Belgelerinize iki bellekten erişebilir ve yönetebilirsiniz:
Bu bölüm aþaðýdaki konularý içerir:
Yöneticiniz Bilgi Deposunu ve Belge Yöneticisini yürütür. Bu bellekler, birçok insanı ilgilendiren politikalara veya prosedürlere ilişkin belgeleri içerir.
Bilgi Deposunu genel belgelerinizi kaydetmek ve erişmek için kullanabilirsiniz. Belge Yöneticisini aşağıdakileri yapmak için kullanabilirsiniz:
Bu belleklere çoğu kullanıcının erişebilmesine rağmen, içlerindeki klasörlere ve belgelere erişimleri değişiklik gösterir. Uygun izinlerle kullanıcılar yeni klasörler oluşturabilir, bunlara belgeler ekleyebilir ve hem belgeleri hem de klasörleri düzenleyebilir. İki belleğin erişim haklarında ana farklılıklar vardır.
Bilgi Deposuna, klasörlerine ve belgelerine erişim, aşağıdaki düzeylerde verilir.
Bilgi Deposundaki içeriği yönetmek veya görüntülemek için aşağıdaki erişim hakları gereklidir.
Bilgi Deposundaki tüm klasörlere ve belgelere erişmenizi sağlar. Yalnızca Bilgi Deposu kullanıcıları - Yönetim erişim hakkı, Bilgi Deposu klasör ağacının üst seviyesinde klasörler oluşturabilir. Bilgi Deposu kullanıcıları - Erişim hakkı ve uygun izinlerle, klasörlere alt klasörler ve belgeler ekleyebilir.
Bilgi Deposunda erişiminiz olan belgeleri ve klasörleri oluşturmanızı, düzenlemenizi ve görüntülemenizi sağlar. Oluşturduğunuz klasörleri ve eklediğiniz belgeleri silmenizi sağlar.
Bilgi Deposundaki tüm belgeleri görüntülemenizi sağlar.
CA Clarity PPM yöneticisi Bilgi Deposu erişim haklarını verir. Klasörlere ve belgelere erişim olay bazında verilir. Bir klasör ya da belge oluşturduğunuzda ya da yönettiğinizde, klasör ya da belgeye erişimi gereken kullanıcıları tanımlayın. Ardından kullanıcılara, klasör ya da belgede okuma, okuma/yazma ya da okuma/yazma/silme izni verin. İzin düzeyi, kullanıcıların, bir klasör veya belge üzerinde gerçekleştirebilecekleri eylemleri belirler.
Aşağıdaki tablo, Bilgi Deposu veya Belge Yöneticisi için gerekli izinleri gösterir.
|
İzin |
Açıklama |
|---|---|
|
Okuma |
Şunları yapabilirsiniz:
|
|
Okuma/Yazma |
Şunları yapabilirsiniz:
|
|
Okuma/Yazma/Silme |
Tüm okuma/yazma izinlerine ek olarak belgeleri ve klasörleri taşıyabilir ve silebilirsiniz. |
Tüm Belge Yöneticisi katılımcılarına okuma izni otomatik olarak verilir. Diğer izinleri proje yöneticisi, program yöneticisi, kaynak yöneticisi ya da CA Clarity PPM yöneticisi verir.
Bilgi Deposu sayfasını kullanarak erişiminiz olan klasörleri görüntüleyebilirsiniz.
Not: Bilgi Deposu sayfasını görmüyorsanız, Bilgi Deposuna erişiminiz yoktur. Erişim için CA Clarity PPM yöneticiniz ile görüşün.
Şu adımları uygulayın:
Bilgi Deposu sayfası görünür.
Bu eylem, altında yer alan alt klasörleri ve belgeleri görebilmeniz için klasör ağacını genişletir.
Aşağıdaki prosedürler belirli bir proje, program ya da kaynak ile ilgili belgelerin nasıl görüneceğini göstermektedir.
