Životní cyklus a procesy projektu

Životní cyklus a procesy projektu

Tato sekce obsahuje následující témata:

Životní cyklus projektu

Procesy životního cyklu projektu

Šablony projektů

Práce s procesem posouzení návrhu

Práce s procesem vytvoření velkého projektu

Práce s procesem posouzení dokumentu

Vytvoření projektu ze šablony projektu

Práce s procesem posouzení problému a eskalace

Životní cyklus projektu

Návrh může projít procesem schválení nebo může být urgentně zpracován do vytvoření projektu. Když je návrh připraven ke konverzi, proces posouzení návrhu spustí proces vytvoření projektu. Proces je založen na následujících kombinacích typů návrhů a kategorií návrhů. Proces vytvoření projektu převede návrh na projekt pomocí použitelné šablony projektu. Také zkopíruje hodnoty polí z návrhu do projektu.

Další informace:

Práce s procesem posouzení návrhu

Procesy životního cyklu projektu

Následující automatizované procesy slouží k usnadnění správy životního cyklu projektu, od posouzení a schválení návrhu až po vytvoření projektu:

Posouzení dokumentu

Proces posouzení dokumentu spravuje pracovní postup posouzení dokumentů typu Návrh nebo Operace.

Posouzení návrhu

Návrhy dovolují ve své ranné fázi provádět účelnější analýzy. Analýzy se provádí ve snaze odfiltrovat slabé nebo finančně neúnosné návrhy, dříve než se stanou investicemi. Návrhy můžete sledovat a převádět na investiční příležitosti.

Posouzení problému a eskalace

Proces posouzení problému a eskalace spravuje pracovní postup posouzení problémů procesu vysoké priority.

Vytvoření projektu změny aplikace

Proces vytvoření projektu změny aplikace vytvoří projekt založený na šabloně změny aplikace.

Vytvoření projektu aplikace COTS

Proces vytvoření projektu aplikace COTS vytvoří projekt založený na šabloně aplikace COTS.

Vytvoření projektu infrastruktury

Proces vytvoření projektu infrastruktury vytvoří projekt založený na šabloně nasazení infrastruktury.

Vytvoření velkého projektu

Proces vytvoření velkého projektu vytvoří projekt založený na šabloně vytvoření velkého projektu.

Šablony projektů

Šablony projektů umožňují vytváření projektů založených na standardním přiřazení úkolů a rolí pro daný typ projektu. Šablony usnadňují zachování konzistence a efektivity při vytváření projektů.

Proces posouzení návrhu použije tyto šablony k vytvoření daných typů projektů. Tyto šablony můžete také použít k vytváření projektů.

Šablony můžete změnit, aby vyhovovaly potřebám a požadavkům vaší organizace. Šablony můžete také duplikovat a vytvářet nové šablony projektu pro každý typ projektu vaší organizace.

Důležité! Před použitím procesu schválení velkého projektu a procesu posouzení brány změňte názvy a vlastnosti posledního úkolu každé fáze. Neměňte však identifikátory. Proces posouzení brány je zahájen, když jsou dokončeny úkoly s určitými identifikátory.

Další informace naleznete v Uživatelské příručce modulu Správa projektů.

Zahrnuty jsou následující šablony projektů:

Změna aplikace

Šablona změny aplikace usnadňuje správu projektů změny softwarových aplikací.

Proces vytvoření projektu změny aplikace používá šablonu projektu. Proces poskytuje automatizovaný pracovní postup vytvoření projektů. Pomocí šablony projektu můžete také vytvářet nové projekty změny aplikace.

Aplikace COTS

Šablona aplikace COTS je navržena ke správě výběru aplikace Commercial Off-the-Shelf (COTS). Pomocí této šablony projektu můžete spravovat aktivity při výběru dodavatele nového produktu.

Proces vytvoření projektu aplikace COTS používá šablonu projektu. Proces poskytuje automatizovaný pracovní postup vytvoření projektů. Použitím šablony můžete také vytvářet projekty aplikace COTS.

Nasazení infrastruktury

Šablona nasazení infrastruktury usnadňuje správu nasazení vylepšení infrastruktury.

Proces vytvoření projektu infrastruktury používá šablonu projektu. Proces poskytuje automatizovaný pracovní postup vytvoření projektů. Použitím šablony můžete také vytvořit projekty nasazení infrastruktury IT.

Velký projekt

Šablona velkého projektu poskytuje rámec procesům vylepšení a vývoje aplikací. Tato šablona usnadňuje manažerovi projektu provést projekt přes všechna posouzení brány.

