Riskit, huomioitavat asiat, muutospyynnöt ja toimenpiteet › Projektin riskien hallinta

Projektin riskien hallinta

Riskinhallinta sisältää riskien tunnistamisen, analysoimisen, suunnittelun sekä seuraamisen ja riskistä tiedottamisen. Riskien hallintaan sisältyvät riskit, huomioitavat asiat ja muutospyynnöt. Järkevien päätösten tekeminen arvioimalla mahdollisia ongelmia ja niiden vaikutuksen vakavuus on projektin riskinhallinnan perusperiaate.

Projektipäällikkö luo riskin tai huomioitavan asian riskin vaikutuksen perusteella riskin tunnistamisen ja analysoimisen jälkeen.

Voit tunnistaa riskejä milloin tahansa projektin elinkaaren aikana. Voit eskaloida riskin huomioitavaksi asiaksi, kun se näyttää todennäköisesti vaikuttavan projektiin merkittävästi. Muutospyynnöt johtuvat huomioitavista asioista ja voivat auttaa tehokkaiden ratkaisujen laatimisessa.

Seuraava kaavio ja tämä skenaariot kuvaavat yhden tavan hallita projektin riskejä. Lisätietoja muista tavoista hallita projektiriskejä on Projektinhallinnan käyttöoppaassa.

Esimerkki: Projektiriskin luonti ja hallinta

Tässä esimerkissä Forward Inc.:n projektityöryhmä kehittää uutta tuotetta käyttäen erikoisteknologiaa. Organisaation resurssit, joilla on kokemusta kyseisestä teknologiasta, ovat rajalliset, joten työryhmän on käytettävä ulkoisia resursseja projektin suorittamiseen loppuun. Lisäksi projektin mukana toimitetaan kolmannen osapuolen ohjelmointirajapintoja, joille vaaditaan juridiset hyväksynnät.

Työryhmä tunnistaa kaksi projektiinsa merkittävällä tavalla vaikuttavaa riskiä analysoitaviksi:

• rajallinen määrä resursseja, joilla on vaadittava kokemus
• hyväksymisprosessin riippuvuus.

Analysoinnin jälkeen projektipäällikkö luo sen perusteella, millä on riskin vaikutus projektiin, riskin rajallisille resursseille ja huomioitavan asian riippuvuudelle.

Jos haluat hallita projektin riskejä, toimi seuraavasti:

1. Tarkista edellytykset.
2. Analysoi riski.
   • Luo riski.
     1. Luo vastausstrategia.
     2. Sulje riski.
     3. Luo huomioitava asia ja sulje riski.
   • Luo huomioitava asia.
     1. Huomioitavan asian sulkeminen
     2. Luo muutospyyntö.

Tarkista edellytykset.

Jotta voit suorittaa loppuun kaikki tämän skenaarion tehtävät, tarvitset seuraavat käyttöoikeudet:

• Projekti – Riski, huomioitava asia, muutospyyntö – Luo/muokkaa
• Projekti - Riski, huomioitava asia, muutospyyntö - Poista
• Projekti - Riski, huomioitava asia, muutospyyntö - Poista - Kaikki
• Projekti - Riski, huomioitava asia, muutospyyntö - Muokkaa - Kaikki
• Projekti – Riski, huomioitava asia, muutospyyntö – Näytä
• Projekti - Riski, huomioitava asia, muutospyyntö - Näytä - Kaikki

Riskin luonti

Riski on mahdollinen tuleva tapahtuma, jolla on positiivinen tai negatiivinen vaikutus projektitavoitteeseen. Tunnista riskit projektin aikaisessa vaiheessa, jotta olet tietoinen mahdollisista vaikutuksista projektin laajuudelle, aikataululle sekä budjetille ja muille tekijöille. Tässä skenaariossa työryhmä päättää lieventää rajallisten resurssien riskiä työllistämällä ulkoisia resursseja. Projektipäällikkö luo yksityiskohtaisen riskin antamalla kaikki tiedot ja valitsee avattavasta Kategoria-luettelosta Resurssin saatavuus.

