Como começar a trabalhar com o gerenciamento de portfólio

Como começar a trabalhar com o gerenciamento de portfólio

Usando o gerenciamento de portfólio, é possível criar e revisar um conjunto de investimentos que pode ser de interesse das partes interessadas em sua empresa. Depois de criar um portfólio, o sistema cria um instantâneo dos dados de seu investimento, os quais serão usados para fins de gerenciamento e geração de relatórios. É possível configurar uma regularidade para atualizar os dados desse instantâneo para coincidir com as últimas informações sobre investimentos. Assim, é possível criar versões ou planos alternativos usando os dados. Para explorar alternativas para seus investimentos, use esses planos para criar e comparar cenários hipotéticos.

Um portfólio é um conjunto de investimentos. Dependendo das suas necessidades, é possível criar os seguintes tipos de portfólios com base no seguinte:

• Investimentos (por exemplo, projetos do PMO, aplicativos de TI, linhas de desenvolvimento de novos produtos).
• Investimentos específicos (por exemplo, todos os projetos ativos).
• Organização (por exemplo, plano de registro de TI, iniciativas de marketing, ideias de empresa).
• Interesse (por exemplo, iniciativas de proteção do meio ambiente, propostas de fusões e aquisições).

Exemplo: portfólio de TI para projetos atuais

Max, o diretor de PMO na Forward, Inc. deseja criar um portfólio de todos os projetos aos quais a organização atualmente oferece suporte. Existe uma meta orçamentária e de recursos que Max pode usar para os projetos. Com todos os projetos no portfólio, Max usa o Gerenciamento de portfólio para atingir os seguintes objetivos dos negócios:

• Compreender como os custos e a demanda de recursos para cada projeto são comparados com as metas gerais.
• Priorizar os projetos, de modo que as tarefas mais importantes sejam realizadas em primeiro lugar.
• Arranjar o planejamento, de modo que os recursos e custos sejam mantidos nos níveis em todos os períodos de planejamento.

O diagrama a seguir descreve como um administrador do sistema ou um gerente de portfólio começa o gerenciamento de portfólio.

Para começar a trabalhar com o gerenciamento de portfólio, siga estas etapas:

1. Avaliar os requisitos do portfólio:
   • Monitorar os investimentos.
   • Priorizar os investimentos.
   • Planejar e gerenciar investimentos usando metas.
   • Explorar as alternativas para investimentos.
2. Preparar para usar portfólios:
   • Configurar critérios de monitoramento para investimentos.
   • Configurar exibições, relatórios e fluxos de trabalho.
   • Configurar investimentos e dados do recurso.

Avaliar os requisitos do portfólio

Para entender as metas comerciais que você deseja realizar usando o gerenciamento de portfólio, avalie seus requisitos do portfólio. Para avaliar seus requisitos específicos do portfólio, considere as seguintes avaliações genéricas como diretrizes:

• Monitorar os investimentos.
• Priorizar os investimentos.
• Planejar e gerenciar investimentos usando metas.
• Explorar as alternativas para investimentos.

Monitorar os investimentos

É possível monitorar os dados de investimentos que lhe interessam por meio da configuração das visualizações de portfólio para exibir os dados. Considere quais dados de investimentos você deseja visualizar e quais exibições específicas de dados lhe interessam.

Por exemplo, um usuário pode configurar um portfólio para exibir os seguintes tipos de dados de investimentos:

• Uma exibição que monitora os investimentos atuais e fornece seus status mais recentes, como se estão em execução no momento, se estão adiantados ou se estão atrasados.
• Uma exibição que mostra os investimentos que estão sendo considerados no ciclo de planejamento para o próximo ano e os custos planejados para esses investimentos.

Após determinar os requisitos para as suas visualizações específicas, você configurará a exibição de portfólio padrão para seus dados personalizados.

É possível alavancar um número de exibições de portfólio para monitorar aspectos diferentes dos investimentos do portfólio. No entanto, a configuração de exibições padrão não oferece todas as informações das quais você precisa. As exibições padrão não exibem os dados de personalização que você deseja. Por exemplo, a exibição Linhas de corte permite que você coloque em equilíbrio seus recursos em relação às metas definidas e à linha de tempo, em um ambiente hipotético. Esse padrão é relevante apenas se você se preocupar com os dados dos recursos que requerem configuração de gestão de recursos no produto. Da mesma forma, a exibição Finanças está relacionada à configuração do produto de gerenciamento financeiro específico. Essa exibição é relevante para usuários que desejam monitorar determinados aspectos financeiros de seus investimentos. Planeje trabalhar com o administrador do sistema para configurar as exibições de portfólio padrão para exibir os dados personalizados dos quais precisa.