Proces vytvoření velkého projektu používá šablonu projektu. Proces poskytuje automatizovaný pracovní postup vytvoření projektů a správu pracovních postupů schválení a posouzení brány. Vytvářet projekty můžete také pomocí šablony. Tato šablona obsahuje také vzorový plán práce (WBS). WBS má 6 hlavních fází, z nichž každá obsahuje dílčí úkoly.

Práce s procesem posouzení návrhu

Proces posouzení návrhu zahrnuje následující úkoly:

1. Původní žadatel provede následující:
   1. Vytvoří návrh.
   2. Když je návrh připraven, odešle jej.
2. Zahájí se proces posouzení návrhu a provede jednu z následujících akcí:
   • Urgentně zpracuje návrh do vytvoření projektu.

     Pokud je zaškrtnuto políčko Zjednodušený proces, je zahájen proces vytvoření, založený na kombinaci vybraného typu návrhu a kategorie návrhu. Vytvoří se WBS a směrný plán. Proces skončí pro všechny procesy vytvoření projektů, kromě procesu vytvoření velkého projektu.

   • Zahájí proces posouzení návrhu.

     Pokud není zaškrtnuto políčko Zjednodušený proces, je obchodnímu vlastníkovi odeslána akce k posouzení návrhu.

3. Obchodní vlastník vyhodnotí funkční a technické přínosy a analyzuje náklady a přínosy návrhu. Obchodní vlastník vybere jednu z následujících možností akce:
   • Odmítnout. Stav návrhu je nastaven na Zamítnuto a proces skončí.
   • Nekompletní. Stav návrhu je nastaven na Nekompletní. Původnímu žadateli je odeslána akce k aktualizování návrhu dalšími informacemi. Následně má změnit stav akce na Hotovo. Obchodnímu vlastníkovi je odeslána nová akce k posouzení návrhu.
   • Schválit. Stav návrhu je nastaven na Schváleno. Původnímu žadateli je odeslána akce ke změně stavu akce na Hotovo.
4. Je zahájen proces vytvoření projektu.

   Typ zahájeného procesu závisí na kombinaci typu návrhu a kategorie návrhu. Vytvoří se WBS a směrný plán. Proces vytvoření projektu skončí pro všechny procesy kromě velkých projektů.

5. Pro velký projekt je zahájen proces posouzení brány.

Vytvoření návrhu

Vytvořte návrh pomocí stránky návrhů. Návrh můžete uložit a odeslat, když je připraven ke schválení. Urgentním zpracováním návrhu můžete vynechat proces schválení a převést návrh na projekt.

Před vytvořením návrhu musí být nastaveno automatické číslování pro ID projektu.

Chcete-li získat další informace, kontaktujte správce aplikace CA Clarity PPM nebo nahlédněte do Příručky pro správu.

Postupujte takto:

1. Otevřete možnost Domů a v nabídce Správa poptávky klikněte na položku Návrhy.

   Zobrazí se stránka návrhů.

2. Klikněte na tlačítko Nový.

   Zobrazí se stránka vytváření.

3. Vyplňte následující pole:

   Předmět

   Definuje souhrn/název návrhu. Předmět spojuje investici s návrhem, když převedete návrh na investici. Předmět návrhu se stane popisem investice.

   ID návrhu

   Definuje jedinečné ID návrhu.

   Typ návrhu

   Určuje typ návrhu.

   Hodnoty: Velký projekt, Nasazení infrastruktury nebo Změna aplikace

   Povinné: Ne

   Kategorie návrhu

   Určuje kategorii návrhu. Dostupné hodnoty závisí na vybraném typu návrhu. Přidružení polí definuje správce aplikace CA Clarity PPM.

   Hodnoty: Nový vývoj, Shoda s předpisy, Nový produkt nebo služba, Jiné, Vylepšení, Vyhodnocení COTS, Distribuováno, Síť/Telecom nebo Stolní počítač

   Povinné: Ne

   Priorita návrhu

   Určuje prioritu návrhu.

   Hodnoty: Nízká, Střední nebo Vysoká

   Zjednodušený proces

   Určuje, zda má být návrh převeden na projekt vynecháním kroků posouzení a schválení v procesu posouzení návrhu.

   Výchozí: Nezaškrtnuto

   Povinné: Ne

   Cíl

   Definuje cíl návrhu.

   Omezení: 200 znaků

   Žadatel

   Definuje jméno původního zdroje návrhu.