Jos yksityiskohtaisen riskin yleinen pistemäärä eroaa riskille määrittämästäsi luokituksesta, nämä riskinhallinnan osat toimivat yhdessä. Yksityiskohtaisen riskin pistemäärä korvaa määrittämäsi luokituksen. Jos luot yksityiskohtaisen riskin määrittämättä luokitusta, riskitietueiden pistemäärät määrittävät vastaavan tekijän värin luettelossa. Yksityiskohtaisen riskin poistaminen muuttaa projektin yleistä riskin pistemäärää sekä kyseisen riskikategorian yhdistettyä riskin pistemäärää.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa projekti ja valitse Riskit / Huomioitavat asiat / Muutokset.
2. Valitse Uusi.
3. Täytä Yleiset-osan kentät. Seuraavat kentät edellyttävät selitystä:

   Kategoria

   Määrittää kategorian, johon riski kuuluu.

   Arvot:

   • Joustavuus - Projekti ei ole sopeutuva.
   • Rahoitus - Projektin rahoitusta ei ole varattu, tai se on saatavilla rajoitteiden kanssa.
   • Ihmisiin liittyvä - Käyttöliittymä on määritetty huonosti.
   • Käyttöönotto - Käyttöönotossa ja käyttäjien hyväksynnässä on epävarmuuksia
   • Keskinäiset riippuvuudet - Projekti on riippuvainen muista projekteista.
   • Tavoitteet - Vaatimukset, tavoitteet, laajuus ja edut eivät ole kohtuullisia, selkeitä, mitattavissa ja vahvistettavissa.
   • Organisaatiokulttuuri - Projekti vaatii muutoksia organisaatiokulttuuriin, liiketoimintaprosesseihin, menetelmiin tai käytäntöihin.
   • Resurssin saatavuus - Sisäisten resurssien saatavuus on epävarmaa, ja ulkoisia resursseja tarvitaan.
   • Sponsorointi - Sponsorointia ei ole merkitty ja sitoutettu selvästi.
   • Tuettavuus - Projektia ei ole helppo tukea tulevaisuudessa, ja merkittäviä päivityksiä vaaditaan.
   • Tekniikka - Projektin tekniikka ei ole tuttua, ja uutta sisäistä tai ulkoista asiantuntemusta tarvitaan.

     Huomautus: Kun määrität riskikategorian, riskin yleinen pistemäärä korvaa eroavan tilan valinnan, jonka teet kyseiselle riskikategorialle tai -tekijälle.

   Omistaja

   Määrittää riskiä hallitsevan resurssin nimen. Tämä resurssi on vastuussa siitä, että riskiä hallitaan ja seurataan oikein koko sen elinkaaren ajan.

   Oletus: tällä hetkellä kirjautuneena oleva resurssi.

4. Täytä Tiedot-osan kentät. Seuraavat kentät edellyttävät selitystä:

   Vaikutuksen päivämäärä

   Määrittää päivämäärän, johon mennessä riskin vaikutukset voivat alkaa kohdistua projektiin. Jos voit määrittää vaikutuksen päivämäärän, lisää päivämäärä Ratkaisun kohdepäivä -kenttään.

   Oletusarvo: Nykyinen päivämäärä

   Oletukset

   Määrittää oletukset, jotka määrittävät, että tämä asia voisi olla riski. Voit tarkistaa nämä oletukset ja varmistaa, että ne ovat voimassa riskin koko elinkaaren ajan. Jos oletukset muuttuvat, riskin vaikutus tai todennäköisyys voi myös muuttua.

   Liittyvät riskit

   Määrittää projektissa olevat riskit, jotka voivat liittyä tähän riskiin. Tämän riskin voi linkittää vain tässä projektissa oleviin riskeihin.

   Liittyvät huomioitavat asiat

   Määrittää projektissa olevat huomioitavat asiat, jotka liittyvät tähän riskiin. Tämän riskin voi linkittää vain tässä projektissa oleviin huomioitaviin asioihin.

   Vastaustyyppi

   Määrittää vastaustyypin, joka liittyy riskiin.

   Arvot:

   • Pidä silmällä. Et halua vastata riskiin. Tämä tyyppi yleensä määritetään riskille, jonka laskettu riskin pistemäärä on pieni. Vaikka riskin todennäköisyys tai vaikutus ei ole riittävän suuri aiheuttamaan toimenpiteitä, haluat pitää riskin avoinna ja seurata sitä.
   • Hyväksy. Riskialttius on hyväksytty. Joissakin tapauksissa ei ole aikomustakaan käsitellä riskiä.
   • Siirrä. Haluat siirtää riskin toiseen projektiin. Siirron jälkeen riskin voi sulkea.
   • Lievennä. Haluat käyttää riskin ratkaisussa riskin vastausstrategiaa.

