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如何管理项目风险

风险管理过程包括确定、分析、计划、跟踪和通报风险。 风险管理涉及风险、投诉和变更请求。 通过有意识地评估潜在问题以及它们所产生影响的严重性来做出明智的决策是项目风险管理的核心。

项目经理在确定和分析风险之后会基于风险的影响创建风险或投诉。

您可以在项目生命周期的任何时间确定风险。 如果某个风险可能会对项目造成重大影响，则可以将其升级为投诉。 变更请求源于投诉，有助于有效地解决问题。

下图及此方案说明了一种管理项目风险的方法。 有关管理项目风险的其他方法的详细信息，请参见《项目管理用户指南》。

示例：创建和管理项目风险

在此示例中，Forward Inc. 的项目团队正在使用小生境技术开发一种新产品。 由于该组织内具有此技术经验的资源有限，因此项目团队必须使用外部资源完成该项目。 此外，该产品与需经法律批准的第三方 API 捆绑在一起。

该团队确定了影响其项目的两大风险以便进一步展开分析：

• 具备所需经验的资源数量有限
• 对核准流程的依赖性

经过分析，基于风险对项目的影响，项目经理为有限资源和相关性问题创建了风险。

要管理项目风险，请执行以下步骤：

1. 复查先决条件。
2. 分析风险。
   • 创建风险。
     1. 创建响应策略。
     2. 关闭风险。
     3. 创建投诉并关闭风险。
   • 创建投诉。
     1. 关闭投诉
     2. 创建变更请求。

复查先决条件

要完成此方案中的所有任务，需要拥有以下访问权限：

• 项目 - 风险、投诉、变更请求 - 创建/编辑
• 项目 - 风险、投诉、变更请求 - 删除
• 项目 - 风险、投诉、变更请求 - 删除 - 全部
• 项目 - 风险、投诉、变更请求 - 编辑 - 全部
• 项目 - 风险、投诉、变更请求 - 查看
• 项目 - 风险、投诉、变更请求 - 查看 - 全部

创建风险

风险指未来可能发生的对项目目标产生积极或消极影响的事件。 在项目的早期确定风险，以便了解对项目范围、计划、预算和其他因素造成的潜在影响。 在此方案中，团队决定通过雇佣外部资源来减轻有限资源带来的风险。 项目经理创建一个包含全部信息的详细风险，并从“类别”下拉列表中选择“资源可用性”。

如果详细风险的总体分数与为其委派的评级不符，则这两个风险管理组件会交互作用。 详细风险的分数将覆盖所委派的评级。 如果创建了详细风险，但没有为其委派评级，则风险条目中的分数将为列表中的因素使用相应的颜色。 删除详细的风险会更改项目的总体风险分数，以及该特定风险类别的组合风险分数。

请按下列步骤操作：

1. 打开项目，然后单击“风险/投诉/变更”。
2. 单击“新建”。
3. 在“常规”部分中，完成相应字段。 以下字段需要解释：

   类别

   定义风险所属的类别。

   值：

   • 灵活性－此项目适应性差。
   • 资金－项目资金未分配或可用但有限制。
   • 人员接口－用户界面 (UI) 定义不完善。
   • 实施－在实施和用户接受方面存在不确定性
   • 相互相关性－该项目取决于其他项目。
   • 目标－要求、目标、前景和收益定义不合理、不清楚、不可度量且不可检验。
   • 组织文化－项目需要对组织文化、业务过程、程序或策略做改动。
   • 资源可用性－内部资源可用性不确定，需要外部资源。
   • 赞助－未明确确定和承诺赞助。
   • 支持性－项目将来不易于支持并且需要较大更新。
   • 技术－项目技术未经过验证，需要新的内部或外部专业技术。