Observação: as exibições Linhas de corte, Planos, Investimentos e Metas são as únicas exibições que estão disponíveis como parte do gerenciamento de portfólio. Para acessar as demais exibições de portfólio, instale e aplique o complemento Acelerador do PMO. Para obter uma descrição detalhada do complemento, suas instruções de instalação e as descrições das exibições de portfólio, consulte o Guia do Produto do Acelerador do PMO.

Priorizar os investimentos

Uma parte importante do gerenciamento de um portfólio é compreender as prioridades relativas dos investimentos, classificando-os. O produto fornece uma exibição Linhas de corte pronta para uso que permite visualizar e classificar seus investimentos em um portfólio.

Quando você acessa pela primeira vez a exibição Linhas de corte, os investimentos estão priorizados com base nos seguintes critérios:

• Status de aprovação. Os investimentos são classificados primeiro por seus status de aprovação. Os investimentos aprovados são classificados em posição mais alta do que os investimentos não aprovados e aparecem na parte superior da lista.
• Data de término. Os investimentos são classificados com as datas de término mais próximas. Os investimentos com uma data de término mais recente são classificados numa posição mais alta do que os investimentos com data de término posterior.

Os investimentos aprovados com a data de término mais recente são classificados na parte superior da lista. Os investimentos não aprovados com datas de término posteriores são classificados na parte inferior.

É possível classificar os investimentos manualmente ou configurar a classificação com base em regras, que são estipuladas a partir dos seguintes fatores:

• Tamanho de sua receita
• Impacto dos riscos identificados em seu negócio

Classificando manualmente os investimentos

Para se preparar para classificar os investimentos manualmente na exibição Linhas de corte, considere os seguintes fatores:

• Tamanho da organização. Se sua empresa é relativamente pequena e as pessoas no geral entendem suas prioridades, criar regras de classificação para priorização não é um bom investimento.
• Número de investimentos. Se o número de investimentos é relativamente pequeno, é mais fácil classificá-los manualmente.
• Necessidade do negócio. Se não houver diretrizes predefinidas para classificar os investimentos e isso for feito caso a caso, a classificação manual é a melhor opção.

Configurando a classificação com base em regras

Para preparar para configurar regras de classificação dos investimentos para priorização na exibição Linhas de corte, considere os seguintes fatores:

• Os atributos do investimento que determinam os critérios de classificação para seus investimentos (por exemplo, o status do projeto, ROI, meta).
• A lógica de classificação para cada atributo principal. Por exemplo, se o atributo ROI corresponder a 20%, mova o projeto para o topo da lista.
• Uma classificação geral de importância de cada atributo de investimento. Por exemplo, para aplicar uma importância relativamente maior a um atributo de investimento específico, atribua um peso maior a ele em comparação com os outros atributos.

Planejar e gerenciar investimentos usando restrições

Para definir os limites e linhas de tempo nos quais deseja planejar e gerenciar seus investimentos, configure metas para seu portfólio. As metas permitem que você analise os objetivos e metas do portfólio por meio do gerenciamento de seus investimentos das seguintes maneiras:

• Definindo metas do portfólio de alto nível ou restrições e planejamento, acompanhamento e medição do desempenho do portfólio em relação a essas restrições.
• Criando várias versões de um plano usando um subconjunto dos dados do portfólio. Por exemplo, é possível criar um plano para o planejamento do ano atual e outro plano para o ano seguinte. Cada plano pode incluir diferentes metas de custos, benefícios e recursos.
• Comparando e ajustando metas de plano e implementando as alterações necessárias nos investimentos reais quando os planos são aprovados.

Os seguintes tipos de metas estão disponíveis para qualquer portfólio:

• Finanças. Considere os seguintes fatores para determinar quais metas financeiras você pode usar para gerenciar seu portfólio:
  • Moeda. Um portfólio pode incluir investimentos que são planejados em mais de uma moeda. Entre em acordo com seu administrador do sistema para configurar um sistema de várias moedas. Em um sistema de várias moedas, é possível selecionar uma moeda de destino para o seu portfólio. A moeda de destino se baseia nas moedas que foram ativadas em seu sistema. Valores em várias moedas são agregados e convertidos usando a moeda única do portfólio.
  • Custos. Os usuários podem planear os tipos de custos agregados como custos totais, custos de capital e custos operacionais. Esses custos são resumidos e agregados a partir de todos os investimentos incluídos em um portfólio. É possível definir metas para cada um desses tipos de custo (custos operacionais e de capital) e, em seguida, visualizar a demanda para eles provenientes dos investimentos. Para controlar os custos reais com relação aos investimentos, é possível exibir os custos reais agregados nas exibições do portfólio.
  • Benefícios. Os usuários podem planejar benefícios agregados. É possível definir um destino para o benefício total do portfólio e, em seguida, exibir os benefícios planejados e agregados provenientes dos investimentos. Se você monitorar os benefícios reais em relação aos investimentos usando planos de benefício, será possível exibir os benefícios reais agregados nas exibições de portfólio.
• Recurso. Considere os seguintes fatores quando determinar quais metas financeiras você pode usar para gerenciar seu portfólio:
  • Unidade. Pense se deseja planejar a capacidade para seus recursos do portfólio usando horas ou unidades FTE (Full-Time Equivalent – Equivalente a Tempo Integral).
  • Granularidade. Considere se você deseja planejar com base na capacidade de recursos total ou na capacidade específica da função. As capacidades específicas da função têm por bases as funções existentes. Por exemplo, é possível exibir metas de recursos por Engenheiros ou funções Garantia de qualidade.