     Oletus: Pidä silmällä

     Huomautus: Valitse tässä skenaariossa Lievennä.

5. Täytä Riskiarvio-osan kentät. Seuraavat kentät edellyttävät selitystä:

   Todennäköisyys

   Määrittää riskin tapahtumisen todennäköisyyden. Riskin todennäköisyyttä käytetään laskemaan riskialttius

   Arvot: Matala (1), Keskitaso (2) tai Korkea (3)

   Oletus: Matala

   Laskettu riski

   Näyttää lasketun pistemäärän, joka perustuu Todennäköisyys- ja Vaikutus-kentissä tehtyihin valintoihin.

   Arvot:

   • 1–3 (vihreä). Laskettu riski on matala.
   • 4–6 (keltainen). Laskettu riski on keskitasoa.
   • 7–9 (punainen). Laskettu riski on korkea.

   Vaikutus

   Määrittää vaikutuksen, joka riskillä on projektiin. Riskin vaikutus projektin suorituskykyyn, tuettavuuteen, kustannuksiin ja aikatauluun määrittää vaikutuksen. Tätä arvoa käytetään laskettaessa riskialttius

   Oletus: Matala

6. Liitä asiakirja, joka antaa arvokkaita taustatietoja riskistä, sen lieventämisestä tai vaikutuksesta projektiin, jos sellaista on, Liitteet-osassa.
7. Täytä seuraavat Ratkaisu-osan kentät. Seuraavat kentät edellyttävät selitystä:

   Ratkaisu

   Määrittää riskin lopullisen ratkaisun, kun riskiä on lievennetty. Ratkaisun tiedot voivat auttaa muistamaan riskin vastausstrategian tuloksen suunniteltaessa tai harkittaessa tulevien projektien riskisuunnitelmia.

   Huomautus: Voit määrittää ratkaisun riskiä luodessasi tai ennen sen sulkemista.

   Jäännösriskit

   Määrittää projektissa riskin lieventämisen ratkaisutoimien tuloksena havaitut tai syntyneet riskit. Toisin kuin liittyvillä riskeillä, jäännösriskeillä ei ole samanlainen tulos, vaan ne ovat seurausta riskin ratkaisemiseksi tehdyistä toimista.

8. Tallenna muutokset.

Vastausstrategian luonti

Kun riski on päätetty lieventää, projektipäällikkö luo ja kiinnittää riskin omistajan vastausstrategian kehittämiseksi. Riskin vastausstrategiat dokumentoivat toimenpiteet, seurantatarpeet ja muut tukitiedot, joita riskien todennäköisyyden ja vaikutusten pienentäminen edellyttää.

Huolimatta siitä, kuka omistaa riskin, yksittäisiä vastausstrategioita voidaan kiinnittää eri resursseille ja kullakin vastausstrategialla voi olla oma määräpäivänsä. Näitä päivämääriä ja nimiä voidaan käyttää prosesseissa lähettämään ilmoituksia ja muistutuksia riskien omistajille. Riskin vastausstrategia luodaan yleensä silloin, kun Vastaustyyppi-asetukseksi valitaan Lievennä.

Joissakin tapauksissa voit hyväksyä riskille altistumisen ja jättää toimenpiteet sikseen.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa projekti ja valitse Riskit / Huomioitavat asiat / Muutokset.
2. Avaa riski.
3. Avaa Ominaisuudet-valikko ja valitse Vastausstrategia.
4. Täytä kentät ja tallenna muutokset valitsemalla Lisää.

Riskin sulkeminen

Kun riskiä on lievennetty, muuta sen tilaksi Suljettu ja syötä lopullinen ratkaisu. Yksityiskohtainen ratkaisu auttaa palauttamaan riskin vastausstrategian tulokset mieleen tulevien projektien riskisuunnitelmia luotaessa tai käsiteltäessä.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa projekti ja valitse Riskit / Huomioitavat asiat / Muutokset.
2. Avaa riski.
3. Muuta Tila-asetukseksi Suljettu.
4. Syötä riskin lievennystapa Ratkaisu-osaan.
5. Tallenna muutokset.

