Tilbakeføringer › Avdelingsfakturaer › Prosessen for godkjenning av fakturaer

Prosessen for godkjenning av fakturaer

Økonomisjefen og avdelingslederen samarbeider som regel om å godkjenne fakturaer. Økonomisjefen sender inn fakturaer for godkjenning, og avdelingslederen godkjenner eller forkaster fakturaer. Tilgangsrettighetene for avdelingsfakturaer fastsetter hvilke brukere som kan utføre fakturarelaterte oppgaver.

Bruk selskapets policyer og anbefalte fremgangsmåter for å spesifisere hvilke roller som er ansvarlige for fakturaer og definere frister for innsending og godkjenning av fakturaer. Følgende er en beskrivelse av godkjenningsprosessen:

1. Fakturaen genereres ved å kjøre en jobb av typen Generer faktura. Når jobben er fullført, er fakturaen tilgjengelig og har statusen Proforma. Fakturaen er åpen for å motta ytterligere transaksjoner og er tilgjengelig for gjennomgang. Økonomisjefen kan generere fakturaer på nytt manuelt etter behov og registrere nye transaksjoner eller justeringer mellom de oppsatte fakturakjøringene.
2. Økonomisjefen sender inn fakturaen for godkjenning. Statusen endres til Sendt, og fakturaen låses. Ingen ytterligere transaksjoner kan legges til. Hvis ytterligere transaksjoner behandles for den aktuelle perioden, legges de til på fakturaen for neste periode.
3. Avdelingslederen kan godkjenne eller forkaste fakturaen.
   • Hvis den godkjennes, endres statusen til Godkjent. Fakturaen er ferdig, og ingen flere operasjoner kan utføres på den.
   • Hvis den forkastes, endres statusen til Forkastet. Økonomisjefen kan justere eller reversere en bestemt transaksjon eller hele fakturaen.