Ressources et rôles › Procédure de création de ressources et de rôles

Procédure de création de ressources et de rôles

En tant que responsable des ressources ou administrateur d'application, créez d'abord les rôles sous forme de paramètres fictifs pour les ressources dont vos projets ont besoin. Créez ensuite les ressources que vous embauchez pour remplir la demande que les allocations de rôles représentent. Enfin, affectez vos ressources aux équipes de projet appropriées.

Par exemple, créez un rôle pour un technicien sur le terrain, puis créez des ressources pour votre personnel et vos sous-traitants. Vous pouvez créer un rôle avancé pour un technicien supérieur sur site possédant des compétences supplémentaires. Créez un rôle d'équipement autre que de type main-d'oeuvre quand un projet requiert des machines. Créez ensuite une entrée de ressource pour chaque équipement disponible que votre société possède ou loue.

L'application utilise les propriétés financières de la ressource pour appliquer les taux et les coûts appropriés à leurs transactions lors de leur traitement dans les travaux en cours. Pour enregistrer les transactions CA Clarity PPM et pour les afficher dans les pages et rapports financiers, activez les propriétés financières d'une ressource. Les charges financières constatées sont affichées dans le produit uniquement pour les ressources activées financièrement.

Le graphique suivant indique les étapes de création de ressources et de rôles.

Procédez comme suit :

1. Vérifiez la configuration requise.
2. Créez une ressource ou un rôle de main-d'oeuvre ou créez une ressource ou un rôle autre que de type main-d'oeuvre.
3. Affectez des compétences (main-d'oeuvre uniquement).
4. Activez financièrement une ressource ou un rôle.

Vérification de la configuration requise

Vérifiez que votre administrateur a :

• configuré la hiérarchie de compétences ;
• affecté les droits d'accès requis.

Création d'une ressource ou d'un rôle de main-d'oeuvre

Vous pouvez créer une ressource de main-d'oeuvre à l'aide des menus Accueil ou Administration. Lorsque vous créez une ressource de main-d'oeuvre à partir du menu Accueil, votre administrateur peut activer le statut d'utilisateur de cette ressource et lui affecter des droits et des informations d'identification.

Procédez comme suit :

1. En tant qu'administrateur, vous pouvez créer des ressources de main-d'oeuvre au moyen des sous-étapes suivantes. Ignorez cette étape si vous n'êtes pas un administrateur.
   1. Ouvrez Administration. Dans Organisation et accès, cliquez sur Ressources.
   2. Remplissez les champs obligatoires, y compris ceux de nom d'utilisateur unique et d'ID de ressource.
   3. Pour naviguer dans les pages à onglets de la nouvelle ressource, cliquez sur Enregistrer et continuer.
   4. Cliquez sur Revenir, puis, dans la liste, vérifiez que le statut de la nouvelle ressource est Actif.
2. Ouvrez le menu Accueil, puis dans Gestion des ressources, cliquez sur Ressources.
3. Cliquez sur Créer.
4. Dans le champ Ressource ou rôle, sélectionnez Ressource.
5. Dans le champ Type de ressource, sélectionnez Main-d'oeuvre.
6. Cliquez sur Suivant.
7. Remplissez les champs de la page Créer une ressource Main-d'oeuvre, notamment ceux ci-dessous :

   Rôle principal

   Indique le rôle principal pour la ressource. Les rôles peuvent changer d'un investissement à l'autre. Un rôle principal permet à d'autres ressources CA Clarity PPM de consulter facilement le principal domaine d'expertise d'une ressource.

   Catégorie

   Définit la catégorie qui identifie le domaine d'expertise de la ressource.

   Exemple : Développement de logiciels ou Marketing produit

   Externe

   Indique si la ressource travaille pour une société externe.

   Par défaut : option désactivée

   Disponibilité

   Correspond au nombre d'heures d'une journée de travail que la ressource est supposée réaliser. La valeur de la disponibilité est automatiquement multipliée par cinq, ce qui correspond au nombre de jours dans une semaine de travail standard.

   Par défaut : 8

   Remarque : Ce champ est obligatoire et sa valeur doit être supérieure à zéro pour le type de main-d'oeuvre de la ressource ou du rôle. La charge restante est basée sur la disponibilité. Le type de dépense de la ressource ou du rôle affectés à une tâche n'inclut pas de charge restante par défaut.

   Code de valorisation

   Spécifie le code utilisé pour la ressource dans les transactions financières.

   Mode de suivi

   Indique les méthodes de suivi utilisées pour la saisie de temps de cette ressource.

