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Cómo funciona la aprobación de facturas

Normalmente, el gestor financiero y el gestor de departamento trabajan juntos para aprobar facturas. El gestor financiero envía facturas para su aprobación y el gestor de departamento aprueba o rechaza las facturas. Los derechos de acceso de facturación de los departamentos determinan los usuarios que pueden realizar tareas relacionadas con la facturación.

Utilice las políticas y las mejores prácticas de la compañía para identificar los roles responsables de las facturas y de determinar los períodos de cierre para registrar y aprobar facturas. A continuación, se describe el proceso de aprobación:

1. Se genera una factura mediante la ejecución del trabajo Generar facturas, pudiéndose programar su ejecución de forma periódica. Una vez completado el trabajo, la factura está disponible con el estado Proforma. La factura se abre para recibir transacciones adicionales y está disponible para la revisión. Según sea necesario, el gestor financiero puede volver a generar facturas y capturar los ajustes y transacciones agregados recientemente entre los períodos de ejecución programada de facturas.
2. El gestor financiero envía la factura para su aprobación. El estado cambia a "Enviada" y la factura queda bloqueada y ya no se pueden añadir transacciones. Si se procesan transacciones adicionales para ese período de tiempo, se agregarán a la factura del período siguiente.
3. El gestor de departamento puede aprobar o rechazar la factura.
   • Si es aprobada, el estado cambia a "Aprobada". La factura está completa y no se pueden llevar a cabo acciones posteriores.
   • Si es rechazada, el estado cambia a "Rechazada". El gestor financiero puede ajustar o invertir una transacción específica o la factura completa.