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Generieren von Versionen des Plans oder von Szenarien

Ändern Sie Ihre Pläne, und speichern Sie sie als Alternativversionen oder -szenarien. Sie können Vergleichsberichte für Ihre Portfolioplanversionen anzeigen, um zu den bestmöglichen Entscheidungen für Ihre Portfolioinvestitionen zu gelangen.

Sie können Alternativversionen eines Plans generieren, indem Sie Portfoliovorgaben, Inhalte und spezifische Investitionsattribute wie Daten, Status, Ressourcen usw. durch potenzielle Änderungen ersetzen. Kopieren Sie zum Beispiel einen Plan und erstellen Sie eine neue Version, indem Sie die Kosten um einen bestimmten Prozentsatz reduzieren.

Beispiel: Generieren von Planversionen

In einer Planungssitzung mit den CIO-Mitarbeitern wählt der IT-Portfoliomanager von Forward Inc. den Plan "2014 IT-PMO" aus. Der Portfoliomanager präsentiert die Ansicht "Trennlinie" des Plans, um den Mitarbeitern die folgenden Details vor Augen zu führen:

• Alle Projekte und ihr aktueller Rang.
• Den Projektbedarf im Vergleich zu den vorgegebenen Beschränkungen für Kosten, Ressourcen und Leistung.
• Die Kapitalkosten, technischen Ressourcen, Analystenressourcen und Projektmanagementressourcen im Vergleich zu den vorgegebenen Beschränkungen für Kosten und Ressourcen.

Die Mitarbeiter überprüfen die Prioritätenliste und kommentieren Folgendes:

• Bei einem vorgegebenen Kostenbudget von 20 Millionen US-Dollar liegt derzeit ein Projektwert von 15 Millionen über der Trennlinie bzw. ist finanziert.
• Bei einer vorgegebenen Leistung von 30 Millionen US-Dollar ist eine Leistung von nur 20 Millionen von den finanzierten Projekten abgedeckt. Die finanzierten Projekte werden in der Ansicht über der Trennlinie angezeigt.
• 60 der insgesamt 70 für Projektarbeit verfügbaren Ressourcen sind bereits für die finanzierten Projekte bestimmt.

Der CIO spricht darüber, wie Mitarbeiter Ressourcen effizienter einsetzen und auf die Erfüllung der folgenden Geschäftsziele hinarbeiten müssen:

• Eine Unternehmensinitiative zum Senken der Kosten um 10 Prozent durch Auslagern von 20 Prozent der Mitarbeiter. Die IT-Abteilung ist dieser Vorgabe verpflichtet.
• Die IT-Abteilung muss strategischer arbeiten. Das Verkaufsteam will in eine neue SaaS-Verkaufslösung (Software as a Service) investieren. Die Lösung kostet 6 Millionen US-Dollar bei einem verbleibenden IT-Budget von nur 5 Millionen. Die neue Lösung verspricht eine zusätzliche Leistung von 10 Millionen, die dabei helfen kann, die Leistungsvorgabe einzuhalten.
• Das Finanzteam hat gerade ein obligatorisches Projekt geliefert, dessen Kosten 500.000 US-Dollar betragen. Das Projekt erzeugt keine Leistung, entspricht aber einer gesetzlichen Vorschrift, die für den Fortbestand in der Branche notwendig ist.

Der Portfoliomanager erstellt eine neue Version des Plans, indem er den Plan "2014 IT-PMO" kopiert und in "Option 1: Reduzierung um 10 Prozent plus CIO-Verpflichtungen". An der neuen Planversion nimmt der Portfoliomanager die folgenden Anpassungen vor:

• Er reduziert die vorgegebenen Kosten in der verteilten Vorgabe um 10 Prozent.
• Er ändert die Mischung von geplanten IT-Ressourcen so, dass 20 Prozent ausgelagert werden.
• Er ändert die Rollenbesetzung von lokalen Rollen in ausgelagerte Rollen um, um den Wunsch nach Outsourcing widerzuspiegeln.
• Er verschiebt das obligatorische Projekt der Finanzabteilung, das USD 500.000 benötigt, über die Trennlinie.
• Er genehmigt das SaaS-Projekt, das 6 Millionen USD benötigt, bzw. verschiebt es über die Trennlinie.