   注意：指定某个风险类别后，风险的总体分数会覆盖您为该风险类别/因素选择的任何不同状态。

   所有者

   定义管理风险的资源的姓名。 该资源负责确保在风险的整个生命周期内对其进行适当的管理和跟踪。

   默认：资源当前已登录。

4. 在“详细信息”部分中，完成相应字段。 以下字段需要解释：

   影响日期

   定义此风险会影响项目的日期。 如果确定了影响日期，则在“目标解决日期”字段中输入日期。

   默认：当前日期

   假设

   定义确定此项目可能为风险的假设。 您可以验证这些假设以帮助确保它们在风险的生命周期内一直有效。 如果这些假设发生改变，风险的影响或可能性也会改变。

   关联风险

   定义与此风险关联的项目内的风险。 您只能将此风险链接到项目内的风险。

   关联投诉

   定义与此风险关联的项目内的投诉。 您只能将此风险链接到项目内的投诉。

   响应类型

   定义要针对此风险所做响应的类型。

   值：

   • “监督”。 您不希望响应风险。 对于计算得出的风险的分数较低的任何风险，通常会分配此类型。 尽管风险可能性或影响不足以触发操作，但是您仍希望使风险保持打开状态并对其进行监控。
   • “接受”。 接受风险暴露，在某些情况下不打算跟踪风险。
   • “转移”。 您希望将风险转移到另一个项目中。 在转移之后，可以关闭该风险。
   • “减轻”。 您希望应用风险响应策略来解决风险。

   默认：“监督”

   注意：在此方案中，选择“减轻”。

5. 在“量化风险”部分中，完成相应字段。 以下字段需要解释：

   可能性

   定义该风险发生的可能性。 风险可能性用于计算风险暴露度。

   值：“低”(1)、“中”(2) 或“高”(3)

   默认：低

   计算得出的风险

   显示根据您在“可能性”和“影响”字段中所做的选择计算出来的分数。

   值：

   • 1 - 3（绿色）。 计算得出的风险为低。
   • 4 - 6（黄色）。 计算得出的风险为中。
   • 7 - 9（红色）。 计算得出的风险为高。

   影响

   定义风险对项目造成的影响， 由风险对项目绩效、支持性、成本和计划造成的影响来确定。 该值用于计算风险的爆发程度。

   默认：低

6. 在“附件”部分附加一个文档，提供有关风险的重要背景信息、减轻风险的步骤措施以及风险对项目造成的影响（如果有的话）。
7. 在“解决方案”部分中，完成下列字段。 以下字段需要解释：

   解决方案

   定义在减轻风险后此风险的最终解决方案。 解决方案数据对于规划或制定以后的项目风险计划时收回风险响应策略的结果非常有用。

   注意：在创建风险期间或关闭风险之前，您可以定义解决方案。

   残留风险

   指定为解决此风险而执行风险减轻步骤后遇到或创建的项目内的风险。 与关联风险不同的是，残留风险不承担类似后果，而是源于您为解决风险而执行的操作。

8. 保存所做的变更。

创建响应策略

在决定减轻风险之后，项目经理将创建和委派风险的所有者制定响应策略。 风险响应策略记录操作、跟踪需求以及减少风险可能性和影响所需的其他支持信息。

无论风险的所有者是谁，都可以为不同的资源委派单独的响应策略，而且每个响应策略都可以有各自的到期日期。 这些日期和名称可以与用于向风险所有者发送通知和提醒的过程一起使用。 通常，在选择“减轻”作为“响应类型”时，将创建风险响应策略。

在某些情况下，您可以接受风险的爆发，而不跟踪风险。

请按下列步骤操作：

1. 打开项目，然后单击“风险/投诉/变更”。
2. 打开风险。
3. 打开“属性”菜单，然后单击“响应策略”。
4. 完成相应字段，然后单击“添加”保存所做的更改。

关闭风险

在成功减轻风险之后，将风险的状态更改为“已关闭”，然后输入最终解决方案。 在规划或制订以后的项目风险计划时，详细的解决方案可帮助您收回风险响应策略的结果。

请按下列步骤操作：

1. 打开项目，然后单击“风险/投诉/变更”。
2. 打开风险。
3. 将“状态”更改为“已关闭”。
4. 在“解决方案”部分中输入风险是如何减轻的。
5. 保存所做的变更。

创建投诉并关闭风险

投诉是指已经对项目造成影响的事件。 在风险减轻计划失败时，可以将风险升级为投诉。 根据现有风险创建投诉，然后关闭风险。 新投诉会继承风险的名称和说明以及它的某些值，如“状态”（“打开”）和“创建日期”（当前日历日期）。 您始终可以通过链接返回到起始风险。 根据风险创建投诉会使项目团队意识到问题并针对它执行相应的操作和任务。 此外，根据风险创建投诉还会使项目团队记录投诉及其结果，以用于项目结束时的分析以及将来的项目规划。

