Aan de slag met Portfoliomanagement

Met portfoliomanagement kunt u een verzameling investeringen maken en beoordelen die relevant zijn voor de belanghebbenden in uw bedrijf. Wanneer u een nieuwe portfolio maakt, wordt er een momentopname van uw investeringsgegevens gemaakt die wordt gebruikt voor beheer- en rapportagedoeleinden. U kunt een interval instellen zodat de gegevens in deze momentopname met uw meest recente investeringgegevens worden bijgewerkt. Daarna kunt u met behulp van de gegevens andere versies of plannen maken. Gebruik deze plannen om wat-als-scenario's te maken en te vergelijken, als u alternatieven voor uw investeringen wilt verkennen.

Een portfolio is een verzameling van investeringen. Afhankelijk van uw behoeften, kunt u de volgende typen portfolio's maken die op het volgende zijn gebaseerd:

Investeringen (bijvoorbeeld PMO-projecten, IT-toepassingen, nieuwe productlijnen voor productontwikkeling ).
Specifieke investeringen (bijvoorbeeld alle actieve projecten).
Organisatie (bijvoorbeeld vastgesteld IT-plan, marketinginitiatieven of bedrijfsideeën).
Belang (bijvoorbeeld, groene initiatieven of fusie- en wervingsvoorstellen).

Voorbeeld: IT-portfolio voor huidige projecten

Max, de directeur PMO bij Forward, Inc. wil een portfolio maken van alle projecten die momenteel door de organisatie worden ondersteund. Max beschikt hierbij over een doelbedrag voor budget en resources dat hij voor de projecten kan gebruiken. Bij alle projecten in de portfolio gebruikt Max Portfoliomanagement om de volgende bedrijfsdoelen te bereiken:

Nagaan hoe de kosten en vraag naar resources voor elk project zich verhouden tot de algehele doelen.
In de projecten prioriteiten stellen, zodat de belangrijkste taken eerst worden uitgevoerd.
De planning in fasen indelen, zodat de resources en kosten op niveau worden gehouden gedurende de planningsperioden.

In het volgende diagram wordt beschreven hoe een systeembeheerder en een portfoliomanager aan de slag gaan met portfoliomanagement.

In het diagram wordt de stroom van taken weergegeven voor de instellingen die moeten worden uitgevoerd om portfoliomanagement te gebruiken.

Voer de volgende stappen uit om aan de slag te gaan met portfoliomanagement:

De portfoliovereisten evalueren

U moet eerst uw portfoliovereisten evalueren om de bedrijfsdoelstellingen vast te stellen die u met portfoliomanagement wilt bereiken. Gebruik de volgende algemene beoordelingen als richtlijn om uw specifieke portfoliovereisten te evalueren:

De investeringen bijhouden

U kunt de investeringsgegevens waarin u bent geïnteresseerd bijhouden, door de portfolioweergaven zo in te stellen dat die gegevens worden weergegeven. Bepaal welke investeringgegevens u wilt laten zien en in welke specifieke weergaven van de gegevens u geïnteresseerd bent.

Een gebruiker kan bijvoorbeeld een portfolio instellen om de volgende typen investeringsgegevens weer te geven:

Een weergave die de huidige investeringen bijhoudt en de meest recente status weergeeft waaruit blijkt dat de investeringen op tijd, voor op de planning, of te laat zijn uitgevoerd.
Een weergave die de voorgenomen investeringen laat zien voor de planningscyclus voor het komende jaar en de geplande kosten voor deze investeringen.

Nadat u de vereisten voor uw specifieke weergaven hebt bepaald, kunt u de standaardportfolioweergaven configureren waarin de aangepaste gegevens worden getoond.

U kunt een aantal portfolioweergaven gebruiken om de verschillende aspecten van uw portfolio-investeringen bij te houden. De configuratie van de standaardweergaven bevat echter niet alle informatie die u nodig hebt. De standaardweergave tonen niet de aangepast gegevens waarin u bent geïnteresseerd. Bijvoorbeeld in de weergave Scheidingslijnen kunt u de werkbelasting gelijkmatig verdelen over uw resources ten aanzien van gestelde doelen en een tijdslijn die zijn ingesteld in een 'wat-als'-omgeving. Deze standaardwaarde is alleen relevant als u geïnteresseerd bent in de resourcegegevens waarvoor de installatie van het resourcemanagement in het product is vereist. Zo is ook de weergave Financiën gekoppeld aan de installatie van de specifieke instellingen van Financieel management. Deze weergave is relevant voor gebruikers die bepaalde financiële aspecten van hun investeringen willen bijhouden. Werk samen met uw systeembeheerder om de standaardportfolioweergaven te configureren, zodat de aangepaste gegevens worden weergegeven waarover u wilt beschikken.

