Správa portfolií › Zkoumání alternativních plánů portfolia › Generování verzí plánu nebo scénářů

Generování verzí plánu nebo scénářů

Upravte své plány a uložte je jako alternativní verze nebo scénáře. Můžete zobrazit srovnávací sestavy pro své verze plánů portfolia a dospět tak k nejlepším možným rozhodnutím týkajícím se investic portfolia.

Můžete vygenerovat alternativní verze plánů případnou změnou cílů portfolia, obsahu portfolia a určitých atributů investic (například dat, stavu, zdrojů). Zkopírujte například plán a vytvořte jeho další verzi snížením nákladů o určité procento.

Příklad: Vytváření verzí plánu

Na plánovací schůzce se členy týmu ředitele IT vybere manažer portfolia ve společnosti Forward Inc. IT plán PMO na rok 2014. Manažer portfolia představí zobrazení rozhodovací hladiny plánu, aby ukázal členům týmu následující podrobnosti:

• všechny projekty a jejich aktuální hodnocení,
• poptávky projektů v porovnání s cíleným omezením nákladů, zdrojů a přínosů,
• kapitálové náklady, výrobní zdroje, zdroje obchodních analytiků a zdroje správy projektu v porovnání s cíleným omezením nákladů a zdrojů.

Členové týmu zkontrolují seznam se stanovenými prioritami a vznesou následující připomínky:

• Z cíleného rozpočtu nákladů 20 miliónů USD mají aktuálně projekty v hodnotě 15 miliónů USD nad rozhodovací hladinou nebo financované.
• Z cílených 30 miliónů USD přínosů reprezentují financované projekty pouze přínosy v hodnotě 20 miliónů USD. Financované projekty se zobrazí nad rozhodovací hladinou.
• Ze 70 zdrojů, jež jsou k dispozici pro projektovou práci, je už 60 zavázáno k financovaným projektům.

Ředitel IT mluví o tom, že zaměstnanci musejí využívat zdroje efektivněji a musejí usilovat o dosažení následujících obchodních cílů:

• Iniciativa společnosti ke snížení nákladů o 10 procent outsourcováním 20 procent členů týmu. IT oddělení je k tomuto cíli zavázáno.
• Nutnost, aby IT oddělení bylo více strategické. Prodejní tým chce investovat do nového řešení prodeje SaaS (software jako služba). Toto řešení stojí 6 miliónů USD a v IT rozpočtu už zbývá pouze 5 miliónů USD. Toto nové řešení slibuje přínos dalších 10 miliónů, které mohou pomoci splnit cíl přínosů.
• Finanční tým právě dodal povinný projekt, který stojí 500 000 USD. Tento projekt nevytváří žádný zisk, ale splňuje právní požadavek, aby společnost mohla pokračovat v obchodní činnosti.

Manažer portfolia vytvoří další verzi plánu zkopírováním IT Plánu PMO na rok 2014 a přejmenuje ho na „Možnost 1: Snížení o deset procent plus závazky ředitele IT“. V nové verzi plánu provede manažer portfolia následující úpravy:

• Sníží cílové náklady o 10 procent v distribuovaném cíli.
• Sníží kombinaci plánovaných IT zdrojů tak, aby 20 procent bylo outsourcováno.
• Změní obsazení rolí z místních na outsourcované, aby zohlednil přání outsourcovat.
• Přesune projekt s povinnými financemi nad rozhodovací hladinu, čímž se využije 500 000 USD.
• Schválí nebo přesune projekt SaaS nad rozhodovací hladinu, čímž se využije 6 miliónů USD.

Manažer portfolia zkontroluje novou verzi plánu s finančním ředitelem a členy týmu.

Společně si všimnou, že oddělení stále překračuje cílové náklady o 1,5 miliónů USD, ale splňuje cíle přínosů. Také jim stále chybí místní a outsourcované cíle. Provedou v plánu následující změny:

• Přesunou projekt Webový systém přínosů, který má malou prioritu, pod rozhodovací hladinu, čímž uvolní 1 milión USD nákladů a čtyři zdroje. Nyní překračují rozpočet pouze o 500 000 USD.
• Outsourcují 20 procent práce a smažou rozdíly mezi cíli pro místní a outsourcované zdroje.
• Přiřadí úkol vytvoření nových plánů zdrojů a nákladů s novými cíli zdrojů řediteli PMO.

Manažer portfolia uloží změny plánu a uvědomí členy týmu. Řediteli IT se nový plán líbí, ale vyjádří se, že podnikají v reaktivním režimu. Kdyby se IT skupina více zaměřila na strategické příležitosti ve společnosti, mohli by ke konečnému součtu přidat mnohem větší hodnotu. Mohou dosáhnout vyššího dopadu vytvořením více finančních zdrojů. Na seznamu jsou například dva malé projekty, iniciativa Správa kontaktů a návrh Transformace kompenzace prodeje. Tyto projekty mají relativné nízké náklady (1,3 miliónů USD), ale slibují návratnost investic 13 miliónů USD.

Na základě vstupů od ředitele IT vytvoří manažer portfolia další verzi plánu nazvanou „Možnost 2: Zvýšení rozpočtu a strategické práce s významným dopadem“. V této verzi provede manažer portfolia následující úpravy a předloží nový plán řediteli IT:

• Zvýší cíl nákladů na vysoké úrovni definovaný ve vlastnostech portfolia o 2 milióny USD.
• Zvýší cíl přínosů na vysoké úrovni definovaný ve vlastnostech portfolia o 13 miliónů USD.
• Přesune projekt Webový systém přínosů, který se tým rozhodl pozastavit, pod rozhodovací hladinu, což uvolní 1 milión USD.
• Přesune projekt s povinnými financemi nad rozhodovací hladinu a schválí ho společně s využitím 500 000 USD.
• Přesune projekt SaaS nad rozhodovací hladinu a schválí ho společně s využitím 6 miliónů USD.
• Přidá dva strategické projekty, které ředitel IT zmínil, nad rozhodovací hladinu, využije 1,3 miliónů USD nákladů a zvýší přínos o 13 miliónů USD.

Postupujte takto:

1. Otevřete kartu Domů a v nabídce Správa portfolia klikněte na možnost Portfolia.
2. Otevřete projekt, pro který chcete vytvořit verzi plánu.
3. Klikněte na možnost Plány.
4. Vyberte plán, jehož verzi chcete vytvořit, a klikněte na možnost Kopírovat.
5. Chcete-li vytvořit jinou verzi plánu, přejmenujte ho.
6. Upravte vlastnosti plánu podle nových požadavků.