Prosjektlivssyklus og prosesser

Prosjektlivssyklus og prosesser

Denne delen inneholder følgende emner:

Om Prosjektlivssyklusen

Prosesser for prosjektlivssyklus

Prosjektmaler

Arbeide med idégjennomgangen

Slik arbeider du med prosessen Opprett stort prosjekt:

Arbeide med prosessen Dokumentgjennomgang

Opprette et prosjekt fra en prosjektmal

Arbeide med prosessen Problemgjennomgang og eskalering

Om Prosjektlivssyklusen

Ideen kan gå gjennom en godkjenningsprosess eller raskt fremføres til prosjektopprettelse. Når ideen er klar for konvertering, starter prosessen for idégjennomg en prosjektopprettelse. Prosessen er basert på følgende kombinasjoner av idétyper og idékategorier. Under prosjektopprettelsen blir ideen konvertert til et prosjekt ved hjelp av den aktuelle prosjektmalen. Feltverdiene blir også kopiert fra ideen til prosjektet.

Mer informasjon:

Arbeide med idégjennomgangen

Prosesser for prosjektlivssyklus

Følgende automatiserte prosesser er tatt med for å gjøre det lettere å behandle prosjektets livssyklus, fra idégjennomgang og -godkjenning til prosjektopprettelse.

Gjennomgang av dokumentet

Dokumentgjennomgangsprosessen behandler arbeidsgangen for gjennomgang av forslags- eller driftsdokumenter.

Idégjennomgang

Ideer lar deg utføre analyser som er mer effektive på et tidligere stadium. I analysen prøver man å filtrere ut dårlige eller økonomisk umulige ideer før de blir til investeringer. Du kan spore og konvertere ideer til investeringsmuligheter.

Problemgjennomgang og eskalering

Prosessen Problemgjennomgang og eskalering behandler arbeidsflyten for gjennomgang av prosjektproblemer med høy prioritet.

Opprette applikasjonsendringsprosjekt

Prosessen Opprett endringsprosjekt for applikasjon oppretter et prosjekt basert på malen for applikasjonsendring.

Opprett COTS-prosjekt for applikasjon

Prosessen Opprett COTS-prosjekt for applikasjon oppretter et prosjekt basert på applikasjonens COTS-mal.

Opprette infrastrukturprosjekt

Prosessen Opprett infrastrukturprosjekt lager et prosjekt basert på malen for utplassering av infrastruktur.

Opprette stort prosjekt

Prosessen Opprett stort IT-prosjekt oppretter et prosjekt basert på malen for stort prosjekt.

Prosjektmaler

Prosjektmaler kan du bruke til å opprette prosjekter basert på standard aktiviteter og rolletildelinger for den prosjekttypen. Maler bidrar til å sikre en enhetlig og effektiv oppretting av prosjekter.

Idégjennomgangen bruker disse malene til å opprette disse prosjekttypene for deg. Alternativt kan du bruke disse malene til å opprette prosjekter.

Du kan endre malene til å passe for behovene og kravene i din organisasjon. Du kan også duplisere disse malene for å opprette nye prosjektmaler for forskjellige prosjekttyper i din organisasjon.

Viktig! Hvis du skal bruke prosessene for godkjenning og portgjennomgang av stort prosjekt, må du endre navn og egenskaper for de siste aktivitetene i hver fase. IDene må ikke endres. Prosessen for portgjennomgang starter når aktivitetene med de spesifikke IDene er fullført.

Se brukerveiledningen for prosjektledelse hvis du vil ha mer informasjon.

Følgende prosjektmaler er inkludert:

Applikasjonsendring

Malen Applikasjonsendring brukes til å behandle prosjekter for endring av programvareapplikasjoner.

Prosessen Opprett endringsprosjekt for applikasjon bruker prosjektmalen. Prosessen gir en automatisert arbeidsprosess for opprettelse av prosjekter. Du kan også bruke malen til å opprette nye applikasjonsendringsprosjekter.