   Výchozí: Jméno aktuálně přihlášeného zdroje

   Obchodní vlastník

   Definuje jméno obchodního vlastníka, který návrh vlastní a schvaluje převedení návrhu na projekt. Po převedení návrhu se obchodní vlastník návrhu stane obchodním vlastníkem projektu.

   Poznámka: Pokud není zaškrtnuto políčko Zjednodušený proces, proces posouzení návrhu vyžaduje, aby v tomto poli byla uvedena hodnota.

   Manager

   Definuje jméno zdroje, který spravuje a vlastní návrh. Manažer návrhu má přístup k vlastnostem rozpočtu a harmonogramu návrhu.

   Start Date

   Definuje datum zahájení návrhu.

   Datum dokončení

   Definuje datum dokončení návrhu.

   Cíl

   Definuje cíl návrhu.

   Omezení: 200 znaků

   Organizační

   Definuje organizační OBS návrhu.

   Department

   Definuje oddělení OBS projektu.

4. Proveďte jednu z následujících akcí:
   • Uložit návrh.
   • Kliknutím na možnost Odeslat ke schválení zahájíte proces posouzení návrhu.

   Návrh je vytvořen.

Další informace:

Mapování výčtu

Práce s procesem vytvoření velkého projektu

Proces správy velkých projektů se provádí pomocí následujících procesů:

• Proces vytvoření velkého projektu. Zahájí se, když je projekt vytvořen ze šablony velkého projektu.
• Podproces posouzení brány projektu. Spravuje pracovní postup posouzení brány všech velkých projektů. Proces je spuštěn z procesu vytvoření velkého projektu celkem třikrát: ke správě schválení brány při přechodu projektu do fáze plánování, fáze vytvoření a fáze uzavření.

Správa životního cyklu velkého projektu pomocí automatizovaného procesu zahrnuje následující úkoly:

1. Po zahájení procesu vytvoření velkého projektu a vytvoření projektu může manažer projektu definovat podílníka projektové kanceláře (PMO).

   V otevřeném projektu přejděte na stránku vlastností a v sekci Podílníci vyberte možnost Podílník projektové kanceláře. Potom klikněte na tlačítko Odeslat.

   Podílníkovi PMO je odeslána akce k posouzení a schválení projektu.

2. Podílník PMO vybere jednu z následujících možností akce:
   • Schváleno. Manažerovi projektu je odeslána akce oznamující schválení projektu. Stav projektu je nastaven na Schváleno. Proces vytvoření velkého projektu zahájí fázi plánování.
   • Zamítnuto. Manažerovi projektu je odeslána akce oznamující zamítnutí projektu. Stav projektu je nastaven na Zamítnuto.
3. Po ukončení posledního úkolu fáze plánování aktualizuje manažer projektu úkol. a změní pole % dokončeno na 100 procent a pole Stav na Dokončeno.

   Podílníkovi PMO je odeslána akce ke schválení přechodu do další fáze.

4. Podílník PMO vybere jednu z následujících možností akce:
   • Schváleno. Podproces posouzení brány projektu zahájí další fázi. Každému z následujících uživatelů je odeslána akce:
     • Původnímu žadateli, jemuž je také oznámeno, že podílník PMO schválil projekt.
     • Manažer projektu. Když je dokončen poslední úkol aktuální fáze, změní pole % dokončeno na 100 procent. Stav posledního úkolu je nastaven na Dokončeno.
   • Zamítnuto.
   • Znovu odeslat. Manažerovi projektu je odeslána akce ke zkontrolování informací o projektu. Po dokončení změní manažer projektu stav akce na Hotovo.

     Podílníkovi PMO je odeslána akce ke schválení projektu a pokračování do další fáze.

5. Podproces posouzení brány projektu se opakuje pro zbývající fáze.
6. Když je dokončena fáze uzavření, manažer projektu uzavře projekt.

Práce s procesem posouzení dokumentu

Proces posouzení dokumentu zpracuje odeslaný dokument návrhu nebo operací pomocí následujícího cyklu posouzení:

1. Člen týmu odešle dokument návrhu nebo operací, a když je připraven, odešle jej ke schválení.

   Manažerovi projektu je odeslána akce.

2. Manažer projektu posoudí dokument a aktualizuje stav akce:
   • Schválit. Nastaví stav dokumentu na Schváleno.
   • Odmítnout. Nastaví stav dokumentu na Zamítnuto.

   Vlastníkovi dokumentu je odeslána akce s oznámením o rozhodnutí manažera projektu.