Huomioitavan asian luonti ja riskin sulkeminen

Huomioitava asia on tapahtuma, joka on vaikuttanut projektiin. Kun riskin lieventämisen suunnitelma epäonnistuu, voit eskaloida riskin huomioitavaksi asiaksi. Luo huomioitava asia nykyisestä riskistä ja sulje riski sitten. Uusi huomioitava asia perii riskin nimen ja kuvauksen sekä joitakin sen arvoista, kuten Tila ("Avoin") ja Luontipäivämäärä (kuluva päivämäärä). Voit aina linkittää takaisin alkuperäiseen riskiin. Huomioitavan asian luominen riskistä luo huomiota, toimenpiteitä ja tehtäviä huomioitavan asian suhteen projektityöryhmän ratkaistavaksi. Sen avulla työryhmä voi myös pitää kirjaa huomioitavista asioista ja niiden tuloksista analysoitavaksi projektin päätyttyä ja tulevia projekteja suunniteltaessa.

Voit myös liittää yhteen muita tähän huomioitavaan asiaan liittyviä riskejä tai huomioitavia asioita. Liittämällä yhteen kaikki toisiinsa liittyvät huomioitavat asiat ja riskit voit helpommin seurata riippuvuuksia ja tunnistaa trendejä tulevissa analyyseissa sekä auditoinneissa.

Tässä skenaariossa ulkoisia alihankkijoita palkataan suorittamaan projekti loppuun osana lieventämisen suunnitelmaa. Palkatuilla alihankkijoilla ei kuitenkaan ole vaadittua kokemustasoa, mikä vaikuttaa projektin toimittamisen edistymiseen. Riskistä tulee nyt huomioitava asia, ja projektipäällikkö luo sitten huomioitavan asian tästä riskistä ja sulkee tämän riskin.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa projekti ja valitse Riskit/Huomioitavat asiat/Muutokset.
2. Avaa riski.
3. Valitse Luo huomioitava asia.
4. Täytä Yleiset-osan kentät. Seuraavat kentät edellyttävät selitystä:

   Kategoria

   Määrittää kategorian, johon huomioitava asia kuuluu.

   Arvot:

   • Joustavuus - Projekti ei ole sopeutuva.
   • Rahoitus - Projektin rahoitusta ei ole varattu, tai se on saatavilla rajoitteiden kanssa.
   • Ihmisiin liittyvä - Käyttöliittymä on määritetty huonosti.
   • Käyttöönotto - Käyttöönotossa ja käyttäjien hyväksynnässä on epävarmuuksia
   • Keskinäiset riippuvuudet - Projekti on riippuvainen muista projekteista.
   • Tavoitteet - Vaatimukset, tavoitteet, laajuus ja edut eivät ole kohtuullisia, selkeitä, mitattavissa ja vahvistettavissa.
   • Organisaatiokulttuuri - Projekti vaatii muutoksia organisaatiokulttuuriin, liiketoimintaprosesseihin, menetelmiin tai käytäntöihin.
   • Resurssin saatavuus - Sisäisten resurssien saatavuus on epävarmaa, ja ulkoisia resursseja tarvitaan.
   • Sponsorointi - Sponsorointia ei ole merkitty ja sitoutettu selvästi.
   • Tuettavuus - Projektia ei ole helppo tukea tulevaisuudessa, ja merkittäviä päivityksiä vaaditaan.
   • Tekniikka - Projektin tekniikka ei ole tuttua, ja uutta sisäistä tai ulkoista asiantuntemusta tarvitaan.

   Omistaja

   Määrittää huomioitavaa asiaa hallitsevan resurssin nimen. Tämä resurssi on vastuussa sen varmistamisesta, että huomioitavaa asiaa hallitaan ja seurataan oikein koko sen elinkaaren ajan.

   Oletus: tällä hetkellä kirjautuneena oleva resurssi.

