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Repercusión de los cálculos manuales en la programación de Microsoft Project

La opción Cálculo de Microsoft Project está activada de forma predeterminada. En consecuencia, cuando se abre un proyecto de CA Clarity PPM en Microsoft Project, el proyecto se recalcula. Se ajustan automáticamente las fechas de inicio y de finalización de las tareas para respetar la cadena de dependencia entre ellas. Por ejemplo, cree dos tareas (Tarea 1 y Tarea 2), con una dependencia de Finalización/inicio entre ellas. La fecha de inicio de la Tarea 2 se calcula con respecto a la finalización de la Tarea 1 según el vínculo de dependencia. El diagrama de Gantt también se actualiza en función de ello. Las tareas posteriores se calculan del mismo modo acumulando los valores de nivel de tarea de Trabajo restante, Trabajo real y Trabajo en el nivel Tarea resumen.

Prerrequisitos:

• Asegúrese de contar con versiones compatibles de CA Clarity PPM y Microsoft Project. Para obtener más información, consulte la sección de compatibilidades de las Notas de la versión.
• Antes de actualizar la interfaz de Microsoft Project, desinstale la versión anterior. Puede abrir un ticket de soporte en la organización y pedir al administrador correspondiente que le ayude con la instalación.

Cálculo manual en Microsoft Project

Puede configurar la opción Cálculo en Microsoft Project como Desactivado (manual), para que los proyectos de CA Clarity PPM no se recalculen al abrirlos en Microsoft Project. Al utilizar el cálculo manual, Microsoft Project procede de las siguientes formas:

• Las tareas no se ajustan o actualizan en función de la cadena de dependencia cuando se abre un proyecto de CA Clarity PPM en Microsoft Project. La cadena de dependencia deja de tener sentido.
• Las tareas permanecen inmóviles en el diagrama de Gantt.
• Se debe programar un proyecto manualmente y desplazar las fechas de las tareas.
• El proyecto aparece tal y como se guardó por última vez en CA Clarity PPM, siempre que no se estén usando hojas de tiempo de CA Clarity PPM.
• La tarea resumen no se calcula. Los valores acumulados de las tareas secundarias no se muestran. En consecuencia, el campo % completado del nivel del proyecto en Microsoft Project puede mostrar un valor inexacto.

En el ejemplo siguiente, el trabajo restante para el Proyecto 1 y el Resumen no se calculan, por lo que se muestra como cero horas. Esto sucede porque el proyecto no se calcula cuando está activado el cálculo manual.

Pulse F9 o use el botón Calcular: necesario de Microsoft Project para calcular el proyecto. Microsoft Project calcula el plan y se muestran los valores acumulados de todas las tareas. Asimismo, las tareas aparecen en el diagrama de Gantt en función de las relaciones de dependencia de Finalización/inicio.

Ejemplo: las tareas permanecen inmóviles en el diagrama de Gantt.

Cuando se activa el cálculo manual, las tareas permanecen inmóviles en el diagrama de Gantt y las horas no se acumulan en la tarea resumen ni en los niveles del proyecto.

Por ejemplo, active el cálculo manual en Microsoft Project y configure también el patrón de carga como uniforme en CA Clarity PPM. A continuación, cree un proyecto en CA Clarity PPM con tres tareas. Cree una tarea resumen y degrade las tareas para que sean elementos secundarios de la tarea resumen. Aplique las dependencias de Finalización/inicio, identifique el trabajo restante y registre el trabajo real.

Abra el proyecto de CA Clarity PPM en Microsoft Project. Como el cálculo manual está activado, el proyecto no se calcula y los resultados aparecen tal y como se muestran en la siguiente ilustración:

• Las tres tareas están superpuestas en el diagrama de Gantt y no están basadas en los vínculos de dependencia de Finalización/inicio.
• La tarea resumen muestra cero para el trabajo restante, el trabajo real y el trabajo, en lugar de mostrar la suma de las tareas.
• El proyecto puede mostrar valores incorrectos en los niveles del proyecto o de la tarea resumen.