Şu adımları uygulayın:
Liste sayfası görünür.
Bu projenin Belge Yöneticisi sayfası görünür.
Şu adımları uygulayın:
Liste sayfası görünür.
Bu programın Belge Yöneticisi sayfası görünür.
Şu adımları uygulayın:
Liste sayfası görünür.
Bu kaynağın Belge Yöneticisi sayfası görünür.
Klasörler tek başına olabilir ya da belgeler içerebilir ya da bir klasör, alt klasörler içeren üst düzey bir klasör işlevi görebilir. Hem üst düzey klasörler hem de alt klasörler belgeler içerebilir.
Klasör eylemlerinin listesini görüntülemek için, bir Bilgi Deposu ya da Belge Yöneticisi sayfasından bir klasör Eylemleri menüsünü tıklatın. Erişim haklarınız ve izinleriniz görüntülenecek eylemleri belirler.
Özel bir eylem için uygun erişiminiz yoksa, eylem bu klasörün Eylemler menüsünde görünmez.
Bir üst düzey klasör için alt klasörler ve alt klasörler için alt klasörler oluşturabilirsiniz. Bir alt klasör oluşturduğunuzda, uygulama, bu alt klasörün okuma/yazma haklarını otomatik olarak üst düzeyde seçtiğiniz kaynaklara verir. Bu kaynaklara katılımcılar denilir. Mevcut bir katılımcı grubundan ayrı kaynaklar seçebilir ve ek kullanıcılara erişim verebilirsiniz.
Şu adımları uygulayın:
Özellikler sayfası görünür.
Projenin özgün adını tanımlar.
Bu klasöre erişim olan kaynakları tanımlar. Erişiminiz olan bir kaynak listesinden ek kaynak seçin. Ayrıca mevcut bir kaynağı çıkarabilirsiniz.
Kaynaklar otomatik olarak katılımcı olarak gruplanır. Bu kişilere grup olarak alt klasörlere erişim verirsiniz.
Projeye atanmamış kullanıcıların proje dokümanlarına erişimleri olup olmadığını belirtir.
Bir klasöre aynı anda en fazla beş dosya ekleyebilirsiniz. Belge Yöneticisinde bir sayfadan dosyalar ekliyorsanız, klasörün Eylemler menüsünden Belge Ekle'yi seçmek, çoklu belge ekle sayfasını açar.
Şu adımları uygulayın:
Belge Ekle sayfası görünür.
Klasöre eklenecek dosyaları belirler. Her alanda bir dosya eklemek için Gözat simgesini tıklatın.
Sınırlar: Bir kerede beş dosya
Belgelerin Onaylanmış, Reddedilmiş ya da Gönderilmiş olup olmadığını belirtir.
Belge kategorisini tanımlar. Örneğin belge bir teklif ise açılır menüden Teklif'i seçin.
Belge oluşturma tarihini tanımlar. Tarih, gerçek oluşturma tarihi ya da dosyayı klasöre eklediğiniz tarih olabilir.
Bu klasörün erişim türünü belirtir
Değerler
Katılımcıları Seç. Ayrı kaynakların mevcut katılımcı grubundan olduğunu belirtir.
Varsayılan: Seçilen Tüm Katılımcılar.
Projeye atanmamış kullanıcıların proje dokümanlarına erişimleri olup olmadığını belirtir.
Uygun erişimi olan kaynakların dosyayı teslim alıp alamayacağını ve düzenleme yapıp yapamayacağını belirtir.
Uygun erişimi olan kaynakların dosyanın başka bir sürümünü oluşturup oluşturamayacağını belirtir.
Dosyalara erişimi olan kaynakların belgeler eklendiğinde bilgilendirilip bilgilendirilmeyeceğini belirtir.
Dosyaların açıklamasını tanımlar.
Dosyalar hakkındaki yorumları belirler.
Seçilen belgeler klasöre eklenir.