Applikasjons-COTS

COTS-malen for applikasjoner er laget for å behandle valg av kommersielle «off-the-shelf»-applikasjoner (COTS). Bruk denne prosjektmalen til å behandle aktivitetene når du velger en leverandør for et nytt produkt.

Prosessen Opprett COTS-prosjekt for applikasjon, bruker prosjektmalen. Prosessen gir en automatisert arbeidsprosess for opprettelse av prosjekter. Du kan også bruke malen til å opprette COTS-prosjekter for applikasjon.

Utplassering av infrastruktur

Malen for utplassering av infrastruktur behandler distribusjonen av en infrastrukturforsterkning.

Prosessen Opprett infrastrukturprosjekt bruker prosjektmalen. Prosessen gir en automatisert arbeidsprosess for opprettelse av prosjekter. Du kan også bruke malen til å opprette prosjekter for utplassering av IT-infrastruktur.

Stort prosjekt

Malen Stort prosjekt utgjør et rammeverk for prosessene for forbedring og utvikling av applikasjoner. Denne malen hjelper prosjektledere med å føre prosjektet gjennom alle portgjennomganger.

Prosessen Opprett stort prosjekt bruker prosjektmalen. Prosessen gir en automatisert arbeidsprosess for å opprette prosjekter og behandle arbeidsprosessene for godkjenning og portgjennomgang. Du kan også bruke malen til å opprette prosjekter. Denne malen inkluderer en arbeidsfordelingsstruktur (ANS). ANS har seks hovedfaser, hver med underaktiviteter.

Arbeide med idégjennomgangen

Følgende aktiviteter er involvert i idégjennomgangen.

1. Opphavspersonen gjør følgende:
   1. Oppretter ideen.
   2. Når ideen er klar, sendes ideen inn.
2. Idégjennomgangen starter og gjør noe av følgende:
   • Går raskt til prosjektopprettelse.

     Hvis det mer merket av for Fast Track, starter prosjektopprettelsen basert på den valgte kombinasjonen av idétype og idékategori. En ANS og opprinnelig plan blir opprettet. Prosessen slutter for alle prosjektopprettelsesprosesser, bortsett fra for prosessen Opprett stort prosjekt.

   • Starter idégjennomgangen.

     Hvis det ikke er merket av for Fast Track, blir et aksjonspunkt sendt til forretningseieren for å gjennomgå ideen.

3. Forretningseieren evaluerer de funksjonelle og tekniske fordelene og analyserer rentabiliteten for ideen. Forretningseieren velger ett av følgende alternativer for aksjonspunktet:
   • Forkast. Idéstatusen settes til «Forkastet» og prosessen slutter.
   • Ikke fullført. Idéstatusen settes til «Ikke fullført.” En handling sendes til opphavspersonen for å oppdatere ideen med mer informasjon. Dessuten blir statusen for aksjonspunktet endret til «Fullført». En ny handling sendes til forretningseieren for å gjennomgå ideen.
   • Godkjenn. Idéstatusen settes til «Godkjent.” Et aksjonspunkt sendes til opphavspersonen for å endre statusen for aksjonspunktet til “Fullført.”
4. Prosessen for prosjektopprettelse startes.

   Hvilken type prosess som startes, avhenger av kombinasjonen av idétype og idékategori. En ANS og opprinnelig plan blir opprettet. Prosessen for prosjektopprettelse avsluttes, bortsett fra for store prosjekter.

5. For et stort prosjekt starter prosessen Portgjennomgang.

Opprette en idé

Bruk siden Ideer til å opprette en idé. Du kan lagre ideen og sende den inn når ideen er klar til å godkjennes. Alternativt kan du angi «fast track» for ideen for å omgå godkjenningsprosessen og konvertere ideen til et prosjekt.

Før du kan opprette en idé, må autonummerering være konfigurert for Prosjekt-ID.

