發票核准如何運作

財務經理與部門經理通常會一起合作來核准發票。財務經理會提交發票以供核准，而部門經理則核准或否決發票。部門發票存取權限可判定能夠進行發票相關任務的使用者。

使用公司的原則和最佳實務建議來識別負責處理發票的角色，並判定提交和核准發票的截止期間。下列各項可說明核准程序：

執行「產生發票」工作 (可排程定期執行) 以產生發票。工作完成時，即可使用發票，其狀態為「估價」。發票會開放接收其他交易且可供檢閱。財務經理可以視需要手動重新產生發票，並擷取在排程的發票產生動作之間新增加的交易或調整。
財務經理會提交發票以供核准。狀態變更為「已提交」，發票變成鎖定狀態。此時無法新增其他交易。如果在該期間內處理了其他交易，則這些交易會加入下一個期間的發票。
部門經理可以核准或否決發票。
- 如果核准，狀態就會變更為「已核准」。發票已完成，無法進行其他動作。
- 如果否決，狀態就會變更為「已否決」。財務經理可以調整或撤銷特定交易或整份發票。