Resurssien kapasiteettisuunnittelu › Resurssien kapasiteettisuunnittelun termit

Resurssien kapasiteettisuunnittelun termit

Kun olet resurssivastaava, joka työskentelee resurssien ja roolien kanssa, tutustu seuraaviin termeihin:

Saatavuus

Määrittää yhden työpäivän työtuntien määrän, jonka ajan resurssi on käytettävissä työhön tai jonka ajan resurssin odotetaan työskentelevän.

Oletusarvo: 8

Voit laskea viikoittaisen saatavuuden seuraavalla kaavalla:

Viikoittainen saatavuus = (saatavuus) x (kiinnitetyssä resurssikalenterissa olevien viikoittaisten työpäivien määrä)

Jos resurssin Saatavuus-arvo on esimerkiksi kahdeksan ja määritetyn resurssin kalenterissa viikon työpäivien määrä on viisi:

Viikoittainen saatavuus = 8 x 5 = 40 tuntia viikossa

Varaus

Resurssin varaaminen henkilöstön jäsenenä investoinnille. Kullekin resurssille lasketaan automaattisesti varausmäärä. Voit laskea resurssin varauksen seuraavalla kaavalla:

Resurssin varauksen suuruus = (saatavuus) x (resurssien työpäivien määrä investoinnin ajanjakson aikana) 

Yksittäisen resurssin työpäivien määrä investoinnin aikana perustuu resurssikalenteriin. Määrään lasketaan kaikki päivät aloituspäivä ja päättymispäivä mukaan lukien, jotka resurssi on käytettävissä investoinnin aikajakson aikana.

Esimerkiksi seuraavassa luettelossa on tiettyjen resurssien viikoittainen saatavuus investoinnin ajanjakson aikana:

• Resurssi A työskentelee neljä tuntia päivässä viitenä päivänä viikossa.
• Resurssi B työskentelee kahdeksan tuntia päivässä viitenä päivänä viikossa.
• Resurssi C työskentelee kahdeksan tuntia päivässä kolmena päivänä viikossa.

  Jos kaikki resurssit varataan investointiin 100-prosenttisesti kolmen viikon ajan, resurssien varausten suuruudet ovat seuraavat:

• Resurssi A = 60 tuntia
• Resurssi B = 120 tuntia
• Resurssi C = 72 tuntia

  Jos yrität ylivarata resurssin lisäämällä hänet muiden investointien henkilöstöön, näet varoitusviestin. Ylivarattu resurssi ei pysty tekemään työtä tehokkaasti tai saattamaan sitä loppuun määritettyyn päättymispäivään mennessä. Siksi on tärkeää tarkkailla, missä määrin resursseja on varattu investointeihin.

  Näissä esimerkeissä Jouni, Veikko ja Susanna ovat Marjan suoria alaisia:

• Jouni on varattu kiinteästi 20 tunniksi projektiin A ja alustavasti 10 tunniksi projektiin B. Jounin kokonaiskysyntä ensi viikolla on 30 tuntia.
• Veikko on ensi viikolla varattu kiinteästi 40 tunniksi projektiin A ja yhdistelmävarattu 20 tunniksi projektiin B. Veikon kokonaiskysyntä ensi viikolla on 60 tuntia.
• Susannaa ei ole varattu mihinkään projektiin. Susannan kysyntä on 0 tuntia.
• Projektille A on kiinnitetty rooli, joka on alustavasti varattu 35 tunniksi ensi viikolla. Projektin roolin ominaisuuksissa Marjan työryhmä on määritetty Henkilöstön OBS -yksiköksi. Roolin kysyntä Marjan työryhmälle ensi viikolla on 35 tuntia.
• Marjan organisaation resurssien kokonaisvaraus eli kysyntä on 125 tuntia: 60 tuntia sitovasti varattua henkilöstöä, 30 tuntia alustavasti varattua henkilöstöä ja 35 tuntia alustavasti varattuja täyttämättömiä rooleja.

Jäljellä oleva työ

Resurssin tuleva työ investoinnissa. Tästä käytetään myös käsitettä arvio valmistumiseen (ETC).

