Eritelty taloussuunnitelma › Budjettisuunnitelmat › Budjettiversion luominen

Budjettiversion luominen

Kun kustannussuunnitelma hyväksytään, se muuttuu investoinnin budjettisuunnitelmaksi. Koska investoinnit elävät, voit muokata budjetin osia tai korvata sen kokonaan uudella.

Kun muokkaat hyväksyttyä budjettisuunnitelmaa, voit lähettää sen jompanakumpana seuraavasta kahdesta versiosta:

Yhdistetty budjettisuunnitelman versio

• Lähetä uusia rivinimikkeitä sisältävä kustannussuunnitelma ja yhdistä muutokset olemassa olevaan budjettisuunnitelmaan.
• Lähetä kustannussuunnitelman osa muuttamalla lähetyksen alkamis- ja päättymispäiviä tai päivitä tiettyjä aikajaksoja koskevien kenttien arvot. Voit lähettää pelkästään muuttuneet aikajaksot ja yhdistää ne nykyiseen budjettiin.

Korvaava budjettisuunnitelman versio

• Lähetä kustannussuunnitelma, josta on poistettu rivinimikkeitä, ja poista kyseiset rivit budjettisuunnitelmasta korvaamalla budjetti.
• Luo kustannussuunnitelma, jossa on erilaiset ryhmittelyattribuutit tai aikajaksotyypit, ja korvaa budjetti.

Hyväksyntähistoria on saatavissa kumpaankin versiotyyppiin. Korvaustoiminnon avulla voit kuitenkin poistaa rivejä, joita ei enää tarvita, ja muokata ryhmittelyattribuutteja ja tilikauden aikajaksoja.

Kun lähetät olemassa olevaa budjettia muokkaavan kustannussuunnitelman, sinun on valittava avattavasta Lähetysasetukset-valikosta, yhdistetäänkö muutokset budjettiin vain korvataanko budjetti uudella. Tämä kenttä näkyy vain, jos hyväksyttyjä budjetteja on vähintään yksi. Jos uuden kustannussuunnitelman rakenne poikkeaa nykyisen budjetin rakenteesta, ainoastaan Korvaa-asetus on valittavissa.

Kun kustannussuunnitelma hyväksytään, se muuttuu budjettisuunnitelman versioksi ja sille määritetään uusi versionumero. Voit tarkastella budjetin edellistä versiota, joka tallentuu erikseen. Et voi muokata aiempia budjettisuunnitelmia tai nykyisiä hyväksyttyjä budjettisuunnitelmia.

Seuraava kaavio kuvaa, miten taloushallinnan vastuuhenkilö luo budjettiversion.

Esimerkki: Forward, Inc.:n budjettisuunnitelman versio

Seuraava esimerkki kuvaa budjettisuunnitelman päivittämisen eri vaihtoehtoja tässä skenaariossa. Forward Inc.:llä on suunnitteilla uusi projekti loppuvuodelle. Liisa on projektin projektipäällikkö, ja hän on jo luonut kustannussuunnitelman (ProjektiA_arvioituKS-00), jossa on kaikki tarvittavat roolit ja arvioidut kustannukset.

Hän tarvitsee seuraavat roolit:

• yksi ohjelmistosuunnittelija
• kolme Java-ohjelmoijaa
• kaksi testaaja

Liisa ei ole vielä lisännyt projektiin henkilöstöä. Hän sisällytti tarvittavat roolit lähettämäänsä kustannussuunnitelmaan ja täytti kustannussuunnitelman tiedot koko projektin kuuden kuukauden keston ajalta.

Liisa käytti kustannussuunnitelmassaan seuraavia ominaisuuksia:

• ryhmittelyattribuutit: rooli
• aikajakson tyyppi: neljännesvuosi
• alkamis- ja päättymispäivät: 2.7–31.12.

Hän lähetti arviot hyväksyttäviksi nykyiseksi budjettisuunnitelmaksi. Liisa tuotepäällikkö hyväksyi arvioidun budjetin. Päällikkö tietää budjetin muuttuvan ennen projektin alkua.

