Ressurskapasitetsplanlegging › Vilkår for ressurskapasitetsplanlegging

Vilkår for ressurskapasitetsplanlegging

Som ressursansvarlig som arbeider med ressurser og roller, bør du gjøre det kjent med følgende vilkår:

Tilgjengelighet

Definerer hvor mange timer per arbeidsdag en ressurs er tilgjengelig for eller forventes å arbeide.

Standardverdi: 8

Du kan beregne ukentlig tilgjengelighet ved hjelp av følgende formel:

Ukentlig tilgjengelighet = (Tilgjengelighet) x (Antall arbeidsdager per uke i kalenderen til den tildelte ressursen)

Hvis for eksempel tilgjengelighetsverdien for en ressurs er åtte, og antall arbeidsdager per uke i kalenderen til den tildelte ressursen er fem:

Ukentlig tilgjengelighet = 8 x 5 = 40 timer i uken

Allokering

Bestilling av en ressurs som en deltaker til en investering. En allokeringsmengde genereres for hver ressurs. Du kan beregne ressursallokering ved hjelp av følgende formel:

Ressursallokeringsmengde = (Tilgjengelighet) x (Antall ressursarbeidsdager i investeringstidsperioden) 

Antall arbeidsdager for en enkeltressurs under investeringsperioden er basert på ressurskalenderen. Alle dager som en ressurs er tilgjengelig under en investeringstidsperiode, telles, inkludert start- og sluttdatoen.

Følgende liste viser for eksempel ukentlig tilgjengelighet for noen ressurser under en investeringstidsperiode:

• Ressurs A arbeider fire timer om dagen, fem dager i uken
• Ressurs B arbeider åtte timer om dagen, fem dager i uken
• Ressurs C arbeider åtte timer om dagen, tre dager i uken

  Hvis alle ressursene er allokert med 100 prosent til investeringen i tre uker, blir allokeringen som følger:

• Ressurs A = 60 timer
• Ressurs B = 120 timer
• Ressurs C = 72 timer

  Hvis du forsøker å overallokere en ressurs ved å bemanne flere investeringer med ressursen, får du en advarsel. En overallokert ressurs kan ikke utføre arbeidet på en effektiv måte eller fullføre det innen den angitte sluttdatoen. Derfor er det viktig at du holder oversikt over hvordan ressursene allokeres til investeringer.

  I disse eksemplene er John, Bill og Sue Marys direkte underordnede:

• John er fast bestilt for 20 timer neste uke på prosjekt A, og soft-bestilt for 10 timer på prosjekt B. Det totale behovet for John neste uke er 30 timer.
• Bill er fast bestilt for 40 timer neste uke på prosjekt A, og har en blandet bestilling for 20 timer på prosjekt B. Det totale behovet for Bill neste uke er 60 timer.
• Sue er ikke allokert til noen prosjekter. Behovet for Sue er 0 timer.
• En rolle er angitt og soft-bestilt for 35 timer neste uke på prosjekt A. I rolleegenskapene for det aktuelle prosjektet, er Marys team angitt som ONS-enhet for deltakere. Behovet for den rollen for Marys team er 35 timer neste uke.
• Den totale allokeringen (behovet) neste uke for ressursene i Marys organisasjon er 125 timer: 60 timer fast bestilte deltakere, 30 timer soft-bestilte deltakere og 35 timer soft-bestilte tomme roller.

Gjenstående arbeid

Fremtidig arbeid for en ressurs på en investering. Dette begrepet kalles også estimat til fullføring (ETF).

Faktiske data

Faktisk er det totale antallet timer registrert av deltakere som rapporterer til en organisasjonsenhet. Faktiske data er arbeidsenheter, ikke kostnad. Faktisk er arbeid som er fullført og postert til en investering.

Eksempel: Forrige uke registrerte Marys tre teammedlemmer totalt 139 timer på ulike prosjekter i systemet. Sum faktisk for forrige uke for Marys team er 139 timer.

Kapasitetsplanlegging

Kapasitetsplanlegging er prosessen med å evaluere ressurser, behov og ytelse for å forbedre utnyttelse for maksimal produktivitet. Kapasitetsplanlegging omfatter følgende prosesser:

• Etablering av utnyttelsesmål for ressurser i henhold til rolle eller kompetanse.
• Analyse av prosjektdata for kontinuerlig justering av utnyttelsesmål, ressurstildelinger og prosjektmål for å maksimere produktivitet.
• Med proaktiv kapasitetsplanlegging kan organisasjoner lage et veikart som maksimerer ressursutnyttelse

Hovedmålet med portleten for oversikt over kapasitetsplanlegging er å gi et komplett bilde av kapasitet, behov, gjenstående kapasitet og faktiske timer fra en gitt enhet i organisasjonen fra et ONS-hierarkisk perspektiv.