Kontakt CA Clarity PPM-administratoren eller se administrasjonsveiledningen for å få mer informasjon.

Følg denne fremgangsmåten:

1. Åpne Hjem og klikk på Ideer under Behovsbehandling.

   Siden Ideer vises.

2. Klikk på Ny.

   Opprettingssiden åpnes.

3. Fyll ut følgende felter:

   Emne

   Definerer oppsummering/navn for ideen. Emnet kobler investeringen til ideen når du konverterer ideen til en investering. Emnet for ideen blir beskrivelsen for investeringen.

   Idé-ID

   Definerer den unike IDen for ideen.

   Idétype

   Angir idétypen.

   Verdier: Stort prosjekt, Utplassering av infrastruktur eller Applikasjonsendring

   Obligatorisk: Nei

   Idékategori

   Angir idékategori. Hvilke verdier som er tilgjengelig, avhenger av hvilken idétype du velger. CA Clarity PPM-administratoren definerer felttilknytningene.

   Verdier: Ny utvikling, Samsvar/lovbestemte krav, Nytt produkt eller ny tjeneste, Annet, Forsterkning, COTS-evaluering, Distribuert, Nettverk/telekommunikasjon eller Skrivebord

   Obligatorisk: Nei

   Idéprioritet

   Angir prioritet for ideen.

   Verdier: Lav, Middels og Høy

   Fast Track

   Angir at ideen skal konverteres til et prosjekt ved å omgå trinnene for gjennomgang og godkjenning i Idégjennomgangsprosessen.

   Standard: Tom

   Obligatorisk: Nei

   Mål

   Definerer målet med ideen.

   Grense: 200 tegn

   Anmoder

   Definerer navnet på ressursen som kom med ideen.

   Standard: Navnet på ressursen som er logget på.

   Forretningseier

   Definer navnet på forretningseieren som eier ideen og godkjenner konverteringen av ideen til et prosjekt. Forretningseieren for ideen blir forretningseier for prosjektet når ideen har blitt konvertert.

   Obs! Hvis det ikke er merket av for Fast Track, krever idégjennomgangen en verdi for feltet.

   Leder

   Definerer navnet på ressursen som administrerer og eier ideen. Idéansvarlig har tilgang til budsjettet og planleggingsegenskapene for ideen.

   Startdato

   Definerer startdatoen for ideen.

   Sluttdato

   Definerer sluttdatoen for ideen.

   Mål

   Definer målet for ideen.

   Grense: 200 tegn

   Organisatorisk

   Definer organisasjonsmessig ONS for ideen.

   Avdeling

   Definerer avdelings-ONS for ideen.

4. Gjør noe av følgende:
   • Lagre ideen.
   • Start idégjennomgangen ved å klikke på Send til godkjenning.

   Ideen opprettes.

Mer informasjon:

Om Oppslagstilordning

Slik arbeider du med prosessen Opprett stort prosjekt:

Prosessen for administrasjon av store prosjekter gjøres ved hjelp av følgende prosesser:

• Prosessen for å opprette stort prosjekt. Starter når et prosjekt opprettes med malen Stort prosjekt.
• Delprosess for gjennomgang av prosjektport. Behandler en arbeidsprosess for portgjennomgang for alle store prosjekter. Prosessen startes tre ganger fra prosessen Opprett stort prosjekt: For å behandle portgodkjenningene når prosjektet flyttes til hhv. planleggingsfasen, byggefasen og lukkefasen.

Følgende aktiviteter er involvert når livssyklusen til et stort prosjekt behandles med en automatisert prosess:

1. Når Opprett stort prosjekt har startet og prosjektet har blitt opprettet, kan prosjektleder definere PMO-interessenten (prosjektledelseskontor).

   Mens prosjektet er åpnet, gå til Egenskaper-siden og velg PMO-interessenten under Interessenter. Klikk og Send inn.

