Paikallisesti asennettu Microsoft Project -aikatauluohjelma › Manuaalisen laskennan vaikutukset aikatauluun Microsoft Projectissa

Manuaalisen laskennan vaikutukset aikatauluun Microsoft Projectissa

Microsoft Projectin laskenta-asetus on oletusarvoisesti käytössä. CA Clarity PPM -projektin avaaminen Microsoft Projectissa aiheuttaa siksi projektitietojen uudelleenlaskennan. Tehtävien alkamis- ja päättymispäivät säätyvät automaattisesti vastaamaan niiden välistä riippuvuusketjua. Luo esimerkiksi kaksi tehtävää, Tehtävä 1 ja Tehtävä 2, joiden välillä on päättymisen ja alkamisen riippuvuus. Tehtävän 2 alkamispäivä lasketaan suhteessa Tehtävän 1 päättymispäivään riippuvuuslinkin mukaisesti. Gantt-kaavio päivittyy vastaavasti. Myöhemmät tehtävät lasketaan samaan tapaan summaamalla jäljellä olevan työn ja toteutuneen työn tehtävätasoiset arvot sekä yhteenvetotason työn arvot.

Edellytykset:

• Tarkista käytössä olevien CA Clarity PPM- ja Microsoft Project -versioiden yhteensopivuus. Lisätietoja on julkaisutietojen Yhteensopivuudet-osassa.
• Poista edellinen Microsoft Project -liittymän versio ennen päivitystä. Voit tehdä aiheesta organisaatiosi sisäisen tukipyynnön ja pyytää järjestelmänvalvojaa auttamaan sinua asennuksessa.

Manuaalinen laskenta Microsoft Projectissa

Asettamalla Microsoft Projectin Laskenta-asetuksen Ei käytössä -tilaan (manuaaliseen tilaan) voit estää CA Clarity PPM -projektin tietojen uudelleenlaskennan, kun se avataan Microsoft Projectissa. Microsoft Project toimii seuraavilla tavoilla käytettäessä manuaalista laskentaa:

• Tehtäviä ei säädetä tai päivitetä riippuvuusketjun perusteella, kun CA Clarity PPM -projekti avataan Microsoft Projectissa. Riippuvuusketju menettää merkityksensä.
• Tehtävät pysyvät paikoillaan Gantt-kaaviossa.
• Projekti on ajoitettava manuaalisesti, ja tehtävien päivämäärät on siirrettävä.
• Projekti on siinä muodossa, jossa se on viimeksi tallennettu CA Clarity PPM -ohjelmaan, mikäli et käytä CA Clarity PPM -työaikaraportteja.
• Yhteenvetotehtävää ei lasketa. Alitehtävien koottuja arvoja ei näytetä. Microsoft Projectin projektitasoisen Valmistumisprosentti-kentän näyttämät tiedot eivät siksi välttämättä ole oikein.

Seuraavassa esimerkissä Projekti 1:n ja yhteenvedon jäljellä olevaa työtä ei lasketa, minkä vuoksi se näkyy nollana tuntina. Virheellisen arvon syynä on se, ettei projektietoja lasketa, kun manuaalinen laskenta on käytössä.

Laske projektitiedot painamalla F9-näppäintä tai napsauttamalla Microsoft Projectin Laskenta: pakollinen -painiketta. Microsoft Project laskee suunnitelman tiedot, ja kaikkien tehtävien kootut arvot tulevat näyttöön. Tehtävät näkyvät myös Gantt-kaaviossa sen mukaan, mikä niiden päättymisen ja alkamisen riippuvuussuhde on.

Esimerkki: tehtävät pysyvät paikoillaan Gantt-kaaviossa.

Kun manuaali laskenta on käytössä, tehtävät pysyvät paikoillaan Gantt-kaaviossa eikä tunteja koota yhteenvetotehtävään tai projektitasoille.

Esimerkki: Ota manuaali laskenta käyttöön Microsoft Projectissa ja aseta kuormitusjakauma tasaiseksi CA Clarity PPM:ssä. Luo sitten CA Clarity PPM -ohjelmassa projekti, jossa on kolme tehtävää. Luo sitten yhteenvetotehtävä ja aseta tehtävät yhteenvetotehtävän alikohteiksi. Lisää päättymisen ja alkamisen riippuvuussuhteet, määritä jäljellä oleva työ ja kirjaa toteutunut työ.

Avaa CA Clarity PPM -projekti Microsoft Projectissa. Koska manuaalinen laskenta on käytössä, projektitietoja ei lasketa ja tulokset näkyvät seuraavassa kuvassa osoitetulla tavalla:

• Tehtävät näkyvät Gantt-kaaviossa päällekkäin pinottuina riippumatta siitä, mikä niiden päättymisen ja alkamisen riippuvuussuhde on.
• Yhteenvetotehtävä näyttää jäljellä olevan työn, toteutuneen työn ja työn arvoina nolla tehtävien yhteissumman sijaan.
• Projekti saattaa näyttää virheellisiä tietoja projektitasolla tai yhteenvetotehtävätasolla.