Seçilen bir klasörden yerel bir zip dosyasına dosyalar indirmek için Tümünü İndir ya da Kademeli İndir seçeneğini kullanın. Bu seçeneklerin Eylemler menüsünde olmaması, eylem için gerekli izinlerinizin olmaması anlamına gelir.
Şunları indirebilirsiniz:
Zip dosyası adı varsayılan olarak klasörün adıdır. Dosyayı nereye indireceğinizi seçebilirsiniz. Dosyaları klasörden indirdiğinizde dosya yapısı kaydedilen zip dosyasında korunmaz.
Önemli! Dosyaları indirmeden önce Belge İndirmeyi Etkinleştir ayarını etkinleştirin.
Daha fazla bilgi için Yönetim Kılavuzu'na bakın.
Alt klasörlerdeki dosyalar da dahil, seçilen tüm dosyaları indirmek için aşağıdaki prosedürü kullanın.
Şu adımları uygulayın:
Dosya İndir penceresi açılır.
Boyut, yöneticiniz tarafından indirme için belirlenen maksimum boyuttan fazlaysa, klasörden bir dosya alt kümesi indirin.
Farklı Kaydet iletişim kutusu görünür.
Zip dosyası bilgisayarınızda belirtilen konuma kaydedilir.
Seçilen bir klasörden bir dosya alt kümesi indirmek için aşağıdaki prosedürü kullanın. Zip dosyası yalnızca son indirmenizden beri değiştirilen ve henüz indirilmemiş dosyaları içerir.
Dosya yapısı kaydedilen zip dosyasında korunmaz.
Şu adımları uygulayın:
Dosya İndir penceresi açılır.
Boyut, yöneticiniz tarafından belirlenen belge indirme boyutundan fazlaysa, bir kerede bir dosya indirin.
Farklı Kaydet iletişim kutusu görünür.
Zip dosyası bilgisayarınızda belirtilen konuma kaydedilir.
Şu adımları uygulayın:
Benzersiz klasör adını tanımlar.
Klasörün sahibini tanımlar.
Klasör erişim seviyesini tanımlar.
Seçenekler:
Bir klasöre kaynak eklediğinizde, bunlar, bu klasöre okuma/yazma erişimi olan katılımcılar olarak otomatik gruplanır. Klasörü oluşturan kullanıcıya otomatik olarak klasör için okuma, yazma ve silme erişimi verilir. İzinleri istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz.
Şu adımları uygulayın:
İzinler sayfası görünür.
Düzenlemek için bir belgeyi denetleyebilirken, ayrıca yalnızca görüntüleme amacıyla salt okunu modundan açabilirsiniz.
Bir belgeyi görüntülemek için, belgenin Eylemler menüsünde Aç'ı seçin ve Dosya İndirme penceresinde istendiğinde Aç'ı tıklatın. Bu seçenek, bu belgeye salt okunur erişiminizi kısıtlar.
Belgeyi bilgisayarınıza kaydetmek için belgenin Eylemler menüsünden Aç'ı seçin ve Dosya İndirme penceresinde istendiğinde Kaydet'i tıklatın.
Bu seçenek, tıpkı belgeyi salt okunur açmanın erişiminizi kısıtladığı gibi, erişiminizi bu belge için salt okunur olarak kısıtlar. Belgeyi düzenlemek ve yeniden uygulamaya kaydetmek için belgeyi teslim alın.
Bir belgeyi düzenlemek için bir klasörden teslim alın. İşlemi tamamladığınızda belgeyi yeniden teslim edin. Belge sürümü oluşturma etkinse, belgenin başka bir sürümü otomatik olarak oluşturulur.
Diğer kullanıcılar teslim alınan belgeyi siz teslim edene kadar düzenleyemez. Devam edebilmek için önce belgeyi teslim alma için etkinleştirin.
Şu adımları uygulayın:
Dosya İndir penceresi görünür.