5. Täytä Tiedot-osan kentät.
6. Liitä asiakirja, joka antaa arvokkaita taustatietoja huomioitavasta asiasta, sen ratkaisemisesta tai vaikutuksesta projektiin, jos sellaista on, Liitteet-osassa.
7. Täytä Ratkaisu-osan tiedot ongelman ratkaisemisen jälkeen.
8. Valitse Tallenna ja palaa, niin siirryt Riskien ominaisuudet -sivulle ja suljet riskin.
9. Muuta Tila-asetukseksi Suljettu.
10. Tallenna muutokset.

Huomioitavan asian luonti

Luo huomioitava asia, kun riski vaikuttaa projektiin merkittävästi. Koska hyväksymisprosessissa on odotettavissa viive, projektipäällikkö sulkee huomioitavan asian ja kiinnittää kategorian riippuvuutena.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa projekti ja valitse Riskit / Huomioitavat asiat / Muutokset.
2. Avaa Riskit / Huomioitavat asiat / Muutokset -valikko ja valitse Huomioitavat asiat.
3. Valitse Uusi.
4. Täytä Yleiset-osan kentät. Seuraavat kentät edellyttävät selitystä:

   Huomioitavan asian tunnus

   Määrittää huomioitavan asian yksilöivän tunnuksen. Et pysty muuttamaan tunnusta huomioitavan asian tallentamisen jälkeen.

   Kategoria

   Määrittää kategorian, johon tämä ongelma kuuluu.

   Arvot:

   • Joustavuus - Projekti ei ole sopeutuva.
   • Rahoitus - Projektin rahoitusta ei ole varattu, tai se on saatavilla rajoitteiden kanssa.
   • Ihmisiin liittyvä - Käyttöliittymä on määritetty huonosti.
   • Käyttöönotto - Käyttöönotossa ja käyttäjien hyväksynnässä on epävarmuuksia
   • Keskinäiset riippuvuudet - Projekti on riippuvainen muista projekteista.
   • Tavoitteet - Vaatimukset, tavoitteet, laajuus ja edut eivät ole kohtuullisia, selkeitä, mitattavissa ja vahvistettavissa.
   • Organisaatiokulttuuri - Projekti vaatii muutoksia organisaatiokulttuuriin, liiketoimintaprosesseihin, menetelmiin tai käytäntöihin.
   • Resurssin saatavuus - Sisäisten resurssien saatavuus on epävarmaa, ja ulkoisia resursseja tarvitaan.
   • Sponsorointi - Sponsorointia ei ole merkitty ja sitoutettu selvästi.
   • Tuettavuus - Projektia ei ole helppo tukea tulevaisuudessa, ja merkittäviä päivityksiä vaaditaan.
   • Tekniikka - Projektin tekniikka ei ole tuttua, ja uutta sisäistä tai ulkoista asiantuntemusta tarvitaan.

   Omistaja

   Määrittää huomioitavaa asiaa hallitsevan resurssin nimen. Tämä resurssi on vastuussa sen varmistamisesta, että huomioitavaa asiaa hallitaan ja seurataan oikein koko sen elinkaaren ajan.

   Oletus: tällä hetkellä kirjautuneena oleva resurssi.

   Laatija

   Näyttää huomioitavan asian luoneen resurssin nimen.

   Oletus: tällä hetkellä kirjautuneena oleva resurssi.

5. Täytä Tiedot-osan kentät.
6. Liitä asiakirja, joka antaa arvokkaita taustatietoja huomioitavasta asiasta, sen ratkaisemisesta tai vaikutuksesta projektiin, jos sellaista on, Liitteet-osassa.
7. Täytä Ratkaisu-osan tiedot ongelman ratkaisemisen jälkeen.
8. Tallenna muutokset.

Huomioitavan asian sulkeminen

Kun riski on ratkaistu, muuta tilaksi Suljettu ja syötä lopullinen ratkaisu. Yksityiskohtainen ratkaisu auttaa palauttamaan huomioitavan asian vastausstrategian tulokset mieleen tulevien projektien huomioitavien asioiden suunnitelmia luotaessa tai käsiteltäessä.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa projekti ja valitse Riskit / Huomioitavat asiat / Muutokset.
2. Avaa Riskit / Huomioitavat asiat / Muutokset -valikko ja valitse Huomioitavat asiat.
3. Avaa huomioitava asia.
4. Muuta Tila-asetukseksi Suljettu.
5. Syötä huomioitavan asian ratkaisutapa Ratkaisu-osaan.
6. Tallenna muutokset.