Toteutuneet

Toteutuneet on organisaatioyksikköön raportoivan henkilöstön kirjaamien tuntien kokonaismäärä. Toteutuneet on työyksiköitä eikä kustannus. Toteutuneet viittaa työhön, joka on valmistunut ja siirretty investointiin.

Esimerkki: Viime viikolla Marjan kolme työryhmän jäsentä kirjasivat yhteensä 139 tuntia aikaa järjestelmään eri projekteille. Viime viikon toteutuneiden kokonaismäärä Marjan työryhmälle on 139 tuntia.

Kapasiteettisuunnittelu

Kapasiteettisuunnittelu on resurssien, kysynnän ja tehokkuuden arvioimista, jotta käyttö on tehokkaampaa ja tuottavuus paras mahdollinen. Kapasiteettisuunnittelu sisältää seuraavat prosessit:

• Käyttötavoitteiden muodostaminen resursseille roolin tai taidon mukaan.
• Projektin mittatietojen analysoiminen, jotta voidaan jatkuvasti säätää käyttötavoitteita, resurssimäärityksiä ja projektin tavoitteita niin, että tuottavuus on paras mahdollinen.
• Ennakoiva kapasiteettisuunnittelu antaa organisaatioiden viimeistellä julkaisusuunnitelman, jonka ansiosta resurssien käyttö on paras mahdollinen

Kapasiteettisuunnittelun yleiskuvaus -portletin päätavoite on tarjota resurssin OBS-hierarkianäkymästä täydellinen kuva organisaation minkä tahansa yksikön kapasiteetista, kysynnästä, jäljellä olevasta kapasiteetista ja toteutuneista tunneista.

Kapasiteetti

Kapasiteetti määritellään resurssin osana työsopimustaan organisaatiolle saataville antamana kokonaisaikana. Kapasiteettia kutsutaan myös koostetuksi saatavuudeksi. Organisaatioyksikön kapasiteetti on kaikkien kyseisen yksikön resurssien kokonaisaika yhteensä. Resurssin OBS-hierarkiat voidaan määrittää henkilöstötarpeiden mukaan. Usein nämä OBS-yksiköt edustavat raportointisuhteita tai maantieteellisiä alueita tai liiketoimintayksiköitä. Clarity suodattaa resurssin OBS-hierarkioiden avulla portlettien kapasiteettitulokset. Kapasiteetti sisältää ne nimetyt resurssit, jotka kuuluvat OBS:ään tai seuraajan OBS:ään ja jotka eivät sisällä rooleja.

Jos henkilöllä on esimerkiksi työsopimus 40 työtunnin tekemisestä kunakin viikkona, hänen kapasiteettinsa on 40 tuntia.

Marjalla on työryhmässä kolme suoraa alaista, jotka työskentelevät 40 tuntia viikossa. Marjan organisaatioyksikkönsä kapasiteetti minä tahansa viikkona on 120 tuntia. Huomaa, että Marja ei sisälly työryhmänsä kapasiteettiin. Jos Marjalla on alemman tason henkilöstöä, joiden esimiehenä hänen suorat alaisensa ovat, Marjan organisaation kokonaiskapasiteetti muodostuu kaikkien hänen alaisinaan olevien organisaatioiden koostetusta kapasiteetista.

Kysyntä

Kysyntä määritetään organisaation resurssin tai roolin pyydetyn ajan kokonaissummana. Kysyntä perustuu investointiin varattujen työryhmän jäsenten suunniteltuun varaukseen. Kysyntä sisältää sekä nimetyn henkilöstön että organisaatioyksikön pyydettyjen roolien varaukset. Clarity käyttää työryhmän henkilöstön OBS-yksikköä kysynnän määrittämiseen suodatettaessa OBS:n mukaan. Kysyntä muodostuu sitovasti varatusta ajasta ja alustavasti varatusta ajasta. Jos työryhmän henkilöstön OBS on tyhjä, se viittaa resurssin OBS:ään.