Odeslat dokument ke schválení

Pomocí procesu posouzení dokumentu mohou dokumenty související s projektem projít procesem posouzení a schválení. Proces je zahájen, když je kategorie nastavena na Návrh nebo Operace a stav dokumentu je nastaven na Odesláno.

Postupujte takto:

1. Otevřete projekt.

   Zobrazí se stránka vlastností.

2. Klikněte na možnost Spolupráce.

   Zobrazí se stránka spolupráce.

3. Otevřete nabídku Vlastnosti a klikněte na možnost Přidat dokumenty.

   Zobrazí se stránka Přidat více dokumentů.

4. Na této stránce vyplňte následující pole:

   Aktuální umístění

   Zobrazuje aktuální umístění dokumentu.

   Vybrat soubory

   Určuje soubory, které mají být přidány do složky.

   Omezení: Maximálně pět souborů najednou

   Status

   Určuje stav dokumentu.

   Hodnoty: Odesláno, Schváleno nebo Zamítnuto

   Zahájí proces posouzení: Odesláno

   Kategorie

   Určuje kategorii dokumentu.

   Hodnoty: Návrh, Plánování, Vývoj, Implementace a Operace

   Zahájí proces posouzení: Návrh nebo Operace

   Datum vytvoření

   Definuje datum odeslání dokumentu.

   Vlastník

   Definuje vlastníka spravujícího dokument. Zdroj ověřuje, zda je dokument v průběhu životního cyklu náležitě spravován a sledován.

   Přístup

   Označuje typ přístupu pro tento dokument.

   Hodnoty:

   • Všichni účastníci. Označuje, že všem účastníkům skupiny byl udělen přístup ke složce umožňující čtení a zápis.
   • Vybrat účastníky. Označuje, že přístup bude poskytnut jednotlivým zdrojům z existující skupiny účastníků.

     Výchozí: Všichni účastníci

   Povolit uživatelům, kteří nejsou účastníky, přístup k dokumentu

   Označuje, že uživatelé, kteří nejsou účastníky, mají přístup k dokumentu.

   Výchozí: Nezaškrtnuto

   Povolit rezervaci

   Označuje, zda zdroje s příslušnými přístupovými právy mohou upravit soubor nebo jej rezervovat pro změny.

   Výchozí: Zaškrtnuto

   Povolit označování verzí

   Označuje, že zdroje s příslušnými přístupovými právy mohou vytvořit jinou verzi souboru.

   Výchozí: Zaškrtnuto

   Uvědomit zdroje/skupiny

   Označuje, zda bude zdrojům s přístupovými právy k souborům oznámeno, že byly přidány dokumenty.

   Výchozí: Nezaškrtnuto

   Description

   Definuje popis dokumentu.

   Komentáře

   Určuje jakékoli komentáře týkající se dokumentu.

5. Klikněte na tlačítko Přidat.

   Dokument je odeslán ke kontrole.

Vytvoření projektu ze šablony projektu

Postupujte takto:

1. Otevřete kartu Domů a v nabídce Správa portfolia klikněte na položku Projekty.

   Zobrazí se stránka se seznamem.

2. Klikněte na tlačítko Nový ze šablony.

   Zobrazí se stránka výběru.

3. Vyberte jednu z následujících šablon a klikněte na tlačítko Další:
   • Šablona změny aplikace
   • Šablona aplikace COTS
   • Šablona nasazení infrastruktury
   • Šablona velkého projektu

   Zobrazí se stránka vytvoření projektu.

4. Vyplňte následující pole:

   Název projektu

   Definuje název projektu.

   Omezení: 80 znaků

   Povinné: Ano

   Project ID

   Definuje jedinečný identifikátor projektu, který je obvykle automaticky číslován.

   Omezení: 20 znaků

   Povinné: Ano

   Start Date

   Zobrazuje datum zahájení projektu.

   Datum dokončení

   Zobrazuje datum dokončení projektu.

   Cíl

   Definuje cíl tohoto projektu.

   Omezení: 200 znaků

   Status

   Označuje stav úkolu.

   Hodnoty: Zahájeno, Nezahájeno a Dokončeno

   Progress

   Uvádí úroveň práce, která již byla v rámci úkolů projektu dokončena.

   Hodnoty:

   • Dokončeno (100 procent)
   • Zahájeno (1–99 procent)
   • Nezahájeno (0 procent)

     Výchozí hodnota: Nezahájeno

     Povinné: Ano

   Fond přiřazení

   Určuje fond zdrojů povolených pro přiřazení k projektům.

