Jak przetwarzać obciążenia zwrotne › Faktury departamentu › Jak odbywa się zatwierdzanie faktur

Jak odbywa się zatwierdzanie faktur

Na ogół przy zatwierdzaniu faktur współpracują menedżer finansowy i kierownik departamentu. Menedżer finansowy przesyła faktury do zatwierdzenia, a kierownik departamentu zatwierdza je lub odrzuca. Prawa dostępu do faktur departamentu określają, którzy użytkownicy mogą wykonywać zadania związane z fakturami.

Przy identyfikowaniu ról odpowiedzialnych za faktury oraz ustalaniu końcowych okresów na przesyłanie i zatwierdzanie faktur należy stosować zasady i najlepsze sposoby postępowania obowiązujące w firmie. Proces zatwierdzania przebiega w następujący sposób:

1. Fakturę generuje się, wykonując zadanie Generuj fakturę, które można zaplanować tak, aby było wykonywane okresowo. Po wykonaniu zadania dostępna jest faktura ze statusem Pro forma. Faktura jest dostępna do przeglądania i otwarta, więc można odbierać dodatkowe transakcje. Menedżer finansowy może w razie potrzeby ponownie wygenerować faktury ręcznie w celu ujęcia nowo dodanych transakcji lub korekt dokonanych między zaplanowanymi zadaniami generowania faktur.
2. Menedżer finansowy przesyła fakturę do zatwierdzenia. Status faktury zmienia się na „Przesłane”, po czym faktura jest blokowana. Nie można już dodawać kolejnych transakcji. W przypadku przetworzenia dodatkowych transakcji dotyczących danego okresu są one uwzględniane w fakturze za następny okres.
3. Kierownik departamentu może zatwierdzić albo odrzucić fakturę.
   • W przypadku zatwierdzenia status faktury zmienia się na „Zatwierdzone”. Faktura jest zamknięta i nie można z nią nic więcej zrobić.
   • W przypadku odrzucenia status faktury zmienia się na „Odrzucone”. Menedżer finansowy może skorygować lub wycofać określone transakcje lub całą fakturę.