Yalnızca belgeyi orijinal olarak teslim alan kullanıcı bir teslim alma işlemini geri alabilir. Bu eylemin yapılması belgenin kilidini kaldırır ve diğerlerinin belgeyi teslim almasına izin verir.
Bir belgenin teslim alma durumunu geri almak için belgenin Eylemler menüsünde Teslim Alma İşlemini Geri Al'ı seçin.
Belgenin Eylemler menüsünde Teslim Et'i tıklatın ve belgeyi teslim aldığınız zaman seçtiğiniz konumda güncellenmiş kopyaya gözatın.
Şu adımları uygulayın:
Hedef klasör seçimi için bir sayfa görünür.
Belgeyi ekleyen kullanıcı belge özelliklerini güncelleyebilir.
Şu adımları uygulayın:
Özellikler sayfası görünür.
Şu adımları uygulayın:
İzinler sayfası görünür.
Değerler şunlardır: Oku, Oku/Yaz ve Oku/Yaz/Sil.
Belge Geçmişi sayfası, belgeye erişmiş olan kullanıcıların adlarını ve son ziyaret tarih ve saatlerini listelenir.
Şu adımları uygulayın:
Geçmiş sayfası görünür.
Şu adımları uygulayın:
Hedef klasör seçimi için bir sayfa görünür.
Her teslim ettiğinizde bir belgenin ayrı bir sürümünü kaydetmek için belge sürümü oluşturma özelliğini kullanın. Belge sürümü oluşturma özelliğini kullanmak için belgenin sürüm oluşturma özelliğini etkinleştirin.
Bir belgenin önceki sürümünü değiştiremezsiniz ancak açabilir ve görüntüleyebilirsiniz.
Şu adımları uygulayın:
Belge sürümleri sayfası görünür ve belgenin tüm sürümlerini listeler.
Dosya indirme penceresi görünür.
Belgenin belirli bir sürümünü farklı bir klasöre kopyalayabilirsiniz. Bunu yaparsanız kopyaladıktan sonra belge izinlerini revize etmeniz gerekir.
Şu adımları uygulayın:
Belge sürümleri sayfası görünür ve belgenin tüm sürümlerini listeler.
Belgeyi kopyala sayfası görünür.
CA Clarity PPM yöneticiniz, belgeyle ilgili süreçler oluşturduysa, bunlar kullanılabilir süreçler sayfasında görüntülenir. Belge süreçleri, bir belgenin bir onay süreci üzerinden yönlendirilmesi sırasında etkin olabilir. Süreçler bir belge sürecinin ilişkili herhangi bir proje ya da programa bağlanabilmesi nedeniyle etkindir. Belge sürecinden proje rollerine ve kaynaklara bildirimler ve eylem öğeleri gönderebilirsiniz.
Not: Daha fazla bilgi için Yönetim Kılavuzu'na bakın.
Belgenin başlatılan süreçler sayfası devam eden ve tamamlanmış süreçleri listeler. Sayfayı görüntülemek için Bilgi Deposunu açın ve belgenin Eylemler menüsünden Süreçler'i tıklatın.
Belge süreçlerini Belge Yöneticisi sayfasından başlatma, durdurma ve silme adımları, bu bölümde açıklanan adımlara benzer.
Şu adımları uygulayın:
Başlatılan süreçlerin listesi görünür.
Liste sayfası görünür.
Belgenin başlatılan süreçler sayfası devam eden ve tamamlanmış süreçleri listeler. Bir belge sürecini durdurmak için durdurulacak süreci seçin ve Süreci İptal Et'i tıklatın. Uygulama, süreci durdurur.
Tamamlanan ya da iptal edilen süreçleri silebilir ancak devam eden süreçleri silemezsiniz.
Şu adımları uygulayın:
Başlatılan süreçlerin listesi görünür.
Kullanılabilen süreçlerin bir listesi görünür.
Süreç örneğini silmeyi onayla sayfası görünür.
|
Telif Hakkı © 2013 CA.
Tüm hakları saklıdır.
|
|