   Hodnoty:

   • Pouze tým. Povoluje pouze členy týmu.
   • Fond zdrojů. Povoluje členy týmu a zdroje, ke kterým máte přístup a můžete je rezervovat pro projekt. Pokud pomocí této volby přiřadíte zdroj k projektu, bude zároveň přidán mezi členy týmu.

   Zobrazení panelu

   Určuje zobrazení panelu vybrané pro projekt. Kliknutím na rozevírací seznam můžete zvolit možnost zobrazení.

   Příklad: Použijte hodnotu Výchozí rozvržení projektu, jestliže chcete na stránce panelu projektu zobrazit výchozí grafy využití práce a týmu.

   Hodnoty: PMO – stav projektu, PMO – stav programu, PMO – scénář projektu, Rozvržení programu nebo Výchozí rozvržení projektu

   Výchozí: Výchozí rozvržení projektu

   Výpočet % dokončení

   Definuje metodu výpočtu procenta dokončení úkolů tohoto projektu.

   Hodnoty: Ruční, Pracnost, Doba trvání

   Organizační

   Definuje organizační OBS přidružené k projektu.

   Department

   Definuje OBS oddělení přidružené k projektu.

   Název šablony

   Zobrazuje název šablony.

   Zvětšit práci o

   Definuje procento zvýšení nebo snížení odhadů práce na každý úkol nového projektu vzhledem k šabloně.

   Výchozí: Nula procent znamená ponechání beze změny

   Zvětšit rozpočet o

   Definuje procento (kladné či záporné) jako koeficient měřítka pro částky v dolarech definované v plánech nákladů a přínosů projektu.

   Výchozí: Nula procent znamená ponechání beze změny

   Převést zdroje na role

   Vybráním této možnosti převedete všechny zdroje ze šablony projektu na role v novém projektu.

   Výchozí: Nezaškrtnuto

5. Uložte změny.

   Projekt je vytvořen.

Práce s procesem posouzení problému a eskalace

Proces posouzení problému a eskalace je navržen ke zpracování problémů projektů vysoké priority pomocí pracovního postupu posouzení a eskalace. Proces zpracování existujícího problému zahájíte otevřením problému a spuštěním procesu pomocí nabídky Procesy.

Další informace naleznete v Uživatelské příručce modulu Správa projektů.

Eskalace problému zahrnuje následující úkoly:

1. Správce projektu ověří, zda je definována Projektová kancelář a Podílník obchodního vlastníka. V otevřeném projektu zkontrolujte tato pole na stránce obecných vlastností v sekci Podílník.
2. Člen týmu vytvoří problém v otevřeném projektu a nastaví pole Priorita na Vysoká.

   Proces posouzení problému a eskalace je zahájen. Manažerovi projektu je odeslána akce k posouzení problému.

3. Manažer projektu posoudí problém a vybere jednu z následujících možností akce:
   • Zamítnuto. Vlastníkovi problému je odeslána akce k opětovnému odeslání problému k posouzení.
   • Vyřešeno. Obchodnímu vlastníkovi je odeslána akce, aby podepsal vyřešení problému.
4. Obchodní vlastník vybere jednu z následujících možností akce:
   • Schváleno. Stav problému je nastaven na Vyřešeno. Vlastníkovi problému a manažerovi projektu je odeslána akce oznamující vyřešení problému.
   • Zamítnuto. Vlastníkovi problému je odeslána akce k aktualizaci řešení. Proces se spustí znovu, když vlastník problému změní stav akce na Hotovo.

Vytvoření podrobného problému

Postupujte takto:

1. Otevřete projekt a klikněte na možnost Rizika, problémy a změny.
2. Otevřete nabídku Rizika, problémy a změny a klikněte na možnost Problémy.
3. Klikněte na tlačítko Nový.
4. Vyplňte pole v sekci Obecné. Následující pole je třeba vysvětlit:

   Vlastník

   Definuje jméno zdroje, který provádí správu rizika. Tento zdroj je zodpovědný za to, že problém bude v průběhu svého životního cyklu odpovídajícím způsobem spravován a sledován. Pokud vytvoříte problém z uzavřeného rizika, hodnota tohoto pole se načte z pole Vlastník na stránce vlastností rizika.

   Výchozí hodnota: Právě přihlášený zdroj

   Autor

   Zobrazuje jméno zdroje, který vytvořil tento problém.

   Výchozí: Právě přihlášený zdroj

5. Vyplňte pole v sekci Podrobnosti.
6. V sekci Přílohy připojte dokumenty.
7. V sekci Vyřešení vyplňte pole Vyřešení.
8. Uložte změny.