Arbeta med resursrekvisitioner › Avboka en rekvisition

Avboka en rekvisition

Administratörer, projektledare och resursansvariga arbetar tillsammans med att avboka resursrekvisitioner.

• Som projektledare minskar du ibland omfånget för ett projekt, eller en resurs är otillgänglig för en viss period. Då kan du avboka hårdbokade resurser och använda deras lediga tid för ett annat projekt. Du kan avboka en resurs helt eller delvis från projekt. När du avbokar en resurs tas hårdbokningen för resursen bort. Startdatumet för avbokningen är inställd på nästa dag som standard. Du kan flytta startdatumet till ett tidigare datum om du vill.
• Som resursansvarig arbetar du med projektledaren för att bekräfta bokning och avbokning av resurser. Påminn projektledaren om att de inte kan boka en roll eller preliminärbokad personal.
• Som administratör kan du konfigurera programmet att stödja dina användare. Administratörer kan avboka endast om du aktiverar inställningen Tillåt blandad bokning. Blandad bokning stöder skillnader mellan planerade och fasta allokeringar (hårdallokering). När du avbokar en resurs återställs hårdallokeringen för att matcha den planerade allokeringen. Till exempel, en ansvarig anger en hårdallokering på 10 veckor och ändrar sedan den planerade allokeringen till 8 veckor. Åtgärden att avboka resurser tar bort två veckor av hårdallokering.

Följ dessa steg:

1. Som administratör:
   1. Öppna menyn Administration, välj Projektledning och sedan Inställningar.
   2. Markera kryssrutan Tillåt blandad bokning och klicka på Spara.
2. Som projektledare:
   1. Öppna Hem, välj Portföljadministration och klicka på Projekt.
   2. Öppna ett projekt och klicka på fliken Team.
   3. Markera kryssrutan för en eller flera blandade eller hårdbokade resurser.
   4. Klicka på menyn Åtgärder och välj Skapa rekvisitioner.
   5. Välj Avboka resurser som rekvisitionstyp.
   6. Välj en bokningsansvarig för varje resurs. Den som är bokningsansvarig som standard visas automatiskt.
   7. Klicka på Skapa om du vill skapa rekvisitioner med status Ny status eller klicka på Skapa och öppna om du vill skapa en rekvisition som är Öppen.

      Rekvisitionen skapas och visas på sidan Team: Personal. Om en rekvisition innehåller en begäran att avboka en specifik resurs ser du en bockmarkering i kolumnen Avboka.

   8. Spara ändringarna.
3. Som resursansvarig:
   1. Öppna Hem och klicka på Resursrekvisitioner från Resurshantering.

      Om en rekvisition innehåller en begäran att avboka en specifik resurs ser du en bockmarkering i kolumnen Avboka.

   2. Markera kryssrutan för en eller flera resurser med en bockmarkering i kolumnen Avboka och klicka på Boka.

      Programmet tar bort alla hårdallokeringar som inte längre är i planen från idag framåt. Notera hur de bokade allokeringsmängderna ändras i kolumnen Genomsnittligt värde på sidan Resursrekvisitioner. Om en resurs är helt avbokad visas värdet som 0,00 procent.

   3. Klicka på rekvisitionslänken.

      Sidan Rekvisitionsegenskaper visar följande text:

      Rekvisitionen är enbart avsedd för avbokning.
      

   4. En rekvisition att avboka och ersätta en resurs markerar både Avboka och Ersätta på sidan Rekvisitionsegenskaper. Menyn Resurser visas också.
      • Klicka på Resurser för att ställa in filterkriterier.
      • Lägg till en ny resurs för att matcha tillgängligheten för den ersatta resursen.
      • Om du har de åtkomstbehörigheter som krävs kommer knappen Ersätta att visas på sidan. Klicka på Ersätta för att ersätta den avbokade resursen med den nya resursen.
      • Om du inte har de nödvändiga åtkomstbehörigheterna, kan projektledaren se över ersättningen och sedan boka resursen.

Regler för resursrekvisitioner

Följande regler gäller när du avbokar resursrekvisitioner:

• Kurvan Planerad allokering representerar standardvärdet eller den totala allokeringsmängden som begärs av den som är tjänstansvarig. Kurvan Hårdallokering representerar allokeringsmängden som den resursansvarige reserverar. Bokningsstatus för en resurs ändras efter allokeringsmängden i kurvorna för planerad allokering och hårdallokering.
• När du avbokar resurser, minskas mängden av reserverad eller hård allokering som överskrider den allokering som är planerad. Den resulterande avbokningsrekvisition subtraherar från hårdallokeringskurvan.
• När du väljer Ersätt resurser som rekvisitionstyp aktiveras avbokningsfunktionen för rekvisitionen automatiskt. Programmet genererar en rekvisition med två nya egenskaper (unbook = true, replace = true).
• Den avbokade mängden hårdallokeras automatiskt för teammedlemmen minus den planerade allokeringen. Om den totala allokeringen är lika med eller överskrider hårdallokeringen, är avbokningsvärdet noll.
• Avbokningsmängden ställs som standard in på avbokningar från idag framåt. Du kan justera datum och rekvisitionsmängden för endast delvis avbokning.
• För en vanlig avbokning (ersättningsalternativet är inaktiverat) visas inte fliken Resurs. I stället för ett föreslaget alternativ kan du avboka eller avböja. När du avbokar, minskas teammedlemmens allokering utan godkännande från projektledaren. När du avslår, minskas inte teammedlemmens allokering. I båda fallen skickas ett meddelande till projektledaren och rekvisitionsstatusen ställs på Bokad.

  Obs! Om du har bokningsbehörighet kan du nollställa teammedlemmens hårdallokering utan att skicka en rekvisition.

• För en ersättningsavbokning visas fliken Resurs. Den begärda mängden är lika med totalallokeringen av de teammedlemmar du avbokar. Teammedlemmen som avbokas visas inte i resurslistan. Avbokningen är ett attribut för rekvisitionen. Du kan fylla rekvisitionen exakt som du skulle fylla alla en standardrekvisition med alternativ för förslag, prioriterad, godkänd och avvisad. Utöver bokningen utför programmet även avbokning.