Esimerkkejä:

• Jouni on Marjan työryhmässä. Hän on varattu sitovasti projektiin A 20 tunnin ajan ensi viikolla ja alustavasti projektiin B 10 tunnin ajan ensi viikolla. Jounin kokonaiskysyntä ensi viikolla on 30 tuntia.
• Veikko on Marjan työryhmässä. Hän on varattu sitovasti 40 tunnin ajan ensi viikolla ainoastaan projektiin A. Veikon kokonaiskysyntä ensi viikolla on 40 tuntia.
• Susanna on Marjan työryhmän viimeinen jäsen. Häntä ei ole varattu mihinkään projektiin. Susannan kysyntä on 0 tuntia.
• Rooli on määritetty ja varattu kiinteästi projektiin A 35 tunnin ajan ensi viikolla. Projektin roolin ominaisuuksissa Marjan työryhmä on määritetty henkilöstön OBS-yksiköksi. Tämän vuoksi kyseisen roolin kysyntä Marjan työryhmälle ensi viikolla on 35 tuntia.

  Marjan organisaation resurssien kokonaiskysyntä on 105 tuntia ensi viikolla. Niistä 60 tuntia on sitovasti varattua henkilöstöä, 10 tuntia on alustavasti varattua henkilöstöä ja 35 tuntia on täyttämättömiä rooleja.

Jäljellä oleva kapasiteetti

Jäljellä oleva kapasiteetti määritetään organisaation projektityöhön käytettävissä olevan ajan, jota ei jo ole varattu tai pyydetty kyseiseltä yksiköltä, kokonaissummana. Se on kapasiteetin ja kysynnän erotus. Kapasiteetti – Kysyntä = Jäljellä oleva määrä.

Yllä olevissa esimerkeissä Marjan organisaatiolla on 15 tuntia vapaana käytettävissä ensi viikolla.

Sitovasti varattu henkilöstö

Esittää nimettyjä resursseja, joilla on sitova varaus, eikä sisällä roolien mittatietoja. Jos työryhmän henkilöstön jäsen Varaustila on Sitova, sitova varaus ja suunniteltu varaus ovat samat.

Alustavasti varattu henkilöstö

Esittää nimettyjä resursseja, joilla on alustava varaus tai yhdistelmävaraus, eikä sisällä roolien mittatietoja. Työryhmän henkilöstön jäsenellä, jolla on alustava varaus, on vain suunniteltuja varauksia eikä yhtään sitovaa varausta. Työryhmän jäsen on yhdistelmävarattu, kun suunniteltu varaus ja sitova varaus eivät ole yhtä suuret.

Tässä portletissa yhdistelmätila ilmoitetaan alustavasti varattuna henkilöstönä. Resurssi on yhdistelmävarattu, kun tapahtuu muutos tavassa, jolla resurssi on suunniteltu varattavaksi.

Huomautus: Yhdistelmävarattu-tila edellyttää, että Salli yhdistelmävaraus-valintaruutu on käytössä Hallinta-valikon Projektinhallinta-kohdan Asetukset-asetuksissa. Salli yhdistelmävaraus -asetuksen avulla voit hallita suunniteltua varausta ja sitovaa varausta erikseen.

Täyttämättömät roolit

Kuvastaa varaustilan kaikkia rooleja ja niiden varauksia suodatusehtojen mukaan. Roolit voidaan varata projektiin tai investointiin sitovasti tai alustavasti tai yhdistelmävarauksena sekä suunniteltuina tai sitovina varauksina.

Täyttämätön kysyntä

Investoinnille vielä varattavien roolien kysyntä.

Käyttämätön/käytettävissä oleva kapasiteetti

Kokonaiskapasiteetti vähennettynä kokonaisvarauskysynnällä. Negatiivinen käyttämätön kapasiteetti tarkoittaa ylivarausta.

Kiinnittämätön työ

Investoinnin varausten summa vähennettynä investoinnin kiinnitysten varausten summalla. Negatiivinen kiinnittämätön työ näkyy paikoissa, joissa kiinnityksen varaus ylittää investoinnin varauksen.