   Valeurs :

   • Clarity. Les membres du personnel saisissent le temps consacré aux tâches à l'aide des feuilles de temps.
   • Aucun(e). Les ressources autres que de type main-d'oeuvre assurent le suivi des charges constatées par l'intermédiaire de justificatifs de transaction ou à l'aide d'un planificateur de bureau, tel qu'Open Workbench et Microsoft Project.
   • Autre. Indique que les charges constatées sont importées à partir d'un programme tiers.

   Par défaut : Clarity

   Ouvrir à la saisie de temps

   Spécifie si la ressource peut utiliser des feuilles de temps dans le cadre du suivi du temps passé sur les affectations de tâche. Si cette option est désélectionnée, la ressource ne peut pas enregistrer le temps utilisé sur ses projets.

   Par défaut : option sélectionnée

   Inclure dans Datamart

   Spécifie la ressource à inclure dans Datamart. Une fois effacée, la ressource n'est pas ajoutée à Datamart.

   Par défaut : option désactivée

   Responsable des ressources

   Identifie le nom de la personne créant la ressource.

   Par défaut : ressource actuellement connectée.

   Responsable des réservations

   Indique le responsable des réservations par défaut pour la ressource de main-d'oeuvre.

8. Cliquez sur Enregistrer.
9. Pour définir la disponibilité des ressources ou des rôles, cliquez sur l'onglet Calendrier.
10. (Facultatif) Cliquez sur l'onglet Propriétés, puis sur Informations de contact. Remplissez les champs et enregistrez les modifications.
11. En tant qu'administrateur, si vous n'avez pas effectué l'étape 1, activez la nouvelle ressource et créez un mot de passe de connexion.
    1. Dans le menu Administration, sélectionnez Organisation et accès, puis cliquez sur Ressources.
    2. Pour trouver la nouvelle ressource en fonction de son ID ou de son statut, entrez un filtre.
    3. Ouvrez la ressource et définissez le champ de statut sur Actif. Vous pouvez également sélectionner la ressource et cliquer sur Activer.
    4. Définissez un mot de passe et confirmez-le.
    5. Cliquez sur Enregistrer et revenir.

Création d'une ressource ou d'un rôle autre que de type de main-d'oeuvre

Vous pouvez créer des ressources et des rôles autres que de type main-d'oeuvre, notamment de type équipement, matériel ou dépense. Créez un rôle sous forme de paramètre fictif dans un projet afin de faciliter la planification des tâches et l'estimation de l'étendue du travail.

Procédez comme suit :

1. Ouvrez le menu Accueil, puis dans Gestion des ressources, cliquez sur Ressources.
2. Cliquez sur Créer.
3. Dans le champ Ressource ou rôle, sélectionnez Ressource ou Rôle.
4. Dans le champ Type de ressource, sélectionnez Equipement, Matériel ou Dépense.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Saisissez les informations requises dans la page, notamment pour les champs suivants :

   Rôle parent

   Spécifie le rôle à un niveau au-dessus de ce rôle dans la hiérarchie.

   Exemple : Le rôle Développeur d'applications est un rôle parent du rôle Développeur Web.

   Rôle principal

   Indique le rôle principal pour la ressource. Les rôles peuvent changer d'un investissement à l'autre. Un rôle principal permet à d'autres ressources CA Clarity PPM de consulter facilement le principal domaine d'expertise d'une ressource.

   Catégorie

   Définit la catégorie qui identifie le domaine d'expertise de la ressource.

   Exemple : projecteur ou serveur, poids-lourd.

   Externe

   Indique si la ressource travaille pour une société externe.

   Par défaut : option désactivée

   Disponibilité

   Ce champ correspond au nombre d'heures d'une journée de travail que la ressource est supposée réaliser. La valeur de la disponibilité est automatiquement multipliée par cinq, ce qui correspond au nombre de jours dans une semaine de travail standard. La charge restante est basée sur la disponibilité calculée. Les ressources ou les rôles de type Dépense affectés à une tâche n'incluent pas de charge restante par défaut.

   Par défaut : 8

   Remarque : Ce champ est obligatoire et sa valeur doit être supérieure à zéro uniquement pour la ressource ou le rôle de type de main-d'oeuvre. Vous pouvez également définir une valeur de disponibilité pour le matériel et l'équipement (mais pas les dépenses).

   Responsable des ressources

   Identifie le nom du responsable possédant les droits d'accès nécessaires pour réaliser des tâches telles que la définition de l'allocation à cette ressource.

   Par défaut : ressource actuellement connectée.

   Responsable des ressources

   Identifie le nom de la personne créant la ressource.

   Par défaut : ressource actuellement connectée.

   Responsable des réservations

   Indique le responsable des réservations par défaut pour la ressource de main-d'oeuvre.

7. Cliquez sur Enregistrer.
8. Pour définir la disponibilité des ressources ou des rôles, cliquez sur l'onglet Calendrier.
9. (Facultatif) Cliquez sur le menu Propriétés, puis sous Principal, cliquez sur Finances. Remplissez les champs et enregistrez les modifications.
10. (Facultatif) Pour les ressources de main-d'oeuvre et dépense uniquement, cliquez sur le menu Propriétés, puis sous Principal, cliquez sur Informations de contact. Remplissez les champs et enregistrez les modifications.

Affectez des compétences (main-d'oeuvre uniquement).

Vous pouvez utiliser des compétences pour décrire les talents d'une ressource ou d'un rôle de main-d'oeuvre pour la réalisation des tâches du projet. La définition des compétences de ressources de main-d'oeuvre est utile pour les autres utilisateurs qui souhaitent affecter les ressources les plus qualifiées à des rôles dans des projets.

Procédez comme suit :

1. Ouvrez le menu Accueil, puis dans Gestion des ressources, cliquez sur Ressources.
2. Ouvrez une ressource ou un rôle.
3. Cliquez sur l'onglet Compétences.

   La page Compétences des ressources s'affiche et indique les compétences de la ressource ou du rôle sélectionnés.

4. Entrez les critères de filtrage d'une compétence existante ou cliquez sur Tout afficher.
5. Pour ajouter une compétence à la liste, cliquez sur Ajouter.

   La page Sélectionner des compétences s'ouvre et indique toutes les compétences disponibles dans la hiérarchie de compétences pour la totalité des ressources et des rôles.

6. Entrez les critères de filtrage d'une compétence existante ou cliquez sur Tout afficher.
7. Sélectionnez une compétence et cliquez sur Ajouter.

   Remarque : Pour ajouter une compétence à la hiérarchie des compétences, contactez votre administrateur.

8. Cliquez sur Enregistrer.
9. Pour chaque compétence, sélectionnez la valeur des champs Niveau de capacité, Intérêt et Pondération.
   1. L'affectation de niveaux de capacité aux ressources de main-d'oeuvre sous forme d'évaluations permet d'indiquer la performance des ressources.
   2. L'affectation d'un niveau d'intérêt permet d'indiquer l'importance de cette compétence pour la ressource ou pour le rôle. Par exemple, une ressource dont le un niveau d'intérêt est défini sur 7 - Moyen fait preuve d'un intérêt plus élevé dans l'accomplissement d'une tâche qu'une ressource ayant un niveau d'intérêt 4 - Moyen.
   3. Lorsque plusieurs compétences possèdent la même capacité et le même intérêt, utilisez le facteur de pondération pour les départager.
10. Cliquez sur Enregistrer.

Activation financière d'une ressource ou d'un rôle

Vous devez activer financièrement une ressource ou un rôle impliqués dans des transactions financières. L'activation de la ressource ou du rôle inclut des données financières associées dans des fonctionnalités telles que la planification et la prévision financières.

Procédez comme suit :

1. Ouvrez le menu Accueil, puis dans Gestion des ressources, cliquez sur Ressources.
2. Ouvrez la ressource ou le rôle.
3. Cliquez sur l'onglet Propriétés et sous Principal, sélectionnez Finances.
4. Remplissez les champs de la section Informations supplémentaires, notamment ceux ci-après :

   Activé(e) financièrement

   Indique si l'enregistrement des activités de gestion financière au niveau d'un investissement est activé dans les attributs financiers d'une ressource ou d'un rôle.

   Classe de transactions

   Spécifie une valeur définie par l'utilisateur qui groupe des types de transactions dans le cadre du traitement financier de la ressource ou du rôle.

   Classe de ressources

   Classe les ressources et les rôles activés financièrement en vue de leur traitement financier.

5. Si la ressource ou le type de rôle est de type main-d'oeuvre, procédez comme suit :
   1. Remplissez les champs Département financier et Emplacement financier.
   2. Marquez la ressource comme active financièrement.
6. (Facultatif) Pour les entrées de ressource uniquement :
   1. Remplissez les champs de la section Taux et coûts, notamment ceux ci-après :

      % facturable cible

      Il s'agit du pourcentage du taux de facturation ciblé qui est facturable. Saisissez le pourcentage facturable cible de cette ressource, le cas échéant.

   2. Remplissez les champs de la section Dépenses.
7. Enregistrez les modifications.