Voit luoda budjetista muokatun version tekemällä seuraavat vaiheet:

1. Tarkista edellytykset.
2. Muokkaa budjettisuunnitelmaa:
   • Yhdistä muutokset budjettisuunnitelmaan:
     • Lisää budjettiin rivinimikkeitä.
     • Muuta budjetin aikajaksojen arvoja.
   • Korvaa budjettisuunnitelma:
     • Poista budjetista rivejä.
     • Korvaa budjetti uudella kustannussuunnitelmalla.
3. Tarkista muokattu budjettisuunnitelma.

Tarkista edellytykset.

Jotta voit suorittaa loppuun kaikki tämän skenaarion tehtävät, ota huomioon seuraavat seikat:

Käyttöoikeudet

SInulla on oltava seuraavat käyttöoikeudet:

• Talous - Kustannussuunnitelma - Muokkaa
• Talous - Taloussuunnitelma - Lähetä hyväksyttäväksi
• Projekti - Budjettisuunnitelma - Näytä
• Projekti - Budjettisuunnitelma - Muokkaa

Valmiit tehtävät

Tee seuraavat tehtävät ennen skenaarion aloittamista:

• Luo investoinnille kustannussuunnitelma.
• Aseta kustannussuunnitelma nykyiseksi suunnitelmaksi.
• Lähetä nykyinen suunnitelma hyväksyttäväksi investoinnin budjettisuunnitelmaksi.

Muita tietoja

Kun kustannussuunnitelma on lähetetty hyväksyttäväksi, siitä tulee lähetetty budjettisuunnitelma. Voit muokata lähetettyä budjettisuunnitelmaa mutta et hyväksyttyä budjettisuunnitelmaa.

Rivinimikkeiden lisääminen budjettiin

Lisää rivinimikkeet kustannussuunnitelmaan ja yhdistä uudet rivit budjettiin. Voit esimerkiksi lisätä kustannussuunnitelmaan roolin ja lähettää kustannussuunnitelman hyväksyttäväksi yhdistettynä muutoksena.

Esimerkki: budjetin muokkaaminen lisäämällä uusi rooli

Liisa toteaa, että uuden projektin online-ohjeen kirjoittamiseen tarvitaan tekninen kirjoittaja. Hän lisää kustannussuunnitelmaan Vanhempi tekninen kirjoittaja -roolin ja lähettää muokatun kustannussuunnitelman, ProjektiA_arvioituKS-00, budjetin yhdistettynä versiona.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa Koti ja valitse sitten Portfolionhallinta-kohdasta soveltuva investointi (esimerkiksi Projektit).
2. Avaa investointi ja valitse Taloussuunnitelmat.
3. Avaa Taloussuunnitelmat-valikko ja valitse Kustannussuunnitelmat.
4. Avaa kustannussuunnitelma.
5. Lisää uusi rivinimike valitsemalla Lisää.

   Kustannussuunnitelman tiedot: Ominaisuudet -sivu tulee näkyviin. Sivulla on kenttä kutakin kustannussuunnitelman ryhmittelyattribuuttia varten. Jos ryhmittelyattribuuttina on esimerkiksi Rooli, sivulla on Rooli-kenttä.

6. Valitse lisättävän rivin arvot (esimerkiksi roolit).
7. Valitse Tallenna ja palaa.
8. Syötä rivinimikkeen aikajaksotiedot.

   Huomautus: lisätietoja kustannussuunnitelmien täyttämisestä automaattisesti on Taloushallinnon käyttöoppaassa.

9. Tallenna muutokset ja valitse Palaa.
10. Valitse Toimenpiteet ja valitse sitten Aseta nykyiseksi suunnitelmaksi.

    Huomautus: jos kustannussuunnitelma on jo nykyinen suunnitelma, ohita tämä vaihe.

11. Vahvista valitsemalla Kyllä.
12. Valitse Toimenpiteet ja valitse sitten Lähetä nykyinen suunnitelma hyväksyttäväksi.

    Huomautus: jos näet seuraavan virhesanoman, toinen kustannussuunnitelma on jo lähetetty investoinnin budjettisuunnitelmaksi.

    Virhe: lähetetty budjetti on jo olemassa.
    

    Lähetetty budjettisuunnitelma on hyväksyttävä tai hylättävä, ennen kuin voit lähettää toisen suunnitelman hyväksyttäväksi.