   Det sendes et aksjonspunkt til PMO-interessenten for å gjennomgå og godkjenne prosjektet.

2. PMO-interessenten velger ett av følgende alternativer for aksjonspunktet:
   • Godkjent. Det sendes et aksjonspunkt til prosjektlederen om at prosjektet har blitt godkjent. Prosjektstatusen settes til «Godkjent». Prosessen for opprettelse av stort prosjekt starter planleggingsfasen.
   • Forkastet. Det sendes et aksjonspunkt til prosjektlederen om at prosjektet har blitt forkastet. Prosjektstatusen settes til "Forkastet».
3. Når den siste aktiviteten i planleggingsfasen er fullført, oppdaterer prosjektleder aktiviteten. Dessuten settes feltet % Fullført til 100 prosent og Status-feltet til "Fullført».

   Et aksjonspunkt sendes til PMO-interessenten for godkjenning for å flyttes til den neste porten.

4. PMO-interessenten velger ett av følgende alternativer for aksjonspunktet:
   • Godkjent. Delprosessen for gjennomgang av prosjektport starter den neste fasen. Det sendes et aksjonspunkt til hver av følgende:
     • Opphavspersonen som varsles om at PMO-interessenten har godkjent prosjektet.
     • Prosjektlederen. Når den siste aktiviteten i den gjeldende fasen er fullført, endres feltet % fullført til 100 prosent. Statusen for den siste aktiviteten i gjeldende fase endres til "Fullført».
   • Forkastet.
   • Send på nytt. Det sendes et aksjonspunkt til prosjektlederen for å revidere prosjektinformasjonen. Når dette er fullført, endrer prosjektleder aksjonspunktets status til "Fullført».

     Et aksjonspunkt sendes til PMO-interessenten for å godkjenne prosjektet og gå videre til den neste fasen.

5. Delprosessen for gjennomgang av prosjektport gjentas for de gjenstående fasene.
6. Når lukkefasen er fullført, lukker prosjektleder prosjektet.

Arbeide med prosessen Dokumentgjennomgang

Prosessen Dokumentgjennomgang bringer et innsendt forslag eller driftsdokument gjennom følgende gjennomgangssyklus:

1. Teammedlemmet laster opp forslags- eller driftsdokumentet og sender det deretter inn for gjennomgang.

   Det sendes et aksjonspunkt til prosjektlederen.

2. Prosjektleder ser gjennom dokumentet og oppdaterer status for aksjonspunktet:
   • Godkjenn. Setter dokumentstatusen til «Godkjent».
   • Forkast. Setter dokumentstatusen til «Forkastet».

   Det sendes et aksjonspunkt til dokumenteieren som varsles om prosjektlederens beslutning.

Laste opp og sende inn dokumenter for gjennomgang

Du kan bruke prosessen for dokumentgjennomgang til å flytte prosjektrelaterte dokumenter gjennom en prosess for gjennomgang og godkjenning. Denne prosessen starter når kategorien har blitt satt til Forslag eller Drift og dokumentstatusen er satt til «Sendt».

Følg denne fremgangsmåten:

1. Åpne prosjektet

   Egenskapssiden åpnes.

2. Klikk på Samarbeid.

   Samarbeidssiden åpnes.

3. Åpne Egenskaper-menyen og klikk på Legg til dokumenter.

   Siden Legg til flere dokumenter åpnes.

4. Fyll ut følgende felt på denne siden:

   Gjeldende plassering

   Viser gjeldende plassering av dokumentet.

   Velge filer

   Angir filene du legger til i mappen.

   Grense: Fem filer om gangen

   Status

   Angir statusen for dokumentet.

   Verdier: Sendt, Godkjent eller Forkastet

   Starter gjennomgangsprosess: Sendt

   Kategori

   Angir kategori for dokumentet.

   Verdier: Forslag, Planlegging, Utvikling, Implementering og Drift

   Starter gjennomgangsprosess: Forslag eller Drift

   Opprettingsdato

   Definerer datoen dokumentet lastes opp.