  

Laske projektitiedot painamalla F9-näppäintä. Tulokset näkyvät seuraavassa kuvassa osoitetulla tavalla:

• Kolmen tehtävän ajoitus tapahtuu niiden välisen riippuvuussuhdeketjun perusteella.
• Jäljellä oleva työ, toteutunut työ ja yhteenvetotehtävän työ näyttävät alitehtävien yhteenlasketun summan.

  

Esimerkki: yhteenvetotehtävää ei lasketa automaattisesti

Kun manuaalinen laskenta on käytössä, yhteenvetotehtävien päivämääriä ei lasketa automaattisesti.

Esimerkki: Ota manuaali laskenta käyttöön Microsoft Projectissa ja aseta kuormitusjakauma tasaiseksi CA Clarity PPM:ssä. Luo sitten CA Clarity PPM -ohjelmassa projekti, jossa on tehtäviä, joilla ei ole riippuvuuksia. Luo sitten yhteenvetotehtävä ja aseta tehtävät yhteenvetotehtävän alikohteiksi. Vedä tehtävät manuaalisesti Gantt-kaavioon vastaamaan projektipäällikön vaatimuksia.

Avaa CA Clarity PPM -projekti Microsoft Projectissa. Koska manuaalinen laskenta on käytössä, projektitietoja ei lasketa ja tulokset näkyvät seuraavassa kuvassa osoitetulla tavalla:

• Gantt-kaavion yhteenvetotehtävän Gantt-viiva näyttää vain yhden päivän kaikkien alatason tehtävien sijaan päivämääräalueen sijaan.

  

Laske projektitiedot painamalla F9-näppäintä. Tulokset näkyvät seuraavassa kuvassa osoitetulla tavalla:

• Yhteenvetotehtävän Gantt-viiva näyttää alatason tehtävien sijaan päivämääräalueen.
• Yhteenvetotehtävä näyttää kootut arvot.

  

Manuaalisen laskennan määrittäminen Microsoft Projectissa

Manuaalisen laskennan toiminta edellyttää, että seuraavat Microsoft Projectin ja CA Clarity PPM -ohjelman asetukset on määritetty. Määritykset voi tehdä vapaavalintaisessa järjestyksessä.

• Microsoft Project - Poista laskenta-asetus käytöstä.
• CA Clarity PPM - Aseta kuormitusjakauman arvoksi Tasainen.

Laskenta-asetuksen asettaminen Microsoft Projectissa

Microsoft Projectin laskenta-asetus on asetettava Pois käytöstä -tilaan. Asetus on yleinen ja tallentuu kunkin projektin .mpp-tiedostoon. Jokainen asetuksen määrittämisen jälkeen luotu .mpp-projekti perii asetuksen.

Huomautus: Jos .mpp-projekti on luotu ennen asetuksen määrittämistä, projektipäällikön on päivitettävä kyseisen projektin yleinen asetus. Asetuksen voi päivittää avaamalla suunnitelma Microsoft Projectissa CA Clarity PPM -ohjelman sisältä ja noudattamalla seuraavia ohjeita.

Microsoft Project 2007

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa Työkalut-valikko ja valitse Asetukset.
2. Napsauta Laskenta-välilehteä.
3. Valitse Microsoft Office Projectin laskenta-asetukset -osan Laskentatapa-kohdassa Manuaalinen.
4. Valitse OK.

Microsoft Project 2013 tai 2010

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa Tiedosto, Projectin asetukset ja valitse sitten Aikataulu.
2. Valitse Laskenta-osan Laske projektin arvot kunkin muokkauksen jälkeen -kohdassa Ei käytössä.
3. Valitse OK.

Kuormitusjakauman määrittäminen CA Clarity PPM -ohjelmassa

Kuormitusjakauman asettaminen tasaiseksi edellyttää järjestelmänvalvojan käyttöoikeuksia.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa Hallinta ja valitse Projektinhallinta-kohdasta Asetukset.
2. Valitse Kuormitusjakauma-asetukseksi Tasainen.
3. Valitse Tallenna.

Microsoft Projectin manuaalisen laskennan poikkeukset

Manuaalista laskentaa koskevat seuraavat poikkeukset:

• CA Clarity PPM -työaikaraportit

  Jos työaikaraportit ovat käytössä, tehtäville kirjatut toteutuneet tunnit voivat ohittaa määritetyt asetukset. Alkamis- ja/tai päättymispäivä voi muuttua.

  Esimerkki: Tehtävä 1 alkaa toukokuun 1. päivänä, ja Kenneth kirjaa kahdeksan tuntia huhtikuun 20. päivälle – ajalle, joka on ennen tehtävän alkamispäivää. Kun projekti seuraavan kerran Microsoft Projectissa, tehtävän alkamispäivä siirtyy huhtikuun 20. päivään. Vastaava siirto tapahtuu, jos Kenneth kirjaa tehtävälle toteutuneita tunteja sen päättymispäivän jälkeen. Microsoft Project siirtää päättymispäivän vastaamaan viimeisiä kirjattuja toteutuneita tunteja.

