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Funzionamento dell'approvazione di fatture

Solitamente, il manager finanziario e il manager di dipartimento lavorano insieme per approvare le fatture. Il manager finanziario invia le fatture per approvazione mentre il manager di dipartimento approva o rifiuta le fatture. I diritti di accesso alle fatture del dipartimento determinano gli utenti che possono svolgere attività correlate alla fatturazione.

Utilizzare le politiche e le procedure consigliate dell'azienda per identificare i ruoli responsabili delle fatture e per determinare i periodi limite per l'invio e l'approvazione delle fatture. Di seguito viene descritto il processo di approvazione:

1. La fattura viene generata mediante il processo Genera fatture. ê possibile pianificare l'esecuzione periodica di tale processo. Al termine del processo, la fattura è disponibile con stato Preliminare. La fattura è aperta per ricevere transazioni aggiuntive ed è disponibile per la revisione. Il manager finanziario può eseguire la rigenerazione manuale delle fatture per acquisire le transazioni o gli adeguamenti aggiunti recentemente tra le generazioni di fatture pianificate.
2. Il manager finanziario invia la fattura per l'approvazione. Lo stato viene modificato in Inviato e la fattura viene bloccata. Non è possibile aggiungere ulteriori transazioni. In caso di elaborazione di ulteriori transazioni per il periodo di tempo specificato, queste verranno aggiunte alla fattura del periodo successivo.
3. Il manager del dipartimento può approvare o rifiutare la fattura.
   • Se approvata, lo stato viene modificato in Approvato. La fattura è completa e non è possibile effettuare altre azioni.
   • Se rifiutata, lo stato viene modificato in Rifiutato. Il manager finanziario può adeguare o stornare una transazione specifica o l'intera fattura.