   Eier

   Definer eieren som behandler dokumentet Ressursen verifiserer at dokumentet blir riktig behandlet og sporet i hele livssyklusen.

   Tilgang

   Angir tilgangstypen for dokumentet.

   Verdier:

   • Alle involverte. Angir at alle deltakerne i gruppen får lese-/skrivetilgang til mappen.
   • Velg involverte. Angir at individuelle ressurser er fra den eksisterende gruppen av involverte.

     Standard: Alle involverte

   La andre enn involverte få tilgang til dokument

   Angir at ikke-involverte har tilgang til dokumentet.

   Standard: Tom

   Aktiver utsjekking

   Angir om ressurser med de rette tilgangsrettighetene kan sjekke ut og redigere dokumentet.

   Standard: Valgt

   Aktiver versjonskontroll

   Angir om ressurser med de rette tilgangsrettighetene kan opprette en annen versjon av dokumentet.

   Standard: Valgt

   Varsle ressurser/grupper

   Angir om ressurser som har tilgang til filene, varsles når dokumenter legges til.

   Standard: Tom

   Beskrivelse

   Definerer beskrivelsen av dokumentet.

   Kommentarer

   Angir eventuelle kommentarer om dokumentet.

5. Klikk på Legg til.

   Dokumentet lastes opp og sendes inn for gjennomgang.

Opprette et prosjekt fra en prosjektmal

Følg denne fremgangsmåten:

1. Åpne Hjem og klikk på Prosjekter under Porteføljebehandling.

   Listesiden åpnes.

2. Klikk på Ny fra mal.

   Valgsiden åpnes.

3. Velg noen av følgende maler, og klikk på Neste:
   • Mal for applikasjonsendring
   • COTS-mal for applikasjon
   • Mal for utplassering av infrastruktur
   • Mal for stort prosjekt

   Siden for å opprette prosjekt åpnes.

4. Fyll ut følgende felter:

   Prosjektnavn

   Definerer navnet på prosjektet.

   Grenser: 80 tegn

   Obligatorisk: Ja

   Prosjekt ID

   Definerer prosjektets unike identifikator, og er vanligvis autonummerert.

   Grense: 20 tegn

   Obligatorisk: Ja

   Startdato

   Viser datoen prosjektet starter.

   Sluttdato

   Viser datoen prosjektet fullføres.

   Mål

   Definer målene for dette prosjektet.

   Grense: 200 tegn

   Status

   Angis aktivitetens status.

   Verdier: Påbegynt, Ikke påbegynt og Fullført

   Fremdrift

   Indikerer hvor mye av jobben som er fullført på aktiviteten.

   Verdier:

   • Fullført (100 prosent)
   • Startet (1 - 99 prosent)
   • Ikke påbegynt (0 prosent)

     Standard: Ikke påbegynt

     Obligatorisk: Ja

   Tildelingsutvalg

   Angir utvalget av ressurser som er tilgjengelig ved tildeling av ressurser til prosjekter.

   Verdier:

   • Bare team. Tillater bare deltakere.
   • Ressursutvalg. Tillater teamdeltakere og ressursene du har tilgang til, for bestilling til et prosjekt. Med dette alternativet legges også ressursen til som teamdeltaker når du tildeler ressursen til et prosjekt.

   Dashbordvisning

   Spesifiserer dashbordvisningen som er valgt for prosjektet. Klikk på nedtrekkslisten for å velge et visningsalternativ.

   Eksempel: Bruk verdien Standardoppsett for prosjekt for å vise standarddiagrammer for prosjektarbeid og teamutnyttelse på siden Prosjekt-dashbord.

   Verdier: PMO-prosjektstatus, PMO-programstatus, PMO-prosjektdreiebok, Programoppsett eller Standardoppsett for prosjekt

   Standard: Standardoppsett for prosjekt

   % fullført beregning

   Definerer metoden som brukes til å beregne prosent fullført for aktiviteter i dette prosjektet.