  

Pulse F9 para calcular el proyecto. Los resultados aparecen tal y como se muestran en la siguiente ilustración:

• Las tres tareas se programan según la cadena de dependencia existente entre ellos.
• El trabajo restante, el trabajo real y el trabajo para la tarea resumen muestran la suma de las tareas secundarias.

  

Ejemplo: la tarea resumen no se calcula automáticamente

Cuando el cálculo manual está activado, las fechas de la tarea resumen no se calculan automáticamente.

Por ejemplo, active el cálculo manual en Microsoft Project y configure también el patrón de carga como uniforme en CA Clarity PPM. A continuación, cree un proyecto en CA Clarity PPM con algunas tareas sin dependencias. Cree una tarea resumen y degrade las tareas para que sean elementos secundarios de la tarea resumen. Arrastre las tareas manualmente en el diagrama de Gantt para reflejar los requisitos del gestor de proyectos.

Abra el proyecto de CA Clarity PPM en Microsoft Project. Como el cálculo manual está activado, el proyecto no se calcula y los resultados aparecen tal y como se muestran en la siguiente ilustración:

• En el diagrama de Gantt, la línea de Gantt de la tarea resumen refleja solamente un día en lugar del intervalo de las tareas secundarias.

  

Pulse F9 para calcular el proyecto. Los resultados aparecen tal y como se muestran en la siguiente ilustración:

• La línea de Gantt de la tarea resumen muestra el intervalo de fechas de las tareas secundarias.
• La tarea resumen muestra los valores acumulados.

  

Configuración del cálculo manual en Microsoft Project

Para que el cálculo manual funcione, hay que definir valores de configuración en Microsoft Project y en CA Clarity PPM en cualquier orden:

• Microsoft Project: configure la opción Cálculo como Desactivado.
• CA Clarity PPM: configure el patrón de carga como Uniforme.

Configuración de la opción Cálculo en Microsoft Project

Hay que configurar la opción Cálculo con el valor Desactivado en Microsoft Project. Esta configuración es global y se guarda en el archivo .mpp de cada proyecto. Cualquier proyecto .mpp que se cree después de definir esta configuración hereda esta configuración.

Nota: Para aquellos proyectos .mpp que se hayan creado antes de definir esta configuración, el gestor de proyectos debe actualizar la configuración global para ese proyecto. Para actualizar la configuración global, abra el plan en Microsoft Project desde CA Clarity PPM y siga estos pasos.

Microsoft Project 2007

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra el menú Herramientas y haga clic en Opciones.
2. Haga clic en la ficha Cálculo.
3. Seleccione Manual como modo de cálculo en la sección Opciones de cálculo para Microsoft Office Project.
4. Haga clic en Aceptar.

Microsoft Project 2013 o 2010

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra Archivo, Opciones de proyecto y, a continuación, haga clic en Programación.
2. Seleccione Desactivado como valor del campo Calcular el proyecto después de cada modificación en la sección Cálculo.
3. Haga clic en Aceptar.

Definición del patrón de carga en CA Clarity PPM

Hay que configurar el patrón de carga como uniforme usando los permisos de administrador.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Abra Administración y, en Gestión de proyectos, haga clic en Valores de configuración.
2. Configure el valor Patrón de carga predeterminado como Uniforme.
3. Haga clic en Guardar.

Excepciones del cálculo de manual en Microsoft Project

Las siguientes excepciones se aplican cuando se activa el cálculo manual:

• Hojas de tiempo de CA Clarity PPM

  Si se usan hojas de tiempo, las horas reales que se registran para las tareas podrían anular la configuración. Las fechas de inicio y finalización (o ambas) pueden cambiar.

  Por ejemplo, la Tarea 1 empieza el 1 de mayo y Carlos registra ocho horas el 20 de abril, una fecha anterior al inicio de la tarea. La próxima vez que se abra el proyecto en Microsoft Project, la fecha de inicio de la tarea cambiará al 20 de abril. Lo mismo sucede si Carlos registra horas reales para la tarea después de su fecha de finalización. Microsoft Project mueve la fecha de finalización hasta las últimas horas reales registradas.

• Nivelación de recursos

  La nivelación de recursos también calcula el proyecto. No utilice la nivelación de recursos si no desea que Microsoft Project calcule el proyecto.

