ポートフォリオ管理の使用を開始する方法

ポートフォリオ管理を使用すると、ビジネスの利害関係者が関心を持つ一連の投資を作成したり、確認したりすることができます。ポートフォリオを作成すると、システムによって、管理やレポートの目的に使用される投資データのスナップショットが作成されます。このスナップショット内のデータを最新の投資情報に一致するように更新するためのタイミングを設定できます。その後、このデータを使用して、代わりのバージョンまたは計画を作成できます。投資のための代替手段を調査するには、これらの計画を使用して what-if シナリオを作成し、比較します。

ポートフォリオとは、一連の投資のことです。ニーズに応じて、以下のものに基づいた以下のタイプのポートフォリオを作成できます。

投資（PMO プロジェクト、IT アプリケーション、新しい製品開発製品ラインなど）。
特定の投資（すべてのアクティブなプロジェクトなど）。
組織（IT 基準計画、マーケティング構想、企業のアイデアなど）。
関心事（グリーンイニシアチブ、合併買収の提案など）。

例：現在のプロジェクトの IT ポートフォリオ

Forward 社で PMO ディレクタを務める Max は、組織が現在サポートしているすべてのプロジェクトのポートフォリオを作成したいと考えています。 Max がプロジェクトのために使用できる予算やリソースのターゲットの量が存在します。 Max は、ポートフォリオのすべてのプロジェクトについて、ポートフォリオ管理を使用して以下のビジネスゴールを達成します。

プロジェクトごとのコストやリソースの需要が全体的なターゲットとどのように比較されるかを理解する。
最も重要なタスクが最初に完了されるように、プロジェクトに優先度を付ける。
リソースやコストのレベルが計画期間全体にわたって維持されるように計画をステージングする。

以下の図は、システム管理者およびポートフォリオマネージャがポートフォリオ管理の使用を開始する方法を説明しています。

図は、ポートフォリオ管理を使用するための設定タスクのフローを示しています。

ポートフォリオ管理の使用を開始するには、以下の手順を実行します。

ポートフォリオ要件の評価

ポートフォリオ管理を使用して達成したいビジネスゴールを理解するには、ポートフォリオ要件を評価します。特定のポートフォリオ要件を評価するには、ガイドラインとして以下の一般的な評価を考慮してください。

投資の監視

関心のある投資データを表示するようにポートフォリオビューを設定することによって、そのデータを監視できます。どの投資データを表示するか、およびデータの特定のどのビューに関心があるかを検討します。

たとえば、ユーザは、以下のタイプの投資データを表示するようにポートフォリオを設定できます。

現在の投資を監視し、それらの投資が時間どおりに、スケジュールより先行して、または遅れて実行されているかのように、その最新のステータスを表示するビュー。
来年の計画サイクルのために考慮されている投資と、これらの投資のための計画コストを表示するビュー。

特定のビューの要件を決定した後、カスタムデータを表示するための既定のポートフォリオビューを設定します。

いくつかのポートフォリオビューを利用して、ポートフォリオ投資のさまざまな側面を監視できます。ただし、既定のビューの設定によって、必要なすべての情報が提供されるわけではありません。既定のビューには、関心のあるカスタムデータは表示されません。たとえば、ウォーターラインビューを使用すると、what-if 環境で、設定されたターゲットやタイムラインに対してリソースを負荷分散できます。この既定のビューは、製品内のリソース管理セットアップが必要なリソースデータに関心がある場合にのみ関連します。同様に、［会計］ビューは、特定の会計管理製品セットアップに関連します。このビューは、投資の会計上の特定の側面を監視したいと考えているユーザに関連します。システム管理者と協力して、必要なカスタムデータを表示するための既定のポートフォリオビューを設定するように計画してください。

注：ポートフォリオ管理の一部として使用できるビューは、［ウォーターライン］、［計画］、［投資］、および［ターゲット］ビューだけです。残りのポートフォリオビューにアクセスするには、PMO アクセラレータアドインをインストールして適用してください。アドインやアドインのインストール手順の詳細な説明、およびポートフォリオビューの説明については、「PMO アクセラレータ製品ガイド」を参照してください。

投資の優先度の設定

ポートフォリオの管理の重要な部分として、投資をランク付けしてその相対的な優先度を理解することが挙げられます。この製品には、ポートフォリオ内の投資を表示したりランク付けしたりできる、標準設定のウォーターラインビューが用意されています。

ウォーターラインビューに初めてアクセスすると、投資は、以下の基準に基づいて優先度付けされます。

承認ステータス。投資はまず、それぞれの承認ステータスでソートされます。承認済みの投資は、未承認の投資より高くランク付けされ、リストの一番上に表示されます。
終了日。投資は次に、それぞれの終了日でソートされます。終了日が近い投資は、終了日が後の方にある投資より高くランク付けされます。

終了日が最も近い承認済みの投資が、リストの一番上にソートされます。終了日が遅い未承認投資は一番下にソートされます。

投資を手動でランク付けするか、またはルールベースのランク付けを設定できます。このランク付けは、以下の決定的要因に基づいています。

収入の規模
識別されたリスクのビジネスへの影響

手動での投資のランク付け

ウォーターラインビューで投資を手動でランク付けする準備をするには、以下の要因を考慮してください。

組織の規模。組織が比較的小規模で、従業員が一般に自分の優先度を理解している場合、優先度付けのためのランキングルールの作成は適切な投資ではありません。
投資の数。投資の数が比較的少ない場合は、手動のランク付けの方が容易です。
ビジネスニーズ。投資をランク付けするための事前に設定されたガイドラインがなく、個別に実行される場合は、手動のランク付けの方が適切なオプションです。

ルールベースのランク付けの設定

ウォーターラインビューで投資に優先度を付けるために使用するランキングルールを設定する準備をするには、以下の要因を考慮してください。

投資のランク付けの基準を決定する投資属性（プロジェクトステータス、ROI、ゴールなど）。
主要な属性ごとのランク付けのロジック。たとえば、属性「ROI」が「20 パーセント」に等しい場合は、プロジェクトをリストの一番上に移動します。
投資属性ごとの全体的な重み付けされたランク付け。たとえば、特定の投資属性に比較的高い重要性を適用するには、その属性に他の属性より大きな重みを割り当てます。

制約を使用した投資の計画および管理

投資を計画および管理する場合の境界やタイムラインを定義するには、ポートフォリオのターゲットを設定します。ターゲットを使用すると、以下の方法で投資を管理することによって、ポートフォリオの目的やゴールを分析できます。

高レベルのポートフォリオターゲットまたは制約の設定、およびこれらの制約に対するポートフォリオパフォーマンスの計画、追跡、または測定。
ポートフォリオデータのサブセットを使用した、計画の複数のバージョンの作成。たとえば、現在の計画年に対する計画と、次の年に対する別の計画を作成できます。各計画には、コスト、利益、およびリソースに対する異なるターゲットを含めることができます。
計画ターゲットの比較と調整、および計画が承認された場合の実際の投資への必要な変更の実装。

以下のタイプのターゲットは、任意のポートフォリオで使用できます。

会計。ポートフォリオを管理するためにどの会計ターゲットを使用できるかを判定する場合は、以下の要因を考慮してください。
- 通貨。ポートフォリオには、複数の通貨で計画された投資を含めることができます。複数通貨システムを設定するには、システム管理者と協力してください。複数通貨システムでは、ポートフォリオのターゲット通貨を選択できます。ターゲット通貨は、システム内で有効にしている通貨に基づいています。さまざまな通貨での金額が、1 つのポートフォリオ通貨を使用して集計およびロールアップされます。
- コスト。ユーザは、合計コスト、資本コスト、業務コストなどの、集計されたコストタイプを計画できます。これらのコストは、ポートフォリオに含まれているすべての投資から集計されます。これらの各コストタイプ（資本コストと業務コスト）のターゲットを設定してから、投資から来るそれらのコストの需要を表示することができます。投資に対する実際のコストを追跡する場合は、ポートフォリオビューで集計された実際のコストを表示できます。
- 利益。ユーザは、総利益を計画できます。ポートフォリオの合計利益ターゲットを設定してから、投資から来る集計された計画利益を表示することができます。利益計画を使用して投資に対する実際の利益を追跡する場合は、ポートフォリオビューで集計された実際の利益を表示できます。
リソース。ポートフォリオを管理するためにどのリソースターゲットを使用できるかを判定する場合は、以下の要因を考慮してください。
- ユニット。ポートフォリオリソースのキャパシティを時間または FTE（常勤計算）のユニットを使用して計画するかどうかを考慮してください。
- 精度。合計リソースキャパシティに基づいて、またはロール固有のキャパシティで計画するかどうかを考慮してください。ロール固有のキャパシティは、既存のロールに基づいています。たとえば、エンジニアまたは品質保証ロールごとにリソースターゲットを表示できます。

投資のための代替手段の調査

ポートフォリオゴールを最適に達成できる方法を決定するために、ポートフォリオ境界内に特定の計画を定義できます。より大きな内容セットが定義されている場合は、計画により、ポートフォリオに対する繰り返しの分析を実行できます。たとえば、会計年度 2013 と 2014 にまたがる IT プロジェクトポートフォリオでは、以下の計画を作成できます。

会計年度 2013 の IT プロジェクト計画
会計年度 2014 の IT プロジェクト計画

将来の異なる計画オプションを調査するように特定のパラメータを変更することによって、異なる計画バージョンまたはシナリオを作成できます。最終的に、基準計画を承認することを選択できます。

効率的に計画するには、以下の要因を考慮してください。

公式の計画プロセスと非公式の計画プロセス。組織内の計画プロセスが公式か、非公式か、またはその両方の混在かを理解します。
- 公式の計画プロセスでは、計画の確認に長い時間がかかり、変更は統制のとれた方法で実装されます。この計画プロセスは、推奨された変更が広範囲にわたるか、または変更を実装する前により多くの確認が必要な場合に適用されます。たとえば、より多くの予算が必要な投資の承認がこれに該当します。公式の計画では通常、何らかのことを変更できるようになる前に、計画に対する提案と承認の適切に定義されたプロセスが存在します。
- 非公式の計画プロセスでは、組織は、確認に続いてより迅速に変更を実装します。変更はより小規模であり、既存のゴールをサポートします。たとえば、投資の開始日をわずかに遅らせることがこれに該当します。非公式の計画は、たとえば、誰かがシステムに入り、公式の承認もなく変更を承認済みとしてマークするほど単純な場合があります。
- 混在した計画プロセスでは、組織はより小規模な変更を非公式の計画プロセスに従って実装し、より広範囲にわたる変更をより公式な承認プロセスに従って実装します。
計画期間。データの計画範囲を指定するポートフォリオの期間を決定します。現在および将来の投資の計画を許可するには、ポートフォリオ計画期間に計画期間が含まれていることを確認します。
確認のタイミング。計画の確認のタイミングを決定します。次に、実際の投資データが必要なときに反映されるようにポートフォリオの同期スケジュールを設定できます。
ポートフォリオの確認に必要なデータ。確認に必要なデータのタイプを決定します。次に、投資から必要なデータをキャプチャするようにポートフォリオを設定します。たとえば、コストとリソースの情報を確認するには、ポートフォリオ投資から以下の主要なメトリックをキャプチャできます。
- 遅延日数
- コストの差異
- 工数の差異
- リスク
- ROI
- アーンドバリュー

ポートフォリオの使用の準備

ポートフォリオ管理を使用して達成するビジネスゴールを決定したら、ポートフォリオの作成を開始できるように製品を準備します。ポートフォリオを作成すると、より高いレベルで投資を管理および計画することができます。

ポートフォリオの使用を準備するには、以下のタスクを完了します。

投資の監視基準の設定

ポートフォリオは、実際の投資データのスナップショットを提供します。ポートフォリオデータは、実際の投資の最新のデータで更新されます。更新は、ポートフォリオプロパティで定義した同期スケジュールに基づいて行われます。同期スケジュールに基づいて［ポートフォリオ投資の同期］ジョブが実行されると常に、実際の投資の最新のデータがポートフォリオに反映されます。

すべての投資データがポートフォリオに反映されるわけではありません。より高いレベルで判断するポートフォリオマネージャは、ビジネスニーズに固有の投資データのサマリの確認にのみ関心があります。たとえば、すべての承認済み IT プロジェクトステータスに焦点を絞ったポートフォリオを確認するには、未承認のプロジェクトに関する情報の追跡には関心がありません。

ポートフォリオ内の要約された投資データの表示を準備する場合は、以下の要因を推奨されている順序で考慮してください。

投資タイプごとに追跡する監視基準または要約データを定義します。同期ジョブが実行されると常に、ポートフォリオ投資に含まれている実際の投資の最新のデータが更新されます。更新されるデータは、この事前に定義された監視基準に基づいています。
たとえば、すべての承認済み IT プロジェクトのポートフォリオを管理するには、関心があるデータを追跡するための以下の監視基準を定義します。
- コスト
- ステータス
- ROI
- リスク
ポートフォリオ投資ごとに、ポートフォリオ内の監視する属性を選択し、これらの属性を「ポートフォリオ投資」オブジェクトとして登録します。 ［ポートフォリオ投資の同期］ジョブが実行されると、ポートフォリオ投資データは、現在の登録済み属性に基づいて更新されます。
注：必要な「ポートフォリオ投資」属性は、既定で表示されます。表示するその他のすべての「ポートフォリオ投資」属性（標準またはカスタム）を登録します。

属性を「ポートフォリオ投資」オブジェクトとして登録する方法の詳細については、「Studio 開発者ガイド」を参照してください。

ビュー、レポート、およびワークフローの設定

ポートフォリオ内の監視する投資データを決定したら、そのデータをサポートする製品を設定したことを確認します。製品を設定すると、ポートレットやレポートに目的のデータを表示できます。

たとえば、以下の設定が存在することを確認します。

期間ごとの詳細なプロジェクトコストデータを表示するには、プロジェクトにコスト計画が生成されています。
プロジェクトのリスクや問題を表面化させるには、リスクや問題を表面化させるためのプロジェクトオブジェクトが設定されています。
各プロジェクトに費やされた実際の時間を記録するには、タイムシートが設定されています。

製品を設定する前に、以下の要因を考慮してください。

生成するレポートのタイプと、それらのレポートを配布する頻度。
実装に構築する標準プロセスのタイプ。たとえば、実際の投資への広範囲にわたる変更を承認および実装するための、計画の確認および承認プロセスを設定できます。

ポートフォリオ管理の完全な機能を使用するには、以下のプロセスを完了します。

投資から正確にどのようなタイプの情報を反映させたいのかを確認します。
投資に関する必要な情報を入手できることを確認します。

データやプロセスが適切に設定されている場合は、ポートフォリオでの投資の管理に役立つように、これらのデータのビューを構築できます。

この製品には、事前に定義された多くのポートフォリオビューが標準で用意されています。ポートフォリオビューで表示する情報のタイプを決定するには、これらのビューを確認することを推奨します。

投資およびリソースデータの設定

ポートフォリオの使用を開始するには、製品に必要なセットアップデータが存在することを調査および確認します。セットアップデータを使用すると、ポートフォリオビューに目的の投資情報を表示できます。

この製品では、ビジネスに関連するデータに応じて以下の要件を設定できます。

会計管理セットアップ

複数通貨。異なる通貨に関連した投資のポートフォリオを管理するには、製品で複数通貨が有効になっていることを確認します。
複数通貨の設定の詳細については、「インストールガイド」を参照してください。
コストタイプ。合計コストをポートフォリオ内の資本コストと業務コストで分割するには、投資に対してこれらのコストタイプが設定されていることを確認します。
コストタイプを設定する方法の詳細については、「会計管理ユーザガイド」を参照してください。

リソース管理セットアップ

ロール。ロール固有の分割を使用してリソースキャパシティを計画するには、投資に対してロールが定義されていることを確認します。
ロールの設定の詳細については、「リソース管理ユーザガイド」を参照してください。

プロジェクト管理セットアップ

投資。投資のポートフォリオを作成および管理するには、製品で投資が設定され、それらの投資にリソースが割り当てられていることを確認します。たとえば、IT プロジェクトのポートフォリオを管理するには、プロジェクトおよび関連付けられた割り当てを作成します。
投資を設定する方法の詳細については、「プロジェクト管理ユーザガイド」を参照してください。