您还可以将与此投诉有关的其他风险或投诉关联起来。 关联所有相关的投诉和风险有助于您跟踪相关性，并在以后的分析和审核中辨别趋势。

在此方案中，作为减轻风险计划的一部分，将雇用外部临时工完成项目。 然而，雇用的临时工不具备项目所需的相关经验，从而影响了项目交付进度。 现在风险成为投诉，项目经理将根据此风险创建投诉并关闭风险。

请按下列步骤操作：

1. 打开项目，然后单击“风险/投诉/变更”。
2. 打开风险。
3. 单击“创建投诉”。
4. 在“常规”部分中，完成相应字段。 以下字段需要解释：

   类别

   定义投诉所属的类别。

   值：

   • 灵活性－此项目适应性差。
   • 资金－项目资金未分配或可用但有限制。
   • 人员接口－用户界面 (UI) 定义不完善。
   • 实施－在实施和用户接受方面存在不确定性
   • 相互相关性－该项目取决于其他项目。
   • 目标－要求、目标、前景和收益定义不合理、不清楚、不可度量且不可检验。
   • 组织文化－项目需要对组织文化、业务过程、程序或策略做改动。
   • 资源可用性－内部资源可用性不确定，需要外部资源。
   • 赞助－未明确确定和承诺赞助。
   • 支持性－项目将来不易于支持并且需要较大更新。
   • 技术－项目技术未经过验证，需要新的内部或外部专业技术。

   所有者

   定义管理投诉的资源的名称。 该资源负责确保在投诉的整个生命周期内对其进行适当的管理和跟踪。

   默认：资源当前已登录。

5. 在“详细信息”部分中，完成相应字段。
6. 在“附件”部分附加一个文档，提供有关投诉的重要背景信息、解决方案以及对项目造成的影响（如果有的话）。
7. 在解决投诉之后完成“解决方案”部分。
8. 单击“保存并返回”转到“风险属性”页面关闭风险。
9. 将“状态”更改为“已关闭”。
10. 保存所做的变更。

创建投诉

在风险严重影响项目的时候创建投诉。 由于预期到了核准流程的延迟，项目经理将创建投诉并指定相关性类别。

请按下列步骤操作：

1. 打开项目，然后单击“风险/投诉/变更”。
2. 打开“风险/投诉/变更”菜单，然后单击“投诉”。
3. 单击“新建”。
4. 在“常规”部分中，完成相应字段。 以下字段需要解释：

   投诉 ID

   定义投诉的唯一标识符。 保存投诉后，就无法更改标识符。

   类别

   定义投诉所属的类别。

   值：

   • 灵活性－此项目适应性差。
   • 资金－项目资金未分配或可用但有限制。
   • 人员接口－用户界面 (UI) 定义不完善。
   • 实施－在实施和用户接受方面存在不确定性
   • 相互相关性－该项目取决于其他项目。
   • 目标－要求、目标、前景和收益定义不合理、不清楚、不可度量且不可检验。
   • 组织文化－项目需要对组织文化、业务过程、程序或策略做改动。
   • 资源可用性－内部资源可用性不确定，需要外部资源。
   • 赞助－未明确确定和承诺赞助。
   • 支持性－项目将来不易于支持并且需要较大更新。
   • 技术－项目技术未经过验证，需要新的内部或外部专业技术。

   所有者

   定义管理投诉的资源的名称。 该资源负责确保在投诉的整个生命周期内对其进行适当的管理和跟踪。

   默认：资源当前已登录。

   创建者

   显示创建投诉的资源的姓名。

   默认：资源当前已登录。

5. 在“详细信息”部分中，完成相应字段。
6. 在“附件”部分附加一个文档，提供有关投诉的重要背景信息、解决方案以及对项目造成的影响（如果有的话）。
7. 在解决投诉之后完成“解决方案”部分。
8. 保存所做的变更。

关闭投诉

在投诉得到解决之后，将状态更改为“已关闭”，然后输入最终解决方案。 在规划或制订以后的项目投诉计划时，详细的解决方案可帮助您收回投诉的结果。

请按下列步骤操作：

1. 打开项目，然后单击“风险/投诉/变更”。
2. 打开“风险/投诉/变更”菜单，然后单击“投诉”。
3. 打开投诉。
4. 将“状态”更改为“已关闭”。
5. 在“解决方案”部分中输入投诉是如何解决的。
6. 保存所做的变更。