• Restricciones de las tareas

  El hecho de aplicar restricciones de tarea puede hacer que Microsoft Project calcule el proyecto, incluso aunque la configuración global de la opción Cálculo esté definida como Desactivado.

Ejemplo: nivelación de recursos en Microsoft Project

La nivelación de recursos en Microsoft Project programa el proyecto en función de la disponibilidad de los miembros del equipo para que ningún recurso esté sobreadjudicado. La nivelación de recursos retrasa y divide las tareas, además de retrasar las asignaciones de recursos para ajustar sus adjudicaciones. La nivelación de recursos también calcula el proyecto a medida que nivela los recursos. Por lo tanto, nivele los recursos solamente si desea que Microsoft Project calcule el proyecto.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Configure de la opción Cálculo en Microsoft Project como Desactivado.
2. Cree dos tareas, Tarea 1 y Tarea 2.

   Microsoft Project establece automáticamente que la fecha de inicio para las dos tareas sea hoy o la fecha de inicio del proyecto, en función de la configuración de Microsoft Project.

3. Cree una dependencia de Finalización/inicio entre la Tarea 1 y la 2.

   Las tareas permanecen superpuestas, lo que indica que el plan se debe calcular.

   

4. Asigne el mismo recurso a cada tarea.

   Las tareas permanecen superpuestas, lo que indica que el plan se debe calcular. Como se puede ver abajo, se prevé que el recurso trabaje 16 horas ese día.

   

5. Nivele manualmente los recursos.

   Microsoft Project calcula automáticamente las tareas o las programa para que el recurso trabaje ocho horas al día de disponibilidad, lo que, en consecuencia, resuelve la sobreadjudicación. Si no desea que se muevan las posiciones de la tarea, no nivele los recursos.

   

Ejemplo: restricciones de tareas

Al aplicar restricciones de tareas, se puede activar el cálculo automático, incluso aunque la configuración global sea manual.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Configure de la opción Cálculo en Microsoft Project como Desactivado.
2. Cree una tarea denominada Tarea 1.

   Microsoft Project establece automáticamente que la fecha de inicio sea hoy o la fecha de inicio del proyecto, en función de la configuración de Microsoft Project.

3. Mueva la Tarea 1 al lunes siguiente.

   Microsoft Project marca la Tarea 1 con la restricción No comenzar antes de. Pase el cursor por encima del icono del calendario para ver esta restricción.

4. Cree otra tarea denominada Tarea 2.

   Microsoft Project establece automáticamente que la fecha de inicio sea hoy o la fecha de inicio del proyecto, en función de la configuración de Microsoft Project.

5. Mueva la Tarea 2 al lunes siguiente.

   Microsoft Project marca la Tarea 2 con la restricción No comenzar antes de. Pase el cursor por encima del icono del calendario para ver esta restricción.

6. Cree una dependencia de Finalización/inicio entre la Tarea 1 y la 2.

   Cuando se crean restricciones de tarea, Microsoft Project calcula automáticamente las tareas aunque la configuración global para la opción Cálculo sea Desactivado.

   

Ejemplo: reconciliación de la sobreadjudicación de un recurso

El siguiente ejemplo muestra un proceso para que la reconciliación manual de las sobreadjudicaciones de recursos no active el cálculo automático.

A continuación, realice los siguientes pasos:

1. Configure de la opción Cálculo en Microsoft Project como Desactivado.
2. Cree dos tareas: Tarea 1 y Tarea 2.

   Microsoft Project establece automáticamente que la fecha de inicio sea hoy o la fecha de inicio del proyecto, en función de la configuración de Microsoft Project.

3. Asigne un recurso a la Tarea 1.
4. Asigne el mismo recurso a la Tarea 2.
5. Cree una dependencia de Finalización/inicio entre la Tarea 1 y la 2.

   Las tareas permanecen superpuestas, lo que indica que el plan se debe calcular.

   

6. Arrastre la Tarea 1 hasta el lunes de la semana siguiente.

   La tarea permanece congelada en la fecha que se ha establecido manualmente, lo que indica que el plan se debe calcular de nuevo.