Określenie priorytetów portfela

Zarządzanie portfelami › Jak zracjonalizować portfel inwestycji › Określenie priorytetów portfela

Określenie priorytetów portfela

W ramach wstępnego procesu tworzenia portfela menedżer portfela może konfigurować pewne podstawowe kryteria lub reguły rankingu. Reguły rankingu określają kolejność, w jakiej inwestycje pojawiają się w widoku linii brzegowej.

Uwaga: W poniższym przykładzie założono, że cele korporacji dotyczące inwestycji zostały już zdefiniowane w produkcie.

Przykład: Wstępne planowanie portfela

Radek wykorzystuje listę inwestycji przygotowaną przez Laurę i tworzy portfel w programie CA Clarity PPM. Aby zebrać informacje i przedstawić je w zrozumiały sposób, wykonuje poniższe zadania:

Dodaje listę inwestycji do portfela w kolejności alfabetycznej.
Wspólnie z innymi pracownikami ustala koszt każdej inwestycji i wprowadza te informacje do portfela.
Przygotowuje listę zasobów wewnętrznych dla inwestycji w jednostkach EPW i wprowadza te informacje.

W poniższej tabeli przedstawiono portfel inwestycji i inne dane:

Inwestycja	Czas trwania (miesiące)	Koszt	Zasoby
System do obsługi wydatków administracyjnych	3	250,000	5
System finansowy do obsługi zaplecza	9	750,000	15
Przyjmowanie zamówień w oparciu o chmurę	3	100,000	3
Modernizacje baz danych — Oracle	3	200,000	6
Czas pracy i absencje w firmie	5	450,000	12
Stowarzyszone zabezpieczenia	2	300,000	5
Przeprojektowanie graficznego interfejsu użytkownika (GUI) — system internetowy dla dostawców	4	50,000	1
unowocześnienie systemu HR.	6	300,000	12
Interfejs do dostawcy materiałów	9	700,000	30
Modernizacja systemu JIT (Just in Time)	5	100,000	6

Jednocześnie Laura wspólnie z zarządem ustala uznaniowy budżet IT. Laura powraca z poniższymi danymi, które Radek wprowadza do portfela:

Zarząd wstępnie wyraża zgodę na finansowanie w kwocie 2 500 000 USD. Radek wprowadza te informacje we właściwościach portfela.
Wszystkie inicjatywy są dostosowane do celu korporacji. Radek łączy inwestycje z predefiniowanymi celami we właściwościach inwestycji.
Dyrektor finansowy chciałby otrzymać prognozę kosztów kapitałowych i wydatków dla każdej inwestycji. Radek wprowadza informacje o wydatkach inwestycyjnych w podsumowaniach finansowych.
Dyrektor finansowy chce poznać spodziewane korzyści z każdego projektu. Radek wprowadza informacje o korzyściach z inwestycji w podsumowaniach finansowych.
Radek synchronizuje portfel z danymi inwestycyjnymi w programie CA Clarity PPM, aby uwzględnić najnowsze dane inwestycyjne.

W poniższej tabeli przedstawiono inwestycje portfela z najnowszymi danymi:

Inwestycja	Czas trwania (miesiące)	Cele	Koszt	Korzyść	Koszt kapitałowy	Koszt operacyjny	Zasoby
System do obsługi wydatków administracyjnych	3	Poprawa efektywności biura	250,000	20,000	200,000	50,000	5
System finansowy do obsługi zaplecza	9	Poprawa efektywności biura	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15
Przyjmowanie zamówień w oparciu o chmurę	3	Zwiększenie sprzedaży	100,000	750,000		100,000	3
Modernizacje baz danych — Oracle	3	Lepsze dostosowanie technologii	200,000	100,000		200,000	6
Czas pracy i absencje w firmie	5	Poprawa efektywności biura	450,000	700,000	400,000	50,000	12
Stowarzyszone zabezpieczenia	2	Lepsze dostosowanie technologii	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5
Przeprojektowanie graficznego interfejsu użytkownika (GUI) — system internetowy dla dostawców	4	Lepsze dostosowanie technologii	50,000	60,000		50,000	1
unowocześnienie systemu HR.	6	Redukcja kosztów	300,000	100,000	275,000	25,000	12
Interfejs do dostawcy materiałów	9	Redukcja kosztów	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30
Modernizacja systemu JIT (Just in Time)	5	Poprawa efektywności biura	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6

Ocena portfela

Menedżer portfela stale ocenia inwestycje portfela, aby dostosowywać je do celów portfela z uwzględnieniem ograniczeń. Inwestycje portfela można oceniać okresowo (na przykład co miesiąc lub co kwartał na zebraniach dotyczących planowania). Jeśli zmiany powinny zostać wprowadzone w firmie jak najszybciej, można oceniać inwestycje w sposób doraźny. Na przykład jeżeli cele firmy zmieniły się z powodu zmiany sytuacji na rynku. Można dokonać ponownej oceny portfela, aby mieć pewność, że inwestycje są dostosowane do nowego kierunku strategicznego. Użytkownik może anulować inwestycje o relatywnie niskim dopasowaniu działalności (na przykład z odległymi datami zakończenia).

