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發票核准如何運作
財務經理與部門經理通常會一起合作來核准發票。 財務經理會提交發票以供核准,而部門經理則核准或否決發票。 部門發票存取權限可判定能夠進行發票相關任務的使用者。
使用公司的原則和最佳實務建議來識別負責處理發票的角色,並判定提交和核准發票的截止期間。 下列各項可說明核准程序:
- 執行「產生發票」工作 (可排程定期執行) 以產生發票。 工作完成時,即可使用發票,其狀態為「估價」。 發票會開放接收其他交易且可供檢閱。 財務經理可以視需要手動重新產生發票,並擷取在排程的發票產生動作之間新增加的交易或調整。
- 財務經理會提交發票以供核准。 狀態變更為「已提交」,發票變成鎖定狀態。 此時無法新增其他交易。 如果在該期間內處理了其他交易,則這些交易會加入下一個期間的發票。
- 部門經理可以核准或否決發票。
- 如果核准,狀態就會變更為「已核准」。 發票已完成,無法進行其他動作。
- 如果否決,狀態就會變更為「已否決」。 財務經理可以調整或撤銷特定交易或整份發票。
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