Der Portfoliomanager überprüft die neue Version des Plans mit dem CIO und den Mitarbeitern.

Zusammen bemerken sie, dass die Abteilung nun zwar ihrer Leistungsvorgabe gerecht wird, jedoch weiterhin 1,5 Millionen über ihrer Kostenvorgabe liegt. Die Vorgaben für lokale und ausgelagerte Ressourcen fehlen weiterhin. Sie nehmen die folgenden Änderungen am Plan vor:

• Sie verschieben das Projekt für ein webbasiertes Leistungssystem, das eine niedrige Priorität hat, unter die Trennlinie, wodurch 1 Million und vier Ressourcen frei werden. Jetzt liegen sie nur mehr 500.000 Dollar über dem Budget.
• Sie lagern 20 Prozent ihrer Arbeit aus und erfüllen so die Vorgabe für lokale und ausgelagerte Ressourcen.
• Sie weisen dem PMO-Direktor die Aufgabe zu, neue Ressourcenpläne und Kostenpläne mit den neuen Ressourcenvorgaben erstellen.

Der Portfoliomanager speichert die Änderungen am Plan und benachrichtigt die Mitarbeiter. Dem CIO gefällt der neue Plan, er bemerkt jedoch, dass er einer reaktiven Geschäftsführung entspricht. Wenn sich die IT-Gruppe mehr auf die strategischen Chancen im Unternehmen fokussieren könnte, könnte sie einen deutlich höheren Wert zur unteren Zeile hinzufügen. Sie könnten eine größere Auswirkung erzielen, indem sie eine höhere Finanzierung generieren. Zum Beispiel enthält die Liste zwei kleine Projekte, die Initiative "Kontaktmanagement" und den Vorschlag "Transformation von Verkaufsprämien". Die Kosten dieser Projekte sind relativ niedrig (1,3 Millionen Dollar), doch sie versprechen eine Rentabilität von 13 Millionen.

Basierend auf dem Input des CIO erstellt der Portfoliomanager eine weitere Version des Plans namens “Option 2: Erhöhtes Budget und strategische Arbeit mit signifikanten Auswirkungen”. In dieser Version nimmt der Portfoliomanager die folgenden Anpassungen vor und zeigt den neuen Plan dem CIO:

• Er erhöht die allgemeine Kostenvorgabe gemäß der Definition in den Portfolioeigenschaften um 2 Millionen USD.
• Er erhöht die allgemeine Leistungsvorgabe gemäß der Definition in den Portfolioeigenschaften um 13 Millionen USD.
• Er verschiebt das webbasierte Leistungssystem, dass das Team zuvor aufgegeben hatte, unter die Trennlinie, wodurch 1 Million USD frei werden.
• Er verschiebt das obligatorische Projekt der Finanzabteilung über die Trennlinie und genehmigt es, wodurch USD 500.000 verbraucht werden.
• Er verschiebt das SaaS-Projekt über die Trennlinie und genehmigt es, wodurch 6 Millionen USD verbraucht werden.
• Er fügt die beiden strategischen Projekte, die der CIO erwähnt hat, über der Trennlinie hinzu, wodurch Kosten von 1,3 Millionen USD Kosten und eine Leistung von 13 Millionen USD entstehen.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Portfoliomanagement" auf Portfolios.
2. Öffnen Sie das Portfolio, für das Sie eine Planversion erstellen möchten.
3. Klicken Sie auf Pläne.
4. Wählen Sie den Plan aus, für den Sie eine Version erstellen wollen, und klicken Sie auf Kopieren.
5. Um eine neue Version des Plans zu erstellen, benennen Sie ihn um.
6. Bearbeiten Sie die Planeigenschaften basierend auf den neuen Anforderungen.