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So verwalten Sie Zeiterfassung

Als Ressourcenmanager verwenden Sie das Produkt, um die Zeiteinträge der Mitarbeiterressourcen zu verwalten, die Ihnen unterstellt sind.

Als Projektmanager verwenden Sie das Produkt, um die Zeiterfassung für die Aufgaben Ihres Projekts zu verwalten.

Ihre Ressourcen verwenden wöchentliche Zeitformulare, um Zeit und Aktivitäten zu verfolgen. Die Ressourcen greifen auf ihr aktuelles Zeitformular zu und geben die tatsächliche Zeit ein, die sie für die Aufgaben aufwenden, die zu ihnen zugeordnet sind. Üblicherweise verwenden Sie Stundeneinheiten. Ressourcen machen Zeiteinträge für Zuweisungen wie Projektaufgaben, Vorfälle, indirekte Arbeit sowie Zeit, die sie für andere Aktivitäten verwenden.

Sie können die Projekte und Aufgaben ändern, für die spezifische Ressourcen Zeit eingeben können. Wenn eine Ressource ein Zeitformular zur Genehmigung vorlegt, erhalten Sie eine Aktion, um das Zeitformular zu überprüfen. Sie genehmigen das Zeitformular oder senden es an die Ressource zurück, damit sie Korrekturen vornimmt.

Hinweis: Projektmanager bekommen nur Benachrichtigungen zu Zeitformularen, die Aufgaben aus ihren Projekten enthalten.

Wenn Sie ein Zeitformular genehmigen, wird die Zeit für die Aufgaben als Ist-Aufwand verbucht. Projektmanager können die eingegebene Ist-Zeit mit den Schätzungen vergleichen und den Fortschritt ihres Projekts überwachen.

Voraussetzungen:

• Ressourcen, Projektaufgaben und Aktivitäten sind eingerichtet.
• Ihre Mitarbeiterressourcen füllen ihre Zeitformulare aus und legen sie vor.

  Hinweis: Weitere Informationen finden Sie in So legen Sie ein Zeitformular vor.

Der folgende Prozess beschreibt, wie Ressourcen- oder Projektmanager die Zeiteinträge von direkten Mitarbeitern verwaltet:

Um Zeiteinträge zu verwalten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. (Optional) Aktualisieren der Zeitformularberechtigungen, um die Aufgaben und Projekte zu ändern, für die Ressourcen Zeiteinträge eingeben können.
2. (Optional) Verständigen von Ressourcen zu überfälligen Zeitformularen, wenn der Termin für die Vorlage eines Zeitformulars versäumt wird.
3. Bearbeiten der vorgelegten Zeitformulare

Aktualisieren von Zeitformularberechtigungen

Als Ressourcen- oder Projektmanager passen Sie die Möglichkeiten der Mitarbeiterressourcen für die Zeiterfassung für bestimmte Projekte und Aufgaben kontinuierlich an.

So verhindern Sie, dass eine bestimmte Mitarbeiterressource Zeit für Aufgaben eingibt:

1. Öffnen Sie das Startmenü, und klicken Sie in "Ressourcenmanagement" auf "Ressourcen".
2. Klicken Sie auf den Namen der Ressource.
3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Für Zeiteintrag geöffnet".
4. Klicken Sie auf "Speichern".

So verhindern Sie, dass Mitarbeiterressourcen Zeit für ein bestimmtes Projekt eingeben:

1. Öffnen Sie das Startmenü, und wählen Sie unter "Portfoliomanagement" "Projekte" aus.
2. Klicken Sie auf den Namen des Projekts.
3. Öffnen Sie das Menü "Eigenschaften", und wählen Sie unter "Eigenschaften" "Terminplan" aus.
4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Zeiteintrag".
5. Klicken Sie auf "Speichern".

So verhindern Sie, dass eine bestimmte Mitarbeiterressource Zeit für ein bestimmtes Projekt eingibt:

1. Öffnen Sie das Startmenü, und wählen Sie unter "Portfoliomanagement" "Projekte" aus.
2. Klicken Sie auf den Namen des Projekts.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte <:cs "UIElement" 2>Team<:/cs>.
4. Klicken Sie auf die Tabellenzelle "Zeit" der Ressource, und wählen Sie "Nein" aus.
5. Klicken Sie auf "Speichern".

So verhindern Sie, dass eine bestimmte Mitarbeiterressource Zeit für eine bestimmte Aufgabe eingibt:

1. Öffnen Sie das Startmenü, und wählen Sie unter "Portfoliomanagement" "Projekte" aus.
2. Klicken Sie auf den Namen des Projekts.
3. Öffnen Sie das Menü "Aufgaben", und wählen Sie "Zuweisungen" aus.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Ressource in der Aufgabenzuweisungsstruktur.
5. Klicken Sie auf "Entfernen".

Benachrichtigen von Ressourcen bei überfälligen Zeitformularen

Mitarbeiterressourcen legen Zeitformulare üblicherweise auf einer wöchentlichen Basis in einem Zeitrahmen vor, der es Managern ermöglicht, sie zu überprüfen und zu genehmigen. Wenn ein Mitarbeiter sein Zeitformular nicht pünktlich vorlegt, können Sie ihm eine Benachrichtigung senden.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Zeitformular der Mitarbeiterressource.

   Die Seite "Zeitformular" wird geöffnet.

2. Klicken Sie auf "Benachrichtigen".

   CA Clarity PPM sendet eine Benachrichtigung zum überfälligen Zeitformular an den Mitarbeiter.

Bearbeiten der vorgelegten Zeitformulare

Als Projekt- oder Ressourcenmanager überprüfen und genehmigen Sie die Zeit, die für Projektaufgaben und andere Aufgaben eingegeben wird.

Wenn eine Ressource ein Zeitformular vorlegt, sendet Ihnen das Produkt eine Benachrichtigung, um das Zeitformular zu überprüfen.

Hinweis: Projektmanager bekommen nur dann Benachrichtigungen zu vorgelegten Zeitformularen, wenn das Zeitformular Elemente enthält, mit denen sie verbunden sind.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Startseite, und klicken Sie in "Persönlich" auf "Zeitformulare".
2. Filtern Sie nach vorgelegten Zeitformularen.
3. Öffnen Sie das Zeitformular, das Sie verarbeiten möchten.
4. (Optional) Klicken Sie auf das Symbol "Zeitformularnotizen", um Notizen für einzelne Einträge oder für das gesamte Zeitformular hinzuzufügen oder zu bearbeiten.
5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Klicken Sie auf "Genehmigen".

     Das Zeitformular wird genehmigt, und die Zeit, die für die einzelnen Aufgaben aufgezeichnet wird, wird zum Ist-Aufwand der jeweiligen Aufgabe hinzugefügt.

   • Klicken Sie auf "Zeitformular zurücksenden".

     CA Clarity PPM sendet das Zeitformular für Korrekturen zurück und teilt der Ressource mit, dass das Zeitformular zurückgesendet wurde.