Resources en rollen › Resources en rollen maken

Resources en rollen maken

Maak als resourcemanager of toepassingsbeheerder eerst rollen als tijdelijke aanduiding voor de resources die vereist zijn voor uw projecten. Maak vervolgens de resources die u inhuurt om aan de vraag te voldoen die de roltoekenningen vertegenwoordigen. Wijs ten slotte uw resources toe aan de juiste projectteams.

Maak bijvoorbeeld een rol voor een technisch medewerker en maak vervolgens resources voor uw personeel en aannemers. U kunt een geavanceerde rol maken voor een hoofd technische dienst met meer vaardigheden. Maak een niet-arbeidsrol voor apparatuur wanneer er apparatuur is vereist voor een project. Vervolgens voert u een resource in voor elk beschikbaar apparaat dat uw bedrijf bezit of huurt.

In de toepassing worden de financiële eigenschappen van de resource gebruikt om de juiste tarieven en kosten toe te passen op de transacties voor werkzaamheden als deze worden verwerkt. Om te boeken naar CA Clarity PPM en te worden weergegeven in de financiële pagina's en rapporten, schakelt u de financiële eigenschappen voor een resource in. De financiële gerealiseerde kosten zijn alleen zichtbaar in het product als een resource financieel is ingeschakeld.

De volgende afbeelding toont de stappen voor het maken van resources en rollen.

Volg de onderstaande stappen:

1. Controleer de vereisten.
2. Maak een arbeidsresource of -rol of Maak een niet-arbeidsresource of -rol.
3. Wijs vaardigheden toe (uitsluitend arbeid).
4. Schakel een resource of rol financieel in.

De vereisten controleren

Controleer of uw beheerder aan de volgende vereisten heeft voldaan:

• De vaardighedenhiërarchie heeft geconfigureerd.
• De vereiste toegangsrechten heeft toegewezen.

Een arbeidsresource of -rol maken

U kunt een arbeidsresource maken via de startpagina of het menu Beheer. Wanneer u een arbeidsresource maakt in het menu Home, kan uw beheerder zijn/haar gebruikersstatus activeren en toegangsrechten en aanmeldingsreferenties toewijzen.

Volg de onderstaande stappen:

1. Als beheerder kunt u nieuwe arbeidsresources maken via de volgende substappen. Als u geen beheerder bent, kunt u deze stap overslaan.
   1. Open Beheer. Klik vanuit Organisatie en toegang op Resources.
   2. Vul de vereiste velden inclusief een unieke gebruikersnaam en resource-ID in.
   3. Klik op Opslaan en doorgaan om te navigeren door de pagina's met tabbladen voor de nieuwe resource.
   4. Klik op Terug en bevestig dat uw nieuwe resource wordt weergegeven in de lijst met actieve status.
2. Open Home en klik in Resourcemanagement op Resources.
3. Klik op Nieuw.
4. In het veld Resource of rol selecteert u Resource.
5. In het veld Resourcetype selecteert u Arbeid.
6. Klik op Volgende.
7. Vul op de pagina Resource maken - Arbeid, de gegevens voor de volgende velden in:

   Primaire rol

   Geeft de primaire rol aan voor de resource. Rollen kunnen per investering veranderen. Aan een primaire rol kunnen andere CA Clarity PPM-resources meteen zien wat het primaire specialisme van de resource is.

   Categorie

   Definieert de categorie die het specialisme van de resource aanduidt.

   Voorbeeld: Softwareontwikkeling of Productmarketing

   Extern

   Geeft aan of de resource voor een extern bedrijf werkt.

   Standaard: leeg

   Beschikbaarheid

   Definieert het aantal uren per werkdag dat de resource naar verwachting werkt. Het aantal voor beschikbaarheid wordt automatisch vermenigvuldigd met 5, het aantal dagen in een standaardwerkweek .

   Standaard: 8

   Opmerking: dit veld is verplicht en moet groter zijn dan nul voor het type arbeid van resource of rol. ETC is gebaseerd op de beschikbaarheid. Een uitgavetype van resource of rol dat is toegewezen aan een taak heeft geen standaard-ETC.

   Code invoertype

   Geeft een code die wordt gebruikt voor de resource in financiële transacties.

   Traceermodus

   Geeft de traceermethode aan die wordt gebruikt om tijd in te voeren voor deze resource.