Kapasitet

Kapasitet defineres som den totale tiden som en ressurs gjør tilgjengelig for organisasjonen som del av arbeidskontrakten. Kapasitet er også kjent som samlet tilgjengelighet. Kapasiteten til en organisasjonsenhet er den totale mengden samlet tid for alle ressurser i enheten. Ressurs-OND-hierarkier kan defineres til å modellere bemanningsbehov. Disse ONS-enhetene representerer rappoerteringsrelasjoner eller -geografier eller forretningsenheter. Clarity bruker ressurs-ONS-hierarkier til å filtrere kapasitetsresultater i portletene. Kapasitet omfatter navngitte ressurser som tilhører en ONS eller en underordnet ONS, og omfatter ikke roller.

Hvis for eksempel en person har en arbeidsavtale på 40 timer per uke, har vedkommende 40 timers kapasitet.

Mary har et team med tre direkte underordnede som arbeider 40 timer per uke. Kapasiteten til Marys organisasjonsenhet for en gitt uke er 120 timer. Vær oppmerksom på at Mary er ikke inkludert i kapasiteten til teamet sitt. Hvis Mary har også mer perifere deltakere som rapporterer til hennes, utgjør den totale kapasiteten for Marys organisasjon den samlede kapasiteten til alle organisasjonene som rapporterer til henne.

Behov

Behov defineres som total forespurt tid for en ressurs eller rolle i organisasjonen. Behov er basert på planlagt allokering for teammedlemmer som er allokert til en investering. Behov omfatter allokeringer for både navngitte deltakere og forespurte roller fra en organisasjonsenhet. Clarity bruker ONS-enheten for teamdeltakere til å kvaiifisere behov ved filtrering etter ONS. Behov består av fast bestilt tid og soft-bestilt tid. Hvis teamdeltaker-ONSen er tom, henvises det til ressurs-ONSen.

Eksempler:

• John er på Marys team. Han har vært fast bestilt til prosjekt A for 20 timer neste uke, og soft-bestilt til prosjekt B for 10 timer neste uke. Det totale behovet for John neste uke er 30 timer.
• Bill er på Marys team. Han har vært fast bestilt bare til prosjekt A for 40 timer neste uke. Det totale behovet for Bill neste uke er 40 timer.
• Sue er det siste medlemmet av Marys team. Hun er ikke allokert til noen prosjekter. Behovet for Sue is 0 timer.
• En rolle er angitt og fast bestilt til prosjekt A for 35 timer neste uke. I rolleegenskapene for det aktuelle prosjektet er Marys team angitt som ONS-enhet for deltakere. Derfor er behovet for den rollen for Marys team neste uke 35 timer.

  Det totale behovet for ressursene i Marys organisasjon er 105 timer for den neste uken, 60 av disse timene er fast bestilte deltakere, 10 er soft-bestilte og 35 er ikke fylte roller.

Gjenstående kapasitet.

Gjenstående kapasitet defineres som total tid som en organisasjon er tilgjengelig for arbeid på prosjekter, og som ikke allerede er bestilt eller forespurt av enheten. Det er forskjellen mellom kapasitet og behov. Kapasitet – behov = Gjenstående båndbredde.

I eksemplene over har Marys organisasjon 15 timer tilgjengelig båndbredde neste uke.

Fast bestilte deltakere

Representerer navngitte ressurser med bestillingsstatusen Fast. Inkluderer ikke tall for roller. Hvis en teamdeltaker har bestillingsstatusen Fast, betyr det at fast allokering og planlagt allokering er lik.

Soft-bestilte deltakere

Representerer navngitte ressurser med bestillingsstatusen Soft eller Blandet. Inkluderer ikke tall for roller. En teamdeltaker som er soft-bestilt, har bare planlagte allokeringer, ingen faste. Et teammedlem er blandet bestilt når planlagt allokering og fast allokering ikke er like.

I denne portleten blir blandet status rapportert som soft-bestilte deltakere. En ressurs er blandet bestilt når det skjer en endring i måten ressursen er planlagt allokert på.

Obs! Bestillingsstatusen blandet krever at Tillat blandet bestilling er aktivert i innstillingene som ligger under prosjektledelse i administrasjonsmenyen. Innstillingen for Tillat blandet bestilling gjør det enklere å behandle planlagt allokering og fast allokering hver for seg.

Tomme roller

Representerer alle roller og deres allokering basert på filtreringskriteriene for bestillingsstatusen. Roller kan være allokert til et prosjekt eller en investering med bestillingsstatusene fast, soft og blandet, og med planlagte eller faste allokeringer.

Tomt behov

Behovet som roller allokeres til for en investering.

Ubrukt/tilgjengelig kapasitet

Sammenlagt kapasitet minus sammenlagt allokeringsbehov. Negativ ubrukt kapasitet angir overallokering.

Ikke tildelt arbeid

Sammenlagt investeringsallokering minus sammenlagt investeringstildelingsallokering. Negativt ikke-tildelt arbeid vises der tildelingsallokeringen overskrider investeringsallokeringen.