• Resurssien tasaaminen

  Resurssien tasaaminen laskee myös projektitiedot. Älä käytä resurssien tasausta, jos et halua Microsoft Projectin laskevan projektitietoja.

• Tehtävän rajoitukset

  Käytettäessä tehtävän rajoituksia Microsoft Project saattaa laskea projektitiedot, vaikka Laskenta-asetuksen yleinen asetus olisi poistettu käytöstä.

Esimerkki: resurssien tasaaminen Microsoft Projectissa

Resurssien tasaaminen Microsoft Projectissa ajoittaa projektin työryhmän jäsenten saatavuuden perusteella niin, ettei yksikään resurssi ylivaraudu. Resurssien tasaaminen säätää resurssien varauksia viivästyttämällä ja jakamalla tehtäviä ja viivästyttämällä resurssien kiinnityksiä. Resurssien tasaaminen laskee myös projektitiedot resurssien tasaamisen yhteydessä. Resurssien tasausta ei siis tule käyttää, jos Microsoft Projectin ei haluta laskevan projektitietoja.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Poista laskenta-asetus käytöstä Microsoft Projectissa.
2. Luo kaksi tehtävää, Tehtävä1 ja Tehtävä2.

   Microsoft Project määrittää automaattisesti kummankin tehtävän alkamispäiväksi tämän päivän tai projektin alkamispäivän Microsoft Projectiin tehtyjen määritysten mukaan.

3. Luo tehtävien 1 ja 2 välille päättymisen ja alkamisen riippuvuus.

   Tehtävät säilyvät pinossa päällekkäin merkkinä siitä, että suunnitelman tiedot on laskettava.

   

4. Kiinnitä sama resurssi kumpaankin tehtävään.

   Tehtävät säilyvät pinossa päällekkäin merkkinä siitä, että suunnitelman tiedot on laskettava. Alla olevassa kuvassa näkyy, että resurssin odotetaan työskentelevän kyseisenä päivänä 16 tuntia.

   

5. Tasaa resurssit manuaalisesti.

   Microsoft Project laskee tai ajoittaa tehtävät automaattisesti, minkä jälkeen resurssin työskentelyaika saatavuuspäivinä on kahdeksan tuntia ja ylivaraus poistuu. Älä tasaa resursseja, jos et halua tehtävien sijaintien muuttuvan.

   

Esimerkki: tehtävärajoitukset

Tehtävärajoitusten käyttäminen saattaa käynnistää automaattisen laskennan, vaikka laskennan yleinen asetus olisi Manuaalinen.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Poista laskenta-asetus käytöstä Microsoft Projectissa.
2. Luo tehtävä, Tehtävä1.

   Microsoft Project määrittää automaattisesti alkamispäiväksi tämän päivän tai projektin alkamispäivän Microsoft Projectiin tehtyjen määritysten mukaan.

3. Siirrä Tehtävä 1 seuraavaan maanantaihin.

   Microsoft Project merkitsee tehtävään 1 Aloita aikaisintaan -rajoituksen. Tarkastele rajoitusta viemällä kohdistin kalenterikuvakkeen päälle.

4. Luo toinen tehtävä, Tehtävä2.

   Microsoft Project määrittää automaattisesti alkamispäiväksi tämän päivän tai projektin alkamispäivän Microsoft Projectiin tehtyjen määritysten mukaan.

5. Siirrä Tehtävä 2 seuraavaan maanantaihin.

   Microsoft Project merkitsee tehtävään 2 Aloita aikaisintaan -rajoituksen. Tarkastele rajoitusta viemällä kohdistin kalenterikuvakkeen päälle.

6. Luo tehtävien 1 ja 2 välille päättymisen ja alkamisen riippuvuus.

   Jos luot tehtävän rajoituksia, Microsoft Project laskee automaattisesti tehtävätiedot, vaikka Laskenta-asetuksen yleinen asetus olisi poistettu käytöstä.

   

Esimerkki: resurssien ylivarausten sovittaminen

Seuraava esimerkki näyttää, miten resurssien ylivarauksen voi sovittaa manuaalisesti ilman, että automaattinen laskenta käynnistyy.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Poista laskenta-asetus käytöstä Microsoft Projectissa.
2. Luo kaksi tehtävää, Tehtävä1 ja Tehtävä2.

   Microsoft Project määrittää automaattisesti alkamispäiväksi tämän päivän tai projektin alkamispäivän Microsoft Projectiin tehtyjen määritysten mukaan.

3. Kiinnitä resurssi tehtävään 1.
4. Kiinnitä sama resurssi tehtävään 2.
5. Luo tehtävien 1 ja 2 välille päättymisen ja alkamisen riippuvuus.

   Tehtävät säilyvät pinossa päällekkäin merkkinä siitä, että suunnitelman tiedot on laskettava.

   

6. Vedä Tehtävä1 seuraavan viikon maanantaihin.

   Tehtävän päivämäärä lukkiutuu manuaalisesti asettamaasi päivämäärään merkkinä siitä, että suunnitelman tiedot on laskettava.