Przykład: Portfel budżetu IT: Plan 1

Laura analizuje portfel budżetu IT przygotowany przez Radka i przekazuje mu następujące informacje:

Zarząd zatwierdził finansowanie w kwocie 2 600 000 USD.
Inwestycje muszą być uporządkowane według celów, przy czym cel ograniczenia kosztów ma najwyższy priorytet.

Radek uwzględnia informacje zwrotne w portfelu, tworząc oddzielny plan portfela (Plan1). Plan jest kopią portfela, którą Radek może modyfikować, aby uwzględniać zalecenia Laury. Radek wyświetla widok linii brzegowej planu i przeciąga inwestycje powiązane z celem ograniczenia kosztów w górę listy.

W poniższej tabeli przedstawiono wersję Plan 1 portfela budżetu IT:

Inwestycja	Czas trwania (miesiące)	Cele	Koszt	Korzyść	Koszt kapitałowy	Koszt operacyjny	Zasoby	Zestawienie kosztów
unowocześnienie systemu HR.	6	Redukcja kosztów	300,000	100,000	275,000	25,000	12	300,000
Interfejs do dostawcy materiałów	9	Redukcja kosztów	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30	1,000,000
Przyjmowanie zamówień w oparciu o chmurę	3	Zwiększenie sprzedaży	100,00	750,000		100,000	3	1,100,000
System do obsługi wydatków administracyjnych	3	Poprawa efektywności biura	250,000	20,000	200,000	50,000	5	1,350,000
System finansowy do obsługi zaplecza	9	Poprawa efektywności biura	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15	2,100,000
Czas pracy i absencje w firmie	5	Poprawa efektywności biura	450,000	700,000	400,000	50,000	12	2,550,000
Modernizacja systemu JIT (Just in Time)	5	Poprawa efektywności biura	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6	2,650,000
Modernizacje baz danych — Oracle	3	Lepsze dostosowanie technologii	200,000	100,000		200,000	6	2,850,000
Stowarzyszone zabezpieczenia	2	Lepsze dostosowanie technologii	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5	3,150,000
Przeprojektowanie graficznego interfejsu użytkownika (GUI) — system internetowy dla dostawców	4	Lepsze dostosowanie technologii	50,000	60,000		50,000	1	3,200,000

Laura i Radek analizują widok linii brzegowych Planu 1. Laura ocenia, że priorytety inwestycji należy określić według lepszego dostosowania technologii jako najwyższego priorytetu. Radek przeciąga inwestycje, których celem jest lepsze dostosowanie technologii, do górnej części widoku linii brzegowych. Widok linii brzegowych Planu 1 przedstawia się następująco:

Inwestycja	Czas trwania (miesiące)	Cele	Koszt	Korzyść	Koszt kapitałowy	Koszt operacyjny	Zasoby	Zestawienie kosztów
Modernizacje baz danych — Oracle	3	Lepsze dostosowanie technologii	200,000	100,000.00		200,000	6	200,000
Stowarzyszone zabezpieczenia	2	Lepsze dostosowanie technologii	300,000	3,000,000	275,000	25,000	5	500,000
Przeprojektowanie graficznego interfejsu użytkownika (GUI) — system internetowy dla dostawców	4	Lepsze dostosowanie technologii	50,000	60,000		50,000	1	550,000
System do obsługi wydatków administracyjnych	3	Poprawa efektywności biura	250,000	20,000	200,000	50,000	5	800,000
System finansowy do obsługi zaplecza	9	Poprawa efektywności biura	750,000	1,000,000	675,000	75,000	15	1,550,000
Czas pracy i absencje w firmie	5	Poprawa efektywności biura	450,000	700,000	400,000	50,000	12	2,000,000
Modernizacja systemu JIT (Just in Time)	5	Poprawa efektywności biura	100,000	2,000,000	25,000	75,000	6	2,100,000
Przyjmowanie zamówień w oparciu o chmurę	3	Zwiększenie sprzedaży	100,000	750,000		100,000	3	2,200,000
unowocześnienie systemu HR.	6	Redukcja kosztów	300,000	100,000	275,000	25,000	12	2,500,000
Interfejs do dostawcy materiałów	9	Redukcja kosztów	700,000	2,500,000	600,000	100,000	30	3,200,000