   Waarden:

   • Clarity. Personeelsleden voeren op urenstaten de uren in op basis van hun toegewezen taken.
   • Geen. Voor niet-arbeidsresources worden de gerealiseerde waarden bijgehouden via transactievouchers of via een desktopplanner, zoals Open Workbench en Microsoft Project.
   • Overig. Hiermee wordt aangegeven dat de gerealiseerde waarden worden geïmporteerd uit een programma van derden.

   Standaard: Clarity

   Open voor tijdinvoer

   Geeft aan of de resource gebruik kan maken van urenstaten om de uren bij te houden die aan taaktoewijzingen zijn besteed. Als dit niet is ingeschakeld, kan de resource voor geen enkel project tijd boeken.

   Standaard: ingeschakeld

   Opnemen in Datamart

   Geeft de resource aan die wordt opgenomen in Datamart. Als dit veld leeg is, wordt de resource niet toegevoegd in Datamart.

   Standaard: leeg

   Resourcemanager

   De naam van de persoon die de resource maakt.

   Standaard: De resource die op dat moment is aangemeld.

   Boekingsmanager

   Geeft de standaard boekingsmanager aan voor deze arbeidsresource.

8. Klik op Opslaan.
9. Klik op het tabblad Agenda om de beschikbaarheid van de resource of rol op te geven.
10. (Optioneel) Klik op het tabblad Eigenschappen en klik op Contactgegevens. Vul de velden in en sla uw wijzigingen op.
11. Wanneer u als beheerder stap 1 nog niet hebt uitgevoerd, activeert u de nieuwe resource en maakt u een wachtwoord voor inloggen.
    1. Open het menu Beheer en klik in Organisatie en toegang op Resources.
    2. Voer een filter in om te zoeken naar de nieuwe resource op id of op status.
    3. Open de resource en wijzig het statusveld in Actief. U kunt de resource ook selecteren en op Activeren klikken.
    4. Stel een wachtwoord in en bevestig het wachtwoord.
    5. Klik op Opslaan en terug.

Een niet-arbeidsresource of -rol maken

U kunt niet-arbeidsresources en -rollen maken, waaronder apparatuur, materiaal of uitgaven. Maak een rol als tijdelijke aanduiding in een project, zodat u taken kunt plannen en de omvang van de werkzaamheden in kunt schatten.

Volg de onderstaande stappen:

1. Open Home en klik in Resourcemanagement op Resources.
2. Klik op Nieuw.
3. In het veld Resource of rol selecteert u Resource of Rol.
4. In het veld Resourcetype selecteert u Apparatuur, Materiaal, of Uitgave.
5. Klik op Volgende.
6. Vul op de pagina de gegevens voor de volgende velden in:

   Bovenliggende rol

   Geeft de rol aan die zich één niveau hoger in een hiërarchie bevindt dan deze rol.

   Voorbeeld: de rol Toepassingsontwikkelaar is een bovenliggende rol voor Webontwikkelaar.

   Primaire rol

   Geeft de primaire rol aan voor de resource. Rollen kunnen per investering veranderen. Aan een primaire rol kunnen andere CA Clarity PPM-resources meteen zien wat het primaire specialisme van de resource is.

   Categorie

   Definieert de categorie die het specialisme van de resource aanduidt.

   Voorbeeld: projector, server, vrachtauto

   Extern

   Geeft aan of de resource voor een extern bedrijf werkt.

   Standaard: leeg

   Beschikbaarheid

   Dit veld geeft het aantal uren per werkdag weer waarop de resource naar verwachting werkt. Het aantal voor beschikbaarheid wordt automatisch vermenigvuldigd met 5, het aantal dagen in een standaardwerkweek . ETC is gebaseerd op beschikbaarheidsberekeningen. Een resource of rol van het type uitgave, die is toegewezen aan een taak, heeft geen standaard-ETC.

   Standaard: 8

   Opmerking: dit veld is verplicht en moet groter zijn dan nul, uitsluitend voor het type arbeid van resource of rol. Materiaal en apparatuur (maar niet uitgaven) kunnen ook een beschikbaarheidswaarde hebben.

   Resourcemanager

   Identificeert de naam van de manager met toegangsrechten om taken uit te voeren, zoals het instellen van de toekenning voor deze resource.

   Standaard: de resource die op dat moment is aangemeld.

   Resourcemanager

   De naam van de persoon die de resource maakt.

   Standaard: De resource die op dat moment is aangemeld.

   Boekingsmanager

   Geeft de standaard boekingsmanager aan voor deze arbeidsresource.

7. Klik op Opslaan.
8. Klik op het tabblad Agenda om de beschikbaarheid van de resource of rol op te geven.
9. (Optioneel) Klik op het menu Eigenschappen en klik onder Hoofd op Financieel. Vul de velden in en sla uw wijzigingen op.
10. (Optioneel) Voor uitsluitend arbeids- en uitgaveresources, klikt u op het menu Eigenschappen, en klikt u vervolgens onder Hoofd op Contactgegevens. Vul de velden in en sla uw wijzigingen op.

Vaardigheden toewijzen (uitsluitend arbeid)

U kunt aan de hand van vaardigheden de talenten omschrijven waarover een arbeidsresource of -rol beschikt met betrekking tot projecttaken. Het definiëren van de vaardigheden van arbeidsresources is nuttig voor andere gebruikers die de meest gekwalificeerde resources willen toewijzen aan rollen in projecten.

Volg de onderstaande stappen:

1. Open Home en klik in Resourcemanagement op Resources.
2. Open een resource of rol.
3. Klik op het tabblad Vaardigheden.

   De pagina Resourcevaardigheden wordt weergegeven, waarop de vaardigheden voor de geselecteerde resource of rol worden vermeld.

4. Voer filtercriteria in voor een bestaande vaardigheid of klik op Alles weergeven.
5. Als u een vaardigheid aan de lijst wilt toevoegen, klikt u op Toevoegen.

   De pagina Vaardigheden selecteren wordt weergegeven, waarop alle beschikbare vaardigheden in de vaardighedenhiërarchie worden getoond voor alle resources en rollen.

6. Voer filtercriteria in voor een bestaande vaardigheid of klik op Alles weergeven.
7. Selecteer een vaardigheid en klik op Toevoegen.

   Opmerking: als u een vaardigheid aan de vaardigheidshiërarchie wilt toevoegen, neem dan contact op met de beheerder.

8. Klik op Opslaan.
9. Selecteer voor elke vaardigheid waarden voor de velden Vaardigheidsniveau, Interesse en Wegingsfactor.
   1. Wijs vaardigheidsniveaus toe voor arbeidsresources als een beoordeling waarmee u aangeeft hoe goed de resource de vaardigheid beheerst.
   2. Wijs een interesseniveau toe om aan te geven hoe belangrijk deze vaardigheid is voor de resource of rol. Bijvoorbeeld een resource met een interesseniveau van 7 - Gemiddeld heeft meer interesse in een vaardigheid. Een resource met een interesseniveau van 4 - Gemiddeld heeft minder interesse.
   3. Gebruik de wegingsfactor als een beslissingsfactor wanneer er sprake is van meerdere vaardigheden met dezelfde bekwaamheid en interesse.
10. Klik op Opslaan.

Een resource of rol financieel inschakelen

U kunt elke resource of rol die betrokken is bij financiële transacties financieel inschakelen. Wanneer u de resource of de rol inschakelt, betreft dat ook gekoppelde financiële gegevens in functies zoals financiële planning en prognoses.

Volg de onderstaande stappen:

1. Open Home en klik in Resourcemanagement op Resources.
2. Open de resource of de rol.
3. Klik op het tabblad Eigenschappen en selecteer onder Hoofd de optie Financieel .
4. Vul in de sectie Aanvullend de gegevens voor de volgende velden in:

   Financieel actief

   Geeft aan of de financiële kenmerken voor een resource of rol zijn ingeschakeld om activiteiten van financieel management voor een investering vast te leggen.

   Transactieklasse

   Geeft een door de gebruiker gedefinieerde waarde aan die transactietypes voor financiële verwerking van de resource of rol groepeert.

   Resourceklasse

   Deelt financieel ingeschakelde resources en rollen voor financiële verwerking in categorieën in.

5. Als de resource of rol van het type arbeid is, voert u de volgende stappen uit:
   1. Vul de velden Financiële afdeling en Financiële locatie in.
   2. Markeer de resource als financieel actief.
6. (Optioneel) Alleen voor ingevoerde resources:
   1. Vul in de sectie Tarieven en kosten de volgende velden in:

      Doel factureerbaar %

      Verwijst naar het percentage van het doelfactuurtarief dat factureerbaar is. Voer het doelpercentage in dat factureerbaar is voor deze resource, indien van toepassing.

   2. Vul de velden in de sectie Uitgaven in.
7. Sla uw wijzigingen op.