Explorar as alternativas para investimentos

É possível definir planos específicos dentro dos limites do portfólio para determinar qual é a melhor forma de atingir suas metas do portfólio. Com o conjunto de conteúdo maior definido, o planejamento permite que você execute análises iterativas no portfólio. Por exemplo, é possível criar os seguintes planos para o portfólio de projetos de TI, que abrange os anos fiscais de 2013 e 2014.

• Plano de projetos de TI para o ano fiscal de 2013
• Plano de projetos de TI para o ano fiscal de 2014

É possível criar versões de plano diferentes ou cenários alterando os parâmetros específicos para explorar diferentes opções de planejamento contínuo. Em última instância, é possível optar por aprovar um Plano de registro.

Para planejar de maneira eficiente, considere os seguintes fatores:

• Processo de planejamento formal versus informal. Entender se o processo de planejamento da organização é formal, informal ou uma combinação de ambos.
  • Em um processo de planejamento formal, as revisões do plano são mais demoradas e as alterações são implementadas de maneira disciplinada. Esse processo de planejamento é aplicável quando as alterações recomendadas são extensivas ou as alterações exigem mais revisões antes de implementá-las. Por exemplo, aprovar um investimento que requer mais orçamento. Em geral, no planejamento formal, há um processo bem definido de propostas e aprovações nos planos para poder alterar alguma coisa.
  • Em um processo de planejamento informal, as organizações implementam mudanças de maneira mais rápida, seguindo as revisões. As alterações são menores e suportam as metas existentes. Por exemplo, adiar um pouco a data de início de um investimento. O planejamento informal pode ser tão simples como alguém entrar no sistema e marcar uma alteração como aprovada sem nenhuma aprovação formal.
  • Em um processo de planejamento misto, as organizações implementam alterações menores, seguindo um processo de planejamento informal e alterações mais amplas após um processo de aprovação mais formal.
• Horizonte de planejamento. Determine o período de seu portfólio que especifica o intervalo de dados do planejamento. Para permitir o planejamento dos investimentos atuais e futuros, verifique se o horizonte do portfólio cobre os horizontes de planejamento.
• Ritmo de revisão. Determine o ritmo de suas revisões do plano. Em seguida, é possível configurar a programação de sincronização para o seu portfólio, para refletir os dados reais do investimento no momento em que você precisar deles.
• Dados necessários para revisões do portfólio. Determinar o tipo de dados necessário para suas revisões. Em seguida, configure seu portfólio para capturar os dados necessários dos investimentos. Por exemplo, para revisar o custo e as informações do recurso, é possível capturar as seguintes métricas essenciais de investimentos de seu portfólio:
  • Dias de atraso
  • Variação de custo
  • Variação de esforço
  • Risco
  • ROI
  • Valor agregado

Preparar para usar portfólios

Depois de ter determinado os objetivos de negócios que você deseja realizar usando o gerenciamento de portfólio, prepare o produto de modo a permitir a criação de portfólios. Ao criar um portfólio, é possível gerenciar e planejar seus investimentos em um nível superior.

Para se preparar para o uso de portfólios, execute as seguintes tarefas:

• Configurar critérios de monitoramento para investimentos.
• Configurar exibições de portfólio, relatórios e fluxos de trabalho.
• Configurar investimentos e dados do recurso.

Configurar critérios de monitoramento para investimentos

O portfólio fornece um instantâneo dos dados reais do investimento. Os dados do portfólio são atualizados com os últimos dados dos investimentos reais. A atualização está de acordo com a programação de sincronização que você define nas propriedades do portfólio. Sempre que a rotina Sincronizar investimentos do portfólio é executada de acordo com a programação de sincronização, os dados mais recentes de investimentos reais são refletidos no portfólio.