   Verdier: Manuell, Innsats, Varighet

   Organisatorisk

   Definerer organisasjons-ONSen som er tilknyttet prosjektet.

   Avdeling

   Definerer avdelings-ONSen som er tilknyttet prosjektet.

   Malnavn

   Viser navnet på malen.

   Skaler arbeid med

   Definerer prosentandel økning eller minskning i arbeidsestimatene for hver aktivitet i det nye prosjektet, i forhold til malen.

   Standard: Null prosent betyr ingen endring

   Skaler budsjett med

   Definerer prosentverdien (positiv eller negativ) som skaleringsfaktor for kronebeløpene definert i prosjektets kostnads- og gevinstrealiseringsplaner.

   Standard: Null prosent betyr ingen endring

   Konverter ressurser til roller

   Velg alternativet for å konvertere alle ressurser fra prosjektmalen til roller i det nye prosjektet.

   Standard: Tom

5. Lagre endringene.

   Prosjekt er opprettet.

Arbeide med prosessen Problemgjennomgang og eskalering

Prosessen Problemgjennomgang og eskalering er laget for å bringe prosjektproblemer med høy prioritet gjennom en arbeidsflyt for gjennomgang og eskalering. Hvis du vil starte prosessen for et eksisterende problem, åpner du problemet og starter prosessen fra Prosesser-menyen.

Se brukerveiledningen for prosjektledelse hvis du vil ha mer informasjon.

Følgende aktiviteter er involvert i å eskalere et problem:

1. Prosjektleder bekrefter at prosjektledelseskontor (PMO) og forretningseier er definert. Åpne prosjektet og gjennomgå disse feltene under Interessent på siden for generelle egenskaper.
2. Mens prosjektet er åpnet oppretter et teammedlem et problem og setter Prioritet-feltet til «Høy».

   Prosessen Problemgjennomgang og eskalering starter. Det sendes et aksjonspunkt til prosjektlederen for å gjennomgå problemet.

3. Prosjektleder gjennomgår problemet og velger ett av følgende alternativer for aksjonspunktet:
   • Forkastet. Det sendes et aksjonspunkt til problemeieren for at problemet skal sendes inn på nytt for gjennomgang.
   • Løst. Det sendes et aksjonspunkt til forretningseieren for å signere løsningen på problemet.
4. Forretningseieren velger ett av følgende alternativer for aksjonspunktet:
   • Godkjent. Statusen for problemet settes til «Løst». Det sendes et aksjonspunkt til problemeier og prosjektleder om at problemet har blitt løst.
   • Forkastet. Det sendes et aksjonspunkt til problemeieren for å oppdatere løsningen. Prosessen startes på nytt når problemeieren endrer status for tiltakspunktet til «Fullført».

Lag en Detaljert problem-oppføring

Følg denne fremgangsmåten:

1. Åpne prosjektet og klikk på Usikkerhet/problemer/endringer.
2. Åpne Usikkerhet/problemer/endringer-menyen og klikk på Problemer.
3. Klikk på Ny.
4. Fyll ut feltene under Generelt. Følgende felter må forklares:

   Eier

   Definerer navnet på ressursen som behandler usikkerheten. Denne ressursen har ansvar for å sikre at problemet tas hånd om og spores tilstrekkelig i hele livssyklusen. Hvis du oppretter et problem fra en lukket usikkerhet, hentes verdien i feltet fra feltet Eier på egenskapssiden for usikkerheten.

   Standard: Ressursen som er logget på.

   Oppretter

   Viser navnet på ressursen som opprettet problemet.

   Standard: Ressursen som er logget på.

5. Fyll ut feltene under Detaljer.
6. Legg ved dokumentene i delen Vedlegg.
7. Fyll ut Løsning-feltet under Løsning.
8. Lagre endringene.