Opmerking: De weergaven Scheidingslijnen, Plannen, Investeringen en Doelen zijn de enige weergaven die in portfoliomanagement beschikbaar zijn. Als u de overige portfolioweergaven wilt gebruiken, moet u de invoegtoepassing PMO Accelerator installeren en activeren. Voor een gedetailleerde omschrijving van de invoegtoepassing, de installatie-instructies voor de invoegtoepassing en beschrijvingen van de portfolioweergaven, raadpleegt u de producthandleiding PMO Accelerator.

Prioriteit toekennen aan de investeringen

Het rangschikken van de investeringen vormt een belangrijk onderdeel van het beheren van een portfolio, zodat men weet hoe de onderlinge prioriteiten liggen. Het product biedt een standaardweergave Scheidingslijnen, waarmee u de investeringen in een portfolio kunt weergeven en rangschikken .

Wanneer u de weergave Scheidingslijnen voor het eerst opent, worden de investeringen op basis van de volgende criteria gerangschikt:

Goedkeuringsstatus. Investeringen worden in eerste instantie gesorteerd op de goedkeuringsstatus. De goedgekeurde investeringen worden hoger gerangschikt dan niet-goedgekeurde investeringen en worden boven aan de lijst weergegeven.
Einddatum. Investeringen worden vervolgens gesorteerd op de einddatum. Investeringen met een recentere einddatum worden hoger gerangschikt dan investeringen met een latere einddatum.

De goedgekeurde investeringen met de meest recente einddatum worden boven aan de lijst weergegeven. De niet-goedgekeurde investeringen met een latere einddatum worden onder aan de lijst weergegeven.

U kunt investeringen handmatig rangschikken, of op basis van vooraf ingestelde regels, afhankelijk van de volgende criteria:

Hoogte van uw omzet
Impact van de vastgestelde risico 's voor uw bedrijf

Handmatig rangschikken van de investeringen

Wanneer u de investeringen handmatig wilt gaan rangschikken in de weergave Scheidingslijnen, moet u rekening houden met de volgende factoren:

Grootte van de organisatie. Als uw organisatie relatief klein is en de medewerkers weten waar de prioriteiten liggen, kunt u regels voor de rangschikking van prioriteiten beter buiten beschouwing laten.
Aantal investeringen. Als het aantal investeringen relatief klein is, kunt u deze beter handmatig rangschikken.
Bedrijfsbehoefte Als er vooraf geen richtlijnen zijn vastgesteld voor het rangschikken van investeringen en dit voor elk geval uitzonderlijk wordt gedaan, dan is handmatige rangschikking een beter optie.

Rangschikking op basis van vooraf ingestelde regels instellen

Wanneer u rangschikkingsregels wilt gaan instellen voor investeringen die naar prioriteit worden weergegeven op de weergave Scheidingslijnen, moet u rekening houden met de volgende factoren:

De kenmerken van de investering die de rangschikkingscriteria voor uw investeringen (bijvoorbeeld projectstatus, het ROI, doel) bepalen.
De rangschikkingslogica voor elk hoofdkenmerk. Bijvoorbeeld, als kenmerk 'ROI' gelijk is aan '20 procent', zet dan het project boven aan de lijst.
Een algemeen gewogen rangschikking voor elk investeringskenmerk. Zo kan bijvoorbeeld relatief meer belang worden toegekend aan een specifiek investeringskenmerk door het meer gewicht toe te wijzen in vergelijking tot de andere kenmerken.

Investeringen plannen en beheren met behulp van beperkingen

Bepaal de doelen voor uw portfolio om de grenzen en tijdslijnen vast te stellen waarbinnen u de investeringen wilt plannen en beheren. Aan de hand van doelen kunt u de doelen van uw portfolio analyseren door uw investeringen op de volgende manieren te beheren:

Gedetailleerde doelen of beperkingen voor het portfolio instellen en portfolioprestaties ten aanzien van deze beperkingen plannen, volgen of meten.
Meerdere versies van een plan maken aan de hand van een subset van de portfoliogegevens. U kunt bijvoorbeeld een plan maken voor het huidige planningsjaar en een ander plan voor het volgende jaar. Voor elk plan kunnen andere doelen voor kosten, opbrengsten en resources gelden.
Doelen voor plannen vergelijken en aanpassen en de nodige wijzigingen implementeren op huidige investeringen wanneer de plannen zijn goedgekeurd.

De volgende typen doelen zijn beschikbaar voor elke portfolio:

Financieel. Houd rekening met de volgende factoren wanneer u bepaalt welke financiële doelen u stelt om uw portfolio te beheren:
- Valuta. Een portfolio kan investeringen bevatten die in meer dan één valuta zijn gepland. Werk samen met uw systeembeheerder om een systeem met meerdere valuta 's op te zetten. In een systeem met meerdere valuta's, kunt u een doelvaluta voor uw portfolio selecteren. De doelvaluta is gebaseerd op de valuta die u hebt ingeschakeld. Bedragen in verschillende valuta's worden getotaliseerd en samengevoegd in de ene valuta die in de portfolio wordt gehanteerd.
- Kosten. Gebruikers kunnen planningen maken voor getotaliseerde kostentypen zoals totale kosten, kapitaalkosten en bedrijfskosten. Dit zijn de samengevoegde en getotaliseerde kosten van alle investeringen in een portfolio. U kunt doelen voor elk van deze kostentypen (kapitaal- en bedrijfskosten) instellen en vervolgens de vraag naar deze typen bekijken die uit de investeringen voorkomt. Als u de werkelijke kosten ten aanzien van investeringen bijhoudt, kunt u de getotaliseerde werkelijke kosten in de portfolio weergeven.
- Opbrengsten. Gebruikers kunnen planningen maken voor totale opbrengsten. U kunt een doel voor de totale opbrengsten voor de portfolio instellen en vervolgens de totale, geplande opbrengsten die voortkomen uit de investeringen weergeven. Als u de werkelijke opbrengsten ten aanzien van de investeringen bijhoudt met opbrengstenplannen, kunt u de getotaliseerde werkelijke opbrengsten weergeven in de portfolioweergaven.
Resource. Houd rekening met de volgende factoren wanneer u bepaalt welke resourcedoelen u stelt om uw portfolio te beheren:
- Eenheid. Bepaal of u de capaciteit voor uw portfolioresources wilt plannen op basis van uren of FTE-eenheden.
- Gedetailleerdheid. Ga na of u wilt plannen op basis van de totale resourcecapaciteit of de capaciteit van een specifieke rol. De rolspecifieke capaciteiten zijn gebaseerd op bestaande functies. Zo kunt u bijvoorbeeld resourcedoelen weergeven op basis van de rollen engineers of kwaliteitscontrole.

De alternatieven voor investeringen verkennen

U kunt specifieke plannen binnen de portfolio definiëren om te bepalen hoe u de portfoliodoelen het beste kunt bereiken. Wanneer u een grote groep gegevens hebt gedefinieerd, kunt u bij de planning regelmatige analyses uitvoeren voor de portfolio. Zo kunt u bijvoorbeeld de volgende plannen maken voor de portfolio IT-projecten die de fiscale jaren 2013 en 2014 beslaat.

Plan IT-projecten voor FJ2013
Plan IT-projecten voor FJ2014

U kunt verschillende versies of scenario's van het plan maken door wijzigingen aan te brengen in specifieke parameters. Zo kunt u bekijken hoe verschillende planningsopties zich ontwikkelen. U kunt er uiteindelijk voor kiezen om een vastgesteld plan goed te keuren.

Voor een doelmatige planning, moet u rekening houden met de volgende factoren:

Formeel versus informeel planningsproces. Stel vast of het planningsproces in uw organisatie van formele, informele aard is of een combinatie is van beide.
- In een formeel planningsproces neemt de beoordeling van een plan meer tijd in beslag en worden wijzigingen op een vastomlijnde wijze geïmplementeerd. Dit planningsproces is van toepassing wanneer de aanbevolen wijzigingen uitgebreid zijn of de wijzigingen nauwkeuriger moeten worden beoordeeld voordat deze kunnen worden geïmplementeerd. Bijvoorbeeld de goedkeuring van een investering die een grotere aanspraak doet op het budget. Doorgaans volgen de voorstellen en goedkeuringen in een formele planning eerst een vastomlijnde procedure voordat er iets kan worden gewijzigd.
- Bij een informele planningsprocedure worden wijzigingen, wanneer deze eenmaal zijn beoordeeld, sneller door de organisatie geïmplementeerd. De wijzigingen zijn minder ingrijpend en vormen een ondersteuning van bestaande doelen. Bijvoorbeeld de startdatum van een investering voor korte tijd uitstellen. Informele planning kan zelfs inhouden dat iemand in het systeem een wijziging als goedgekeurd markeert, zonder dat daar formeel goedkeuring voor is gevraagd.
- In een gemengde planningsprocedure, implementeren organisaties kleinere wijzigingen na een informele planningsprocedure en meer ingrijpende wijzigingen na een meer formele goedkeuringsprocedure.
Planningshorizon Bepaal de tijdspanne voor uw portfolio waarin het planningsbereik van de gegevens wordt aangegeven. Controleer of de portfoliohorizon de planninghorizons omvat, zodat er een planning kan worden gemaakt voor huidige en toekomstige investeringen.
Interval van beoordelingen. Bepaal de interval voor uw planningsbeoordelingen. Vervolgens kunt u de synchronisatieplanning instellen zodat uw portfolio de werkelijke investeringsgegevens weergeeft wanneer u deze nodig hebt.
Vereiste gegevens voor portfoliobeoordelingen. Bepaal het type gegevens dat vereist is voor de beoordelingen. Stel vervolgens de portfolio in zodat deze de vereiste gegevens van de investeringen vastlegt. Als u bijvoorbeeld de kosten- en resourcegegevens wilt beoordelen, kunt u de volgende belangrijke meetwaarden in uw portfolio-investeringen vastleggen:
- Dagen te laat
- Kostenvariantie
- Inspanningsafwijking
- Risico
- ROI
- Earned value

Voorbereiden om portfolio's te gebruiken

Nadat u de bedrijfsdoelen hebt vastgesteld die u met behulp van portfoliomanagement wilt bereiken, kunt u de voorbereidingen treffen om portfolio's te maken. Wanneer u een portfolio maakt, kunt u de investeringen op een hoger niveau beheren en plannen.

Als u portfolio's gaat gebruiken, moet u eerst de volgende voorbereidende taken uitvoeren:

Bewakingscriteria voor de investeringen instellen

De portfolio geeft een momentopname van de werkelijke investeringsgegevens. De portfoliogegevens worden bijgewerkt met de nieuwste gegevens uit de werkelijke investeringen. De update is gebaseerd op een synchronisatieplanning die u instelt in de eigenschappen van de portfolio. Wanneer de job Portfolio-investeringen synchroniseren op basis van de synchronisatieplanning wordt uitgevoerd, worden de nieuwste gegevens uit de werkelijke investeringen in de portfolio weergegeven.

Niet alle investeringsgegevens worden in een portfolio weergegeven. Als portfoliomanager die op hogere niveaus beslissingen neemt, wilt u alleen een overzicht van uw investeringsgegevens doornemen dat is afgestemd op uw bedrijfsbehoeften. Als u bijvoorbeeld een portfolio wilt beoordelen die is gericht op alle goedgekeurde IT-projectstatussen, hoeft u geen gegevens over de niet-goedgekeurde projecten bij te houden.

Wanneer u voorbereidingen treft om de overzichtsgegevens voor investeringen weer te geven, houd u dan rekening met de volgende factoren in de aangegeven volgorde:

Definieer de bewakingscriteria of overzichtsgegevens die u wilt bijhouden voor elk type investering. Wanneer de synchronisatiejob wordt uitgevoerd, worden de portfolio-investeringen bijgewerkt met de nieuwste gegevens uit de werkelijke investeringen. De gegevens die worden bijgewerkt zijn gebaseerd op deze vooraf gedefinieerde bewakingscriteria.
Voor het beheren van een portfolio met alle goedgekeurde IT-projecten, definieert u de volgende bewakingscriteria om de gewenste gegevens te volgen:
- Kosten
- Status
- ROI
- Risico
Selecteer voor elke portfolio-investering de kenmerken die u wilt bijhouden in een portfolio en registreer deze kenmerken voor het object Portfolio-investering. Wanneer de job Portfolio-investeringen synchroniseren wordt uitgevoerd, worden de gegevens van de portfolio-investeringen bijgewerkt op basis van de huidige geregistreerde kenmerken.
Opmerking: De vereiste kenmerken voor portfolio-investeringen worden standaard weergegeven. Registreer overige kenmerken voor portfolio-investeringen (standaard of aangepast) die u wilt weergeven.

Voor meer informatie over het registreren van kenmerken voor het object Portfolio-investering, raadpleegt u de handleiding van Studio Developer.

Weergaven, rapporten en werkstromen configureren

Nadat u hebt besloten welke investeringsgegevens u in een portfolio wilt bijhouden, moet u controleren of die gegevens volgens de configuratie worden ondersteund. Door de configuratie uit te voeren kunt u de gewenste gegevens in portlets en rapporten weergeven.

Controleer bijvoorbeeld of de volgende configuraties bestaan:

Als u gedetailleerde projectkostengegevens op periode wilt weergeven, moet u kostenplannen voor projecten hebben gegenereerd.
Als u risico's en problemen voor projecten wilt beperken, moet u het project hiervoor hebben geconfigureerd.
Als u wilt bijhouden hoeveel tijd werkelijk aan elk project is besteed, moet u urenstaten hebben ingesteld.

Houd rekening met de volgende factoren voordat u het product configureert:

Het type rapporten dat u wilt genereren en hoe vaak u deze wilt distribueren.
De typen standaardprocedures die u in de implementatie wilt inbouwen. U kunt bijvoorbeeld een procedure voor de beoordeling en goedkeuring van het plan instellen om uitgebreide wijzigingen in uw werkelijke investeringen goed te keuren en te implementeren.

Als u alle voordelen van Portfoliomanagement volledige wilt benutten, voert u de volgende stappen uit:

Ga na welk type gegevens van de investeringen u wilt gebruiken.
Controleer of de vereiste gegevens beschikbaar zijn in uw investeringen.

Nu u over de gegevens en procedures beschikt, kunt u vervolgens weergaven met deze gegevens maken, zodat de investeringen in een portfolio kunnen worden beheerd.

Het product wordt standaard geleverd met een groot aantal vooraf gedefinieerde portfolioweergaven. We raden u aan om deze weergaven te bekijken, zodat u kunt bepalen welk type gegevens u wilt weergeven in uw portfolioweergaven.

Investerings- en resourcegegevens instellen

Als u portfolio's wilt gaan gebruiken, controleer dan of het product over de vereiste instellinggegevens beschikt. Aan de hand van de instellingsgegevens kunt u de gewenste investeringsgegevens in de portfolio weergeven.

Afhankelijk van de gegevens die voor uw onderneming relevant zijn, kunt u de volgende vereisten in het product instellen:

Instellingen voor financieel beheer

Meerdere valuta’s. Controleer of de optie voor meerdere valuta’s is ingeschakeld voor het product.als u een portfolio wilt beheren met investeringen die zijn gekoppeld aan verschillende valuta's,
Voor meer informatie over de instellingen voor meerdere valuta’s, raadpleegt u de installatiehandleiding.
Kostentypen. Als u de totale kosten wilt specificeren naar kapitaal- en bedrijfskosten in uw portfolio, controleert u of deze kostentypen voor uw investeringen zijn ingesteld.
Voor meer informatie over het instellen van kostentypen, raadpleegt u de gebruikershandleiding Financieel management.

Instellingen voor Resourcemanagement

Rollen. Controleer of er rollen zijn gedefinieerd voor uw investeringen als u de resourcecapaciteit wilt plannen aan de hand van rolgerelateerde specificaties.
Voor meer informatie over het instellen van rollen, raadpleegt u de gebruikershandleiding Resourcemanagement.

Instellingen Projectmanagement

Investeringen. Als u een portfolio van investeringen wilt maken en beheren, controleert u of de investeringen in het product zijn ingesteld en of hieraan resources zijn toegewezen. Als u bijvoorbeeld een portfolio van IT-projecten wilt beheren, maakt u de projecten en de daaraan gekoppelde toewijzingen.
Voor meer informatie over het instellen van investeringen, raadpleegt u de gebruikershandleiding Projectmanagement.