para el procesamiento financiero.

5. Si el tipo de rol o de recurso es trabajo, realice los pasos siguientes:
   1. Rellene los campos Departamento de información financiera y Ubicación de información financiera.
   2. Indique que los recursos están activos financieramente.
6. (Opcional) Solo para entradas de recurso:
   1. Complete la sección Tasas y costes incluyendo los campos siguientes:

      % del objetivo de facturación

      Hace referencia al porcentaje de la tasa de facturación objetivo que se puede facturar. Introduzca el porcentaje del objetivo de facturación para este recurso, si procede.

   2. Complete los campos de la sección Gastos.
7. Guarde los cambios.