Nem todos os dados do investimento são refletidos em um portfólio. Como um gerente de portfólio que decide em níveis mais altos, você se preocupa somente com a revisão de um resumo dos dados do investimento, específico às suas necessidades de negócios. Por exemplo, para revisar um portfólio que está focalizado em todos os status de projeto de TI aprovado, você não se preocupa em controlar informações sobre projetos não aprovados.

Na medida em que você se prepara para visualizar os dados resumidos de investimento em um portfólio, considere os seguintes fatores na ordem recomendada:

1. Defina os critérios de monitoramento ou os dados de resumo que deseja rastrear para cada tipo de investimento. Sempre que a rotina de sincronização é executada, os dados mais recentes de investimentos reais são atualizados nos investimentos do portfólio. Os dados que são atualizados têm por base critérios de monitoramento predefinidos.

   Por exemplo, para gerenciar o portfólio de todos os projetos de TI aprovados, defina os seguintes critérios de monitoramento para rastrear os dados que interessam a você:

   • Custo
   • Status
   • ROI
   • Risco
2. Para cada investimento do portfólio, selecione os atributos que você deseja monitorar em um portfólio e registre esses atributos para o objeto de investimento do portfólio. Quando a rotina Sincronizar investimentos do portfólio é executada, os dados de investimento do portfólio são atualizados com base nos atuais atributos registrados.

   Observação: os atributos necessários do investimento de portfólio são exibidos por padrão. Registre todos os outros atributos de investimento de portfólio (valor ou personalizado) que você deseja exibir.

   Para obter mais informações sobre como registrar os atributos para o objeto Investimento do portfólio, consulte o Guia do Desenvolvedor do Studio.

Configurar exibições, relatórios e fluxos de trabalho

Após decidir quais dados do investimento que você deseja monitorar em um portfólio, verifique se você configurou o produto de forma a suportar esses dados. Ao configurar o produto, é possível exibir os dados nos portlets e relatórios.

Por exemplo, verifique se as seguintes configurações existem:

• Para exibir detalhes sobre dados de custos do projeto por período, você gerou planos de custo nos projetos.
• Para obter os riscos e ocorrências dos projetos, você configurou o objeto de projeto para apresentar os riscos e as ocorrências.
• Para registrar o tempo real que será gasto em cada projeto, você configurou planilhas de horas.

Considere os seguintes fatores antes de configurar o produto:

• O tipo de relatórios a ser gerado e com que frequência você deseja distribuí-los.
• Os tipos de processos padrão que você deseja criar para a sua implementação. Por exemplo, é possível configurar uma revisão do plano e um processo de aprovação para aprovar e implementar amplas alterações em seus investimentos reais.

Para usar o Gerenciamento de portfólio para sua capacidade integral, execute o seguinte processo:

1. Revise exatamente qual o tipo de informações que você deseja extrair dos investimentos.
2. Verifique se as informações necessárias estão disponíveis em seus investimentos.

Com os dados e os processos no lugar, é possível depois criar exibições desses dados para ajudar a gerenciar seus investimentos em um portfólio.

O produto é fornecido com várias exibições de portfólio predefinidas, prontas para uso. Recomendamos que você analise essas exibições para decidir o tipo de informação que deseja ver nas exibições de seu portfólio.

Configurar investimentos e dados do recurso

Para iniciar o uso de portfólios, pesquise e verifique se os dados de configuração necessários existem no produto. Os dados de configuração permitem que você visualize as informações sobre investimentos desejados nas exibições do portfólio.

De acordo com os dados que são relevantes para os seus negócios, você pode configurar os seguintes requisitos do produto:

Configuração do gerenciamento financeiro

• Várias moedas. Para gerenciar um portfólio de investimentos que está associado a moedas diferentes, verifique se a opção de várias moedas está ativada para o produto.

  Para obter mais informações sobre a configuração de várias moedas, consulte o Guia de Instalação.

• Tipos de custo. Para dividir o custo total de capital e os custos operacionais em seu portfólio, verifique se esses tipos de custo são configurados para seus investimentos.

  Para obter mais informações sobre como configurar tipos de custo, consulte o Guia do Usuário de Gerenciamento Financeiro.

Configuração da gestão de recursos

• Funções. Para planejar a capacidade do recurso usando estruturas detalhadas específicas à função, verifique se as funções estão definidas para seus investimentos.

  Para obter mais informações sobre como configurar funções, consulte o Guia do Usuário de Gestão de Recursos.

Configuração do gerenciamento do projeto

• Investimentos. Para criar e gerenciar um portfólio de investimentos, verifique se os investimentos são configurados no produto e se os recursos são atribuídos para eles. Por exemplo, para gerenciar o portfólio de projetos de TI, crie os projetos e atribuições associadas.

  Para obter mais informações sobre como configurar investimentos, consulte o Guia do Usuário de Gerenciamento Financeiro.