13. Anna pyydetyt arvot.
14. Valitse avattavasta Lähetysasetus-valikosta Yhdistä.
15. Valitse Lähetä hyväksyttäväksi.
16. Voit tarkastella budjettisuunnitelmien ja niiden tilojen luetteloa avaamalla Taloussuunnitelmat-valikon ja valitsemalla sitten Budjettisuunnitelmat.

    Olet lähettänyt hyväksyttäväksi kustannussuunnitelman, joka yhdistää lisätyn rivin nykyiseen budjettiin.

Budjetin aikajaksojen arvojen muuttaminen

Voit muokata kustannussuunnitelman aikajaksoarvoja ja yhdistää ne nykyiseen budjettisuunnitelmaan. Yhdistämällä yhden tai usean aikajakson arvot saat pidettyä budjetin ajan tasalla joutumatta korvaamaan koko budjettia uudella.

Esimerkki: Budjetillesi myönnetään lisärahoitusta resurssin kohonneiden kustannusten vuoksi. Muokkaa resurssin kustannuksia vain kuukausilta, joita muutos koskee.

Jos olet määrittänyt talouskokonaisuuteen jäädytyspäivämäärän, voit ainoastaan muokata kustannussuunnitelman tietoja aikajaksoilta, jotka ovat jäädytyspäivämäärän jälkeen.

Esimerkki: aikajaksojen lisääminen budjettisuunnitelmaan

Liisa tarkistaa projektin suunnitelmat esimiehensä kanssa ja toteaa, että projektin pituutta on jatkettava kolmella kuukaudella uuden ominaisuuden luomista varten. Liisa muokkaa kustannussuunnitelmaa pidentämällä projektia kolmella kuukaudella ja täyttämällä kenttiin kunkin resurssin kustannustiedot. Hän antaa muokatulle kustannussuunnitelmalle nimeksi ProjektiA_arvioituKS-00 ja lähettää sen yhdistettynä versiona, johon on vain lisätty ylimääräiset kolme kuukautta.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa Koti ja valitse sitten Portfolionhallinta-kohdasta soveltuva investointi (esimerkiksi Projektit).
2. Avaa investointi ja valitse Taloussuunnitelmat.
3. Avaa Taloussuunnitelmat-valikko ja valitse Kustannussuunnitelmat.
4. Avaa kustannussuunnitelma.
5. Siirry Yksikön, kustannusten ja tuoton erittely -osassa suunnitelman oikeaan ajanjaksoon.
6. Muokkaa ajanjakson Yksiköt-, Kustannukset- ja Tuotto-kenttiä seuraavassa kuvassa osoitetulla tavalla:

   

7. Tallenna muutokset ja valitse Palaa.
8. Valitse Toimenpiteet ja valitse sitten Aseta nykyiseksi suunnitelmaksi.

   Huomautus: jos kustannussuunnitelma on jo nykyinen suunnitelma, ohita tämä vaihe.

9. Vahvista valitsemalla Kyllä.
10. Valitse Toimenpiteet ja valitse sitten Lähetä nykyinen suunnitelma hyväksyttäväksi.

    Huomautus: jos näet seuraavan virhesanoman, toinen kustannussuunnitelma on jo lähetetty investoinnin budjettisuunnitelmaksi.

    Virhe: lähetetty budjetti on jo olemassa.
    

    Lähetetty budjettisuunnitelma on hyväksyttävä tai hylättävä, ennen kuin voit lähettää toisen suunnitelman hyväksyttäväksi.

11. Määritä Aloitusjakso- ja Päättymisjakso-arvot koskemaan vain kuukausia, joita koskevia arvoja olet lisäämässä tai päivittämässä.
12. Valitse avattavasta Lähetysasetus-valikosta Yhdistä.
13. Valitse Lähetä hyväksyttäväksi.
14. Voit tarkastella budjettisuunnitelmien ja niiden tilojen luetteloa avaamalla Taloussuunnitelmat-valikon ja valitsemalla sitten Budjettisuunnitelmat.

    Olet lähettänyt hyväksyttäväksi kustannussuunnitelman, joka yhdistää aikajaksoihin tehdyt muutokset nykyiseen budjettiin.

Rivinimikkeiden poistaminen budjetista

Poista tarpeettomat rivit ja lähetä kustannussuunnitelma budjetin korvaavana versiona. Jos haluat esimerkiksi poistaa budjettisuunnitelmasta rivin, poista kyseinen rivi kustannussuunnitelmasta. Lähetä muokattu kustannussuunnitelma budjettisuunnitelman korvaavana versiona.

Huomautus: Jos haluat poistaa rivinimikkeitä, valitse Korvaa. Jos valitset Yhdistä, poistaminen estyy ja rivinimike jää lähetettyyn budjettisuunnitelmaan.

Esimerkki: roolin poistaminen ja budjetin korvaaminen

Useita kuukausia ennen projektin alkua Liisa huomaa, että yhtä testaajaa tarvitaan toisessa projektissa. Hän poistaa Nuorempi testaaja -roolia koskevan rivin kustannussuunnitelmasta ProjektiA_arvioituKS-00 ja lähettää suunnitelman hyväksyttäväksi. Liisa poistaa rivin budjetista valitsemalla Korvaa.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa Koti ja valitse sitten Portfolionhallinta-kohdasta soveltuva investointi (esimerkiksi Projektit).
2. Avaa investointi ja valitse Taloussuunnitelmat.
3. Avaa Taloussuunnitelmat-valikko ja valitse Kustannussuunnitelmat.
4. Avaa kustannussuunnitelma.
5. Valitse poistettava rivinimike ja valitse sitten Poista.
6. Vahvista valitsemalla Kyllä ja valitse sitten Palaa.
7. Valitse Toimenpiteet ja valitse sitten Aseta nykyiseksi suunnitelmaksi.

   Huomautus: jos kustannussuunnitelma on jo nykyinen suunnitelma, ohita tämä vaihe.

8. Vahvista valitsemalla Kyllä.
9. Valitse Toimenpiteet ja valitse sitten Lähetä nykyinen suunnitelma hyväksyttäväksi.

   Huomautus: jos näet seuraavan virhesanoman, toinen kustannussuunnitelma on jo lähetetty investoinnin budjettisuunnitelmaksi.

   Virhe: lähetetty budjetti on jo olemassa.
   

   Lähetetty budjettisuunnitelma on hyväksyttävä tai hylättävä, ennen kuin voit lähettää toisen suunnitelman hyväksyttäväksi.

10. Valitse avattavasta Lähetysasetus-valikosta Korvaa.
11. Valitse Lähetä hyväksyttäväksi.
12. Voit tarkastella budjettisuunnitelmien ja niiden tilojen luetteloa avaamalla Taloussuunnitelmat-valikon ja valitsemalla sitten Budjettisuunnitelmat.

    Olet lähettänyt hyväksyttäväksi kustannussuunnitelman, joka korvaa nykyisen budjetin.

Budjetin korvaaminen uudella kustannussuunnitelmalla

Valitse budjetille uudet ryhmittelyattribuutit ja aikajakson tyypit luomalla ja lähettämällä uusi kustannussuunnitelma, joka korvaa hyväksytyn budjettisuunnitelman.

Esimerkki: Suunnitellessasi tulevaa projektia luot arvioidun budjetin, joka sisältää roolit, joita arvioit tarvitsevasi projektissa. Ennen projektin käynnistymistä luot kustannussuunnitelman, joka sisältää projektin todelliset resurssit, ja lisäät ryhmittelyattribuutit Osasto ja Sijainti. Voit nyt lähettää uuden kustannussuunnitelman korvaamaan hyväksytyn budjettisuunnitelman.

Esimerkki: uuden kustannussuunnitelman lähettäminen ja budjetin korvaaminen

Liisa lisää työryhmään kaiken tarvittavan henkilöstön ja tuntee kunkin resurssin kustannustiedot. Resurssit työskentelevät kahdessa eri sijainnissa, joten hän haluaa ryhmitellä osaston ja sijainnin mukaan. Lisäksi tuotepäällikkö pyytää häntä käyttämään kuukauden pituista aikajaksoa vuosineljänneksen sijaan. Liisa luo kustannussuunnitelman ja lisää siihen kunkin resurssin kustannustietoineen. Hän valitsee kustannussuunnitelman ominaisuuksissa seuraavat asetukset:

• ryhmittelyattribuutit: sijainti ja osasto
• aikajakson tyyppi: kuukausi

Liisa tallentaa muutokset nimellä ProjektiA_nykyinenKS-00 ja lähettää uuden budjetin hyväksyttäväksi.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa Koti ja valitse sitten Portfolionhallinta-kohdasta soveltuva investointi (esimerkiksi Projektit).
2. Avaa investointi ja valitse Taloussuunnitelmat.
3. Avaa Taloussuunnitelmat-valikko ja valitse Kustannussuunnitelmat.
4. Luo kustannussuunnitelma ja täytä se.

   Huomautus: lisätietoja kustannussuunnitelmien luomisesta on Taloushallinnon käyttöoppaassa.

5. Valitse Tallenna ja valitse sitten Palaa.
6. Valitse Toimenpiteet ja valitse sitten Aseta nykyiseksi suunnitelmaksi.

   Huomautus: jos kustannussuunnitelma on jo nykyinen suunnitelma, ohita tämä vaihe.

7. Vahvista valitsemalla Kyllä.
8. Valitse Toimenpiteet ja valitse sitten Lähetä nykyinen suunnitelma hyväksyttäväksi.

   Lähetysasetus-kentässä näkyy vain Korvaa-asetus. Budjetti on korvattava, jos ryhmittelyattribuutit tai kirjanpidon aikajakson tyyppi poikkeavat olemassa olevan budjetin vastaavista ominaisuuksista.

   Huomautus: jos näet seuraavan virhesanoman, toinen kustannussuunnitelma on jo lähetetty investoinnin budjettisuunnitelmaksi.

   Virhe: lähetetty budjetti on jo olemassa.
   

   Lähetetty budjettisuunnitelma on hyväksyttävä tai hylättävä, ennen kuin voit lähettää toisen suunnitelman hyväksyttäväksi.

9. Valitse Lähetä hyväksyttäväksi.
10. Voit tarkastella budjettisuunnitelmien ja niiden tilojen luetteloa avaamalla Taloussuunnitelmat-valikon ja valitsemalla sitten Budjettisuunnitelmat.

    Olet lähettänyt hyväksyttäväksi kustannussuunnitelman, joka korvaa nykyisen budjetin.

Tarkista muokattu budjettisuunnitelma

Kun kustannussuunnitelma on lähetetty hyväksyttäväksi, siitä tulee lähetetty budjettisuunnitelma. Voit tarkastella budjettisuunnitelman tilaa ja muokata budjettisuunnitelmaa, jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet.

Esimerkki:muokkaa budjettisuunnitelmaa ja tarkista se

Liisa on lähettänyt muokatun kustannussuunnitelman hyväksyttäväksi. Suunnitelma jää lähetetyn budjettisuunnitelman tilaan, kunnes hänen esimiehensä hyväksyy sen. Hän tarkistaa, että hänen tekemänsä muutokset on yhdistetty budjettiin oikein tai että niillä on korvattu budjetin tiedot oikein. Kun Liisa tarkistaa suunnitelman, hän huomaa, että yhdelle resurssille on määritetty virheellinen lokakuun kustannusarvo. Hän muuttaa arvon manuaalisesti ja tallentaa tekemänsä muutokset. Hänen esimiehensä hyväksyy budjetin, ja Liisan muutokset hyväksyttyyn budjettisuunnitelmaan on suoritettu onnistuneesti loppuun.

Suorita seuraavat vaiheet:

1. Avaa Koti ja valitse sitten Portfolionhallinta-kohdasta soveltuva investointi (esimerkiksi Projektit).
2. Avaa investointi ja valitse Taloussuunnitelmat.
3. Avaa Taloussuunnitelmat-valikko ja valitse Budjettisuunnitelmat.
4. Avaa lähetetty budjettisuunnitelma ja tarkista, että siihen tehdyt muutokset ovat oikein.
5. Muokkaa budjettisuunnitelman arvoja tarvittaessa.
6. Tallenna muutokset ja valitse Palaa.

   Kun olet tarkistanut, että lähetetyn budjetin tiedot ovat oikein, muutoksesi hyväksyttyyn budjettisuunnitelmaan on